Stanie się tak jednak tylko w odniesieniu do tych wydatków, które mają związek z wykonywaniem czynności, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT. Z ustawy o VAT wynika bowiem wyraźnie, że podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego w takim zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane przez niego do wykonywania czynności opodatkowanych.
Podatnik powinien dokumentować wydatki tak, aby nie było wątpliwości, jaka ich część związana jest z prowadzoną działalnością, a jaka służy zaspokajaniu potrzeb prywatnych. Jak ustalić taką wielkość? Najprościej według proporcji powierzchni zajętej na prowadzenie firmy do ogólnej powierzchni.
Załóżmy, że podatnik wykorzystuje w swoim mieszkaniu 30 proc. powierzchni ogólnej na potrzeby działalności gospodarczej. W takiej też części może odliczyć VAT od ponoszonych wydatków. Jeśli zatem otrzyma fakturę za media (np. za prąd), będzie mógł odliczyć 30 proc. kwoty VAT wykazanej na tej fakturze.
W taki sam sposób nie da się jednak ustalić wielkości VAT do odliczenia przy usługach telekomunikacyjnych. W tym wypadku podatnik powinien posiadać billing rozmów telefonicznych. Wyodrębni na nim rozmowy prywatne i te związane z prowadzoną działalnością i VAT odliczy tylko od tych drugich.
Podatnik musi też pamiętać, że niezależnie od tego, czy odlicza wydatki związane z usługami telekomunikacyjnymi czy z mediami (energia, ciepło) – musi posiadać fakturę. Istotne jest też to, że w przypadku zakupu mediów prawo do odliczenia VAT powstaje w rozliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności – pod warunkiem że faktura zawiera informację, jakiego okresu dotyczy (lub w rozliczeniu za dwa kolejne okresy rozliczeniowe).
[ramka][b]Ważne [/b]
Odliczenie VAT na podstawie proporcji najczęściej stosowane jest przy nabyciu energii elektrycznej, ciepła czy wywozu nieczystości.[/ramka]
