Nakłady na kształcenie pracownika mogą być podatkowo opłacalne

Aby jednak rozliczyć je dla celów podatkowych, trzeba umieć wykazać, że mają one związek z przychodem – zostały poniesione w celu jego osiągnięcia. Nie jest przy tym konieczne odniesienie ich do konkretnego przychodu. O to zresztą byłoby trudno, gdyż wydatki te zaliczają się do kategorii kosztów innych niż bezpośrednio związane z przychodem.

W wypadku kształcenia pracowników ponoszenie takich kosztów jest uzasadnione wynikającym z przepisów prawa pracy nakazem ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Podatkowe koszty pracodawcy mogą być obciążone wydatkami na kształcenie pracowników bez względu na formę tego kształcenia (studia, kurs, konferencja, szkolenie), miejsce (kraj czy zagranica) i to, czy pracownik został na nie skierowany przez pracodawcę, czy ten wyraził tylko swoją zgodę.

[srodtytul]Musi być związek z obowiązkami[/srodtytul]

Jednak i tu trzeba być ostrożnym. Organy podatkowe podkreślają bowiem, że zakres wiedzy, jaki pracownicy mogą zdobywać na koszt pracodawcy w ramach obowiązku podnoszenia kwalifikacji, nie jest nieograniczony. Wydatki na podnoszenie kwalifikacji pracowniczych – aby mogły stanowić koszt uzyskania przychodu dla pracodawcy – muszą mieć ścisły związek z zakresem obowiązków pracownika wynikającym ze stosunku pracy oraz charakterem działalności pracodawcy .

A co gdy szkolenie podnosi też ogólną wiedzę pracowników i wykracza poza wymogi pracy danego pracownika?

W [b]interpretacji z 17 listopada 2008 r. (ILPB3/423-505/08-3/KS) Izba Skarbowa w Poznaniu[/b] uznała, że takie koszty nie pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. Szkolenia podnoszą co prawda umiejętności pracowników, lecz wiedza na nich zdobyta nie jest niezbędna w wykonywanych obowiązkach.

Później jednak skorygowała swoje stanowisko i w [b]interpretacji z 30 grudnia 2008 r. (ILPB3/423W-89/08-2/BN)[/b] uwzględniła podniesiony przez podatnika fakt, że „programy szkoleń, niededykowanych wyłącznie dla pracowników spółki, opracowane są tak, aby mogły sprostać oczekiwaniom wielu osób, których zakres obowiązków zawodowych nie jest identyczny”. Przychyliła się do stanowiska spółki, że „zdobycie przez pracownika oprócz wiedzy przydatnej z punktu widzenia pracy w spółce także wiedzy dodatkowej, niewykorzystywanej na danym stanowisku w sposób bezpośredni, nie dyskwalifikuje poniesionego z tego tytułu wydatku jako niestanowiącego koszt uzyskania przychodu”.

[srodtytul]Szkolenie przyszłego pracownika[/srodtytul]

Większy problem może być z rozliczeniem w kosztach wydatków na kształcenie osób luźniej współpracujących z firmą – niezatrudnionych na umowę o pracę.

[b]Izba Skarbowa w Bydgoszczy w piśmie z 15 stycznia 2008 r. (ITPB3/423-159/07/AM)[/b] nie uznała za koszt podatkowy wydatków na kształcenie przyszłego pracownika. Stwierdziła, że wydatki na ufundowanie stypendium studentowi nie są takim kosztem, gdyż „nie istnieje związek przyczynowo-skutkowy między wydatkiem na stypendium a przychodem wywodzącym się z przyszłej pracy stypendysty. Upatrywanie możliwości powstania przychodu w wyniku zdarzenia przyszłego i niepewnego, jakim jest podjęcie pracy przez stypendystę u fundatora stypendium, powoduje, iż brak jest związku wydatku na stypendium nawet z przychodem w przyszłości, nie wspominając o jego osiąganiu lub zwiększaniu czy też zabezpieczaniu lub zachowaniu źródła przychodu w okresie wypłacania stypendium”.

Podobne stanowisko zajęła [b]Izba Skarbowa w Opolu w decyzji z 26 czerwca 2006 r. (PF-II-41180/INT/ 4/KJ/06)[/b].[wyimek]Ponoszenie kosztów kształcenia pracowników jest uzasadnione wynikającym z przepisów prawa pracy nakazem ułatwiania im podnoszenia kwalifikacji zawodowych[/wyimek]

[srodtytul]Co do kosztów[/srodtytul]

Jeśli kształcenie pracownika ma związek z działalnością firmy, pracodawca oprócz czesnego, opłaty rekrutacyjnej, opłaty za kurs czy szkolenie może wrzucić do kosztów podatkowych także wydatki na dojazdy do szkoły czy zakup podręczników i materiałów szkoleniowych (tak uznała [b]Izba Skarbowa w Warszawie w piśmie z 16 stycznia 2009 r., IPPB1/415-1163/08-5/EC, czy Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 17 lipca 2009 r., ILPB1/415-523/09-5/AK[/b]).

