Kiedy nieściągalne wierzytelności są firmowym kosztem

Przepisy o podatku dochodowym ściśle określają sytuację, kiedy przedsiębiorca może zakwalifikować należność do wierzytelności nieściągalnych. Przede wszystkim wcześniej musiała ona być ujęta jako przychód należny.

[srodtytul]Konieczne dowody[/srodtytul]

Nieściągalność musi być też udowodniona jednym ze wskazanych dokumentów. Po pierwsze może to być postanowienie o nieściągalności, uznane przez wierzyciela za odpowiadające stanowi faktycznemu, wydane przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego. Drugi dokument to postanowienie sądu o oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub postanowienie o umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku z tego samego powodu.

Kolejny dowód wskazany przez ustawodawcę to postanowienie sądu o ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku.

[b]Podatnik może także uprawdopodobnić nieściągalność samodzielnie sporządzonym protokołem, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.[/b]

[srodtytul]Trzeba się spieszyć[/srodtytul]

Planując zaliczenie wierzytelności nieściągalnej do kosztów uzyskania przychodu, trzeba pamiętać, że można tego dokonać tylko do momentu jej przedawnienia. Zgodnie z ogólną zasadą określoną w art. 118 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=66518E74FA1A7378D7C6E993ABB62ECC?id=70928]kodeksu cywilnego[/link] termin przedawnienia wynosi dziesięć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata. Firma zabiegająca o swoje interesy może go jednak łatwo przedłużyć. Bieg przedawnienia przerywa się bowiem m.in. przez każdą czynność przed sądem lub innym organem powołanym do rozpoznawania spraw lub egzekwowania roszczeń danego rodzaju albo przed sądem polubownym, przedsięwziętą bezpośrednio w celu dochodzenia lub ustalenia albo zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia.

[srodtytul]Protokół musi być szczegółowy[/srodtytul]

Najprostszą formą udowodnienia nieściągalności wierzytelności jest protokół sporządzony przez podatnika. Należy jednak pamiętać, że nie wystarczy krótkie oświadczenie, że dochodzenie należności wydaje się nieopłacalne. Protokół musi zawierać szczegółowe wyliczenia.

Ze względu na nieprecyzyjne przepisy przedsiębiorcy mają jednak wątpliwości, jakie kwoty można uwzględnić. Problemem tym zajmowała się [b]Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 21 stycznia 2009 r. (ILPB3/423-694/08-3/DS)[/b]. Z pytaniem zwróciła się spółka akcyjna, która zamierzała odpisać jako nieściągalne należności o wartości nieprzekraczającej tysiąca złotych. Dowodem miał być protokół stwierdzający, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem poszczególnych wierzytelności byłyby wyższe od ich kwot. Zdaniem spółki może ona wziąć pod uwagę także wynagrodzenie kancelarii prawnej z tytułu obsługi procesu windykacyjnego, ustalone na podstawie stosowanych przez nią cen rynkowych. Wyjaśniła ona, że zgodnie z art. 98 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=40B314F47F4E5117513EDF489C641B2B?id=70930]kodeksu postępowania cywilnego[/link] strona przegrywająca sprawę musi zwrócić przeciwnikowi na jego żądanie koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony (koszty procesu). Gdy sprawa jest prowadzona przez stronę osobiście albo przez pełnomocnika, który nie jest adwokatem lub radcą prawnym, zalicza się do nich poniesione przez nią koszty sądowe, koszty przejazdów do sądu oraz równowartość zarobku utraconego wskutek stawiennictwa w sądzie.

Natomiast do niezbędnych kosztów procesu strony reprezentowanej przez adwokata zalicza się m.in. wynagrodzenie, jednak nie wyższe niż stawki opłat określone w odrębnych przepisach. Zdaniem spółki w protokole może jednak uwzględnić także inne kwoty. To dlatego, że w kodeksie postępowania cywilnego jest mowa tylko o kosztach niezbędnych. Nie znaczy to jednak, że są to jedyne wydatki, jakie strona ponosi. Często dochodzenie należności jest kosztowne już na etapie przedsądowym (m.in. wezwania dłużnika do zapłaty, uzyskanie jego oświadczenia o uznaniu długu lub ustalenie miejsca jego pobytu czy działalności). Ponadto w wielu wypadkach opłaty dla radcy prawnego lub adwokata są wyższe niż stawki urzędowe. Stawki rynkowe są bowiem wyższe. Zdarza się też, że wynagrodzenie kancelarii z tytułu odzyskania wierzytelności na drodze sądowej określone jest ryczałtowo. Dlatego [b]decydując się na usługę kancelarii prawnej, należy liczyć się z tym, że koszty, które ewentualnie zostaną po wygranym procesie zasądzone według stawek urzędowych, mogą okazać się niewystarczające na pokrycie całości wynagrodzenia kancelarii.[/b] Zdaniem spółki wynagrodzenie określone według stawek rynkowych powinno być uwzględniane w protokole uprawdopodobniającym nieściągalność.

Izba skarbowa zgodziła się z tym stanowiskiem. Podkreśliła jednak, że to podatnik musi udowodnić konieczność poniesienia wskazanych w protokole kosztów.

[srodtytul]W którym roku zwiększyć [/srodtytul]

[b]W interpretacji z 4 grudnia 2008 r. (IPPB3/423-1320/08-2/MK) Izba Skarbowa w Warszawie [/b]zajmowała się określeniem terminu zaliczenia wierzytelności nieściągalnej do kosztów. Spółka, która wystąpiła z pytaniem, posiadała nieprzedawnione wierzytelności potwierdzone prawomocnymi wyrokami sądowymi, zarachowane w latach poprzednich do przychodów należnych. Wobec dłużników prowadzone były postępowania egzekucyjne, które na skutek braku majątku zostały umorzone w latach 2002 – 2006. W roku wydania przez komornika postanowienia o umorzeniu postępowania spółka nie dokonała zaliczenia tych wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ liczyła na ujawnienie nieznanych dotąd majątków dłużników. W 2007 roku ostatecznie uznała, nie ma szans na odzyskanie pieniędzy. Pojawiły się jednak wątpliwości, czy te wierzytelności nieściągalne może zaliczyć do kosztów 2007 r., czy też konieczne jest korygowanie zeznania za lata poprzednie.

Izba skarbowa potwierdziła stanowisko podatnika, że w tej sytuacji odpowiednie kwoty będą kosztem 2007 r. To dlatego, że warunkiem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wierzytelności odpisanych przez podatnika jako nieściągalne jest nie tylko wydanie przez właściwy organ egzekucyjny postanowienia o umorzeniu postępowania egzekucyjnego, ale również uznanie przez wierzyciela, że brak majątku dłużnika, będący podstawą wydania postanowienia, jest zgodny ze stanem faktycznym. Ostateczną ocenę tego faktu przepisy pozostawiają więc wierzycielowi. Niezaliczenie do kosztów uzyskania przychodów w danym roku podatkowym wartości wierzytelności mimo wydania w tym roku postanowienia o umorzeniu postępowania egzekucyjnego oznacza, że wierzyciel widzi jeszcze możliwość wyegzekwowania jej od dłużnika i podejmuje w tym kierunku działania.

[srodtytul]Papier potrzebny na każdą kwotę[/srodtytul]

Wydawałoby się, że jeśli podatnik posiada kilka wierzytelności wobec jednego kontrahenta i ma odpowiednie dokumenty od organu egