Segregatorów z fakturami od kontrahentów trzeba strzec jak oka w głowie

Podatnicy, którzy tracą dokumentację księgową, liczą, że organy podatkowe pozwolą na zastosowanie uproszczeń pozwalających ustalić wysokość podatku. Mają także nadzieję, że dzięki przywołaniu świadków i złożeniu odpowiednich oświadczeń unikną zbierania duplikatów faktur. Niestety, tak nie jest.

[srodtytul]Niedopuszczalne uśrednianie VAT[/srodtytul]

[b]Jedną z takich sytuacji zajmował się Urząd Skarbowy Warszawa-Ursynów w interpretacji z 5 kwietnia 2006 r. (1438/443/13-8/2006/AO)[/b]. Z pytaniem zwróciła się spółka, która w trakcie pożaru utraciła całą dokumentację księgową. Spłonęło biuro przedsiębiorstwa wraz z całym wyposażeniem, komputery z programami księgowymi i magazynowymi, dokumenty w formie elektronicznej i papierowej.

Spółka napisała, że nie jest w stanie odtworzyć faktur VAT od początku 2005 r. do 22 listopada tego roku. Za pierwszych dziesięć miesięcy roku już rozliczyła VAT. Za listopad chciałaby zapłacić VAT w wysokości średniej kwoty, którą odprowadzała do urzędu skarbowego z tego tytułu od stycznia do października. Zdaniem spółki takie rozliczenie VAT jest najrzetelniejsze.

Urząd skarbowy nie zgodził się z taką interpretacją. Powołał się na ogólne przepisy ustawy o VAT, które regulują zasady ustalania podatku należnego i naliczonego. Wskazał, że w myśl art. 112 tej ustawy podatnicy są zobowiązani do przechowywania ewidencji oraz wszelkich dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przez ten czas muszą być przechowywane m.in. oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów.

Urząd stwierdził, że dla udokumentowania prawidłowych rozliczeń VAT kluczowe jest posiadanie zarówno faktur sprzedaży, jak i zakupu. Są one bowiem dokumentami źródłowymi, na podstawie których dokonuje się zapisów w ewidencji VAT (i sprawdzenia zgodności tych zapisów ze stanem rzeczywistym) oraz rozliczenia kwot podatku naliczonego. W przypadku dokonywania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej należy też posiadać kopie paragonów fiskalnych oraz raporty dobowe.

W sytuacji utraty dokumentów źródłowych, w tym faktur VAT, podatnik powinien więc podjąć działania w celu odtworzenia zniszczonej dokumentacji. Przede wszystkim należy uzyskać duplikaty faktur zakupu od ich wystawców. Jednocześnie należy zwrócić się do odbiorców towarów i usług z prośbą o wydanie kserokopii wystawionych faktur.

Żaden z przepisów ustawy o VAT oraz aktów wykonawczych do tej ustawy nie zwalnia podatnika z obowiązku udokumentowania fakturą VAT (lub duplikatem takiej faktury) prawa do obniżenia podatku należnego o określoną kwotę VAT naliczonego. Wyjątków nie przewidziano nawet w przypadku, gdy utrata dokumentów źródłowych nastąpiła w wyniku działania siły wyższej (np. pożaru, powodzi).

[srodtytul]Oświadczenie to za mało[/srodtytul]

Przyczyny utraty dokumentów mogą być bardzo różne. [b]W interpretacji z 19 kwietnia 2004 r. (IUSIPD1/415/22/05) Urząd Skarbowy w Gliwicach zajmował się sytuacją, gdy właścicielka biura rachunkowego, które obsługiwało przedsiębiorcę, niespodziewanie wyjechała za granicę, nie zwracając dokumentów.[/b] Przedsiębiorca podjął więc próbę odtworzenia dokumentacji. Nie zdołał jednak pozyskać duplikatów dotyczących usług księgowych. Co prawda właścicielka biura wróciła, ale oświadczyła, że w stanie załamania nerwowego zniszczyła dokumentację. Nie może więc wydać duplikatów. Wystawiła jedynie zaświadczenie, że przez dwa i pół roku pobierała miesięcznie wynagrodzenie, na podstawie wystawionych faktur, w kwocie 122 zł brutto.

Urząd uznał, że to nie wystarczy, aby ująć koszt w księdze przychodów i rozchodów. Wskazał, że przepisy regulujące prowadzenie księgi przychodów przewidują pewne ułatwienia w sytuacji, gdy podatnik nie ma dowodu źródłowego. Wtedy można przyjąć, że podstawą księgowania będzie dowód księgowy potwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej, który zawiera m.in.:

- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dotyczy dowód,

- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

- przedmiot operacji gospodarczej,

- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Zdaniem urzędu skarbowego oświadczenie właścicielki biura nie spełnia tych kryteriów.