Gdy sam organizuje szkolenie, kosztem takim będzie m.in. zakup materiałów szkoleniowych, wydatki na noclegi i wyżywienie wykładowców, a także koszty wyżywienia pracowników biorących udział w szkoleniu. Oczywiście, konieczne jest właściwe udokumentowanie tych wydatków, tak aby nie było wątpliwości co do ich charakteru.

Jak stwierdziła [b]Izba Skarbowa w Bydgoszczy w piśmie z 22 października 2007 r. (ITPB1/423-42b/07/MK)[/b], „obok dowodów księgowych zasadne jest sporządzenie dokumentacji, z której jednoznacznie będzie wynikać charakter szkoleniowy danego spotkania (np. umowa z firmą organizującą takie szkolenie, plan szkolenia), zakres danej usługi gastronomicznej oraz że szkolenie zostało skierowane wyłącznie do pracowników (np. poprzez sporządzenie listy obecności), a także dane identyfikacyjne wykładowców”.

[srodtytul]Fundusz szkoleniowy[/srodtytul]

Od 22 sierpnia 2009 r. można też zaliczyć do kosztów działalności odpisy na utworzony w firmie fundusz szkoleniowy. Jego środki muszą być wykorzystane na szkolenia w roku ich wpłaty lub w roku następnym (w przeciwnym razie u pracodawcy pojawi się przychód). Zasady tworzenia i funkcjonowania funduszu reguluje układ zbiorowy pracy lub regulamin funduszu.

Fundusz może być przeznaczony na finansowanie lub współfinansowanie kosztów kształcenia ustawicznego pracowników i pracodawców. Składają się nań wpłaty pracodawcy (zgodnie z postanowieniami układu zbiorowego pracy lub regulaminu funduszu szkoleniowego), w wysokości nie niższej niż 0,25 proc. funduszu płac oraz inne wpływy. O wydatkowaniu środków decyduje pracodawca w uzgodnieniu z pracownikiem kierowanym na szkolenie. Oczywiście, wydatki na kształcenie sfinansowane ze środków funduszu nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych, bo to oznaczałoby dwukrotne obciążenie tych kosztów z tego samego tytułu (kosztem w takiej sytuacji są wyłącznie odpisy na fundusz).

[ramka][b]Organy podatkowe o kosztach szkolenia pracowników[/b]

- [b]Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 28 stycznia 2009 r. (IBPBI/2/423-1037/08/AP)[/b] uznała za koszt uzyskania przychodu wydatki spółki poniesione na uzupełniające studia magisterskie pracowników: kierownika działu organizacji i spraw pracowniczych uczęszczającego na wydział ekonomiczny, kierunek zarządzanie, specjalność zarządzanie personelem, oraz sekretarki uczęszczającej na wydział administracji i zarządzania, kierunek administracja, specjalność administracja publiczna. Podatnik argumentował, że zakres czynności służbowych dla tych osób jest niestandardowy, szeroko rozbudowany i daleko wybiega poza znormalizowane obowiązki wynikające z zajmowanego stanowiska, dlatego zasadne jest zdobycie przez nich wiedzy w zakresie prawa: cywilnego, handlowego, gospodarczego oraz administracyjnego. Izba stwierdziła, że kierunek studiów pracowników wykazuje związek z rodzajem wykonywanej pracy.

- [b]Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 17 lipca 2009 r. (ILPB1/415-523/09-5/AK)[/b] zezwoliła na rozliczenie w kosztach podatkowych „wydatków poniesionych na dofinansowanie nauki w prywatnej szkole medycznej pracownicom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, bez względu, czy powyższa nauka odbywa się ze skierowaniem, czy bez skierowania z zakładu pracy”. Koszty te poniósł podatnik świadczący usługi stomatologiczne i protetyczne, a chodziło o uzyskanie przez pracownice tytułu higienistki stomatologicznej, tj. wykształcenia zgodnego z wykonywaną pracą.

- [b]Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 13 lipca 2009 r. (IPPB5/423-202/09-2/AS) [/b]uznała, że są kosztem działalności wydatki na kurs języka obcego za granicą dla pracownika-członka zarządu spółki. Stwierdziła, że jeżeli „język angielski jest konieczny przy sprawowaniu funkcji członka zarządu ze względu na kontakty z osobami z zagranicy, to należy uznać, że refundacja wydatków poniesionych przez członka zarządu spółki, który jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, na kurs języka obcego za granicą oraz koszt przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=732298FE28D16FB35E67B5A7CE8D7F3E?id=115893]ustawy o CIT[/link]”.