Jeśli pokój jest faktycznie wykorzystywany na potrzeby działalności, to związane z jego eksploatacją wydatki mogą być podatkowym kosztem. Jak je obliczyć? Przepisy nie dają tu żadnych wskazówek. Najczęściej przedsiębiorcy ustalają je proporcjonalnie, czyli odliczają taką część opłat, jaka przypada na powierzchnię firmy. Jeśli więc dom ma 160 mkw., a firmowy pokój 16 mkw., to do kosztów można zaliczyć 10 proc. wydatków na eksploatację całej nieruchomości.
Urzędy akceptują taki sposób rozliczenia. Wydaje się zresztą, że bardziej odpowiada faktycznemu zużyciu energii i gazu na potrzeby firmy niż podzielenie kwoty z rachunków przez liczbę domowników. Czytelnik korzysta przecież z mediów także w celach prywatnych.
Przedsiębiorca może oczywiście przyjąć, że na potrzeby firmy wykorzystuje więcej energii i stosować inne zasady rozliczenia. Na ustalenie dokładnego zużycia pozwoli zainstalowanie odrębnych liczników. Nie zawsze jednak jest to możliwe. Właściciel firmy może przyjąć też wskaźniki procentowe, biorąc pod uwagę czas pracy wykorzystywanych urządzeń. Wydaje się jednak, że najpraktyczniejszym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest zaliczanie do kosztów opłat w wysokości odpowiadającej udziałowi powierzchni firmy w powierzchni całego domu.
Rozliczając koszty związane z firmową częścią mieszkania, musimy sporządzać tzw. dowody wewnętrzne. Tak wynika z [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=170518]rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów[/link]. Obowiązek ten dotyczy opłat za czynsz, energię elektryczną, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą. Podstawą sporządzenia dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele. Może to być faktura ze spółdzielni lub z zakładu energetycznego. Na dowodzie wewnętrznym musi być data i podpis podatnika, a także określenie przedmiotu operacji gospodarczej i wysokość kosztu.
Część domu przeznaczoną na działalność można również amortyzować.