[srodtytul]Urząd nie pomoże[/srodtytul]

[b]Podatnicy, których dokumenty zostaną zniszczone lub skradzione, nie mogą przeprowadzać dowodów pośrednich np. z przesłuchania świadka. Nie powinni też liczyć, że w przypadku kontroli to organy podatkowe będą zbierać za nich dowody. [/b]

[b]Tak wynika z wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 12 listopada 2008 r. (III SA/Wa 1403/08).[/b] Czytamy w nim m.in.: zupełnie nieuprawnione jest oczekiwanie podatnika, że w sytuacji, gdy doszło do zniszczenia lub utraty dokumentacji i się okazało, że spółka nie posiada faktur lub ich duplikatów, na podstawie których dokonała obniżenia podatku należnego, to organy podatkowe przeprowadzą dowody na okoliczność, czy faktury lub ich duplikaty wystawione zostały przez sprzedawców i istniały w momencie dokonywania odliczenia.

Sąd wskazał też, że skoro podatnik nie przedstawił wymaganych dowodów (oryginałów faktur bądź ich duplikatów), to nie może skutecznie zasłaniać się twierdzeniem, że dokumenty te nie mają znaczenia, jeżeli chodzi o prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego. Podatnik nie może też powoływać się na okoliczność, że dołożył wszelkiej staranności w uzyskaniu brakującej dokumentacji.

Ani przepisy starej ustawy o VAT, ani obecnie obowiązujące nie przewidują bowiem możliwości realizacji uprawnienia na podstawie dowodów uprawdopodabniających fakt nabycia towarów bądź usług, np. przelewów bankowych, przesłuchania świadków lub podobnych środków dowodowych.

Zdaniem sądu domaganie się, aby organy podatkowe udowadniały zaistnienie zdarzeń gospodarczych, które miały znaczenie dla powstania zobowiązania podatkowego lub jego zakresu, w sytuacji kiedy informacje powinny znajdować się w dokumentacji podatkowej podatnika, jest sprzeczne z podstawowymi założeniami systemu podatkowego. Przyjęcie takiego stanowiska prowadziłoby do praktycznego wyeliminowania jakiejkolwiek kontroli nad prawidłowością rozliczania się przez podatników z większości podatków, w szczególności tych, w których zobowiązanie powstaje w wyniku zaistnienia zdarzenia, z którym ustawa podatkowa wiąże powstanie takiego zobowiązania. Iluzoryczna byłaby bowiem kontrola rzetelności samoobliczania podatku.

[srodtytul]Świadkowie nie wystarczą[/srodtytul]

[b]Podobne wnioski wynikają z wyroku NSA z 25 czerwca 1999 r. (III SA 7068/98).[/b] W skardze podatnik przekonywał, że nieposiadanie oryginałów faktur zakupu i sprzedaży towarów nie było przez niego zawinione. Nie można więc przedstawić mu zarzutu, że celowo usunął dowody określające wysokość zobowiązań podatkowych. Zebrany materiał dowodowy przemawia za tym, że prowadził dokumentację księgową wymaganą przez przepisy prawa podatkowego.

Zdaniem podatnika założenie, że w każdej sytuacji podatnik musi dysponować albo oryginałem, albo duplikatem faktury, jest absurdalne. Ordynacja podatkowa dopuszcza przecież możliwość udowodnienia faktów za pomocą zeznań świadków i innych dowodów niż faktury.

Sąd jednak nie zgodził się z tymi argumentami. Wskazał, że [b]skoro przepisy wymagają udokumentowania prawa do odliczania VAT naliczonego fakturą, to znaczy, że podatnik nie może tego prawa realizować przy wykorzystaniu innych środków dowodowych[/b]. Ocena zgromadzonych w sprawie „pośrednich” materiałów dowodowych miałyby znaczenie, gdyby podatnik ubiegał się o ulgi płatnicze. Nie ma natomiast żadnego wpływu na określenie wysokości zobowiązania podatkowego. NSA podkreślił, że podatnik, który utracił faktury, powinien ubiegać się o ich duplikaty z własnej inicjatywy, nie czekając na dyspozycje organów podatkowych.

[srodtytul]Uwaga na paragony[/srodtytul]

Dokumentami szczególnie podatnymi na uszkodzenia są paragony z kas fiskalnych. Wystarczy nawet wystawienie ich na krótkotrwałe działanie promieni słonecznych, aby dane nie dały się odczytać. Może to mieć poważne konsekwencje. [b]Tak było w sprawie rozpatrywanej przez Izbę Skarbową w Warszawie w interpretacji z 8 sierpnia 2008 r. (IPPP1/443-31/07-2/GD).[/b] Uznała ona, że uszkodzenie paragonu uniemożliwiające odczytanie daty i wartości sprzedaży oraz kwoty VAT powoduje, że nie można zwrócić VAT obywatelowi z Ukrainy, który dokonał zakupów w Polsce. Nie zmienia tego fakt, że kontrahent przedstawił prawidłowy i wiarygodny dokument potwierdzający wywiezienie towaru poza granice UE.

[ramka][b]Ważne [/b]

Kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje wystawionej lub otrzymanej faktury lub rachunku bądź dowodu zakupu towarów, podlega karze grzywny.[/ramka]

[ramka][b]Kto może się ubiegać o duplikat[/b]

Jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, to sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej. Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie muszą dodatkowo zawierać wyraz „duplikat” oraz datę jej wystawienia. Duplikat wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Zasady te stosuje się odpowiednio do not korygujących. [/ramka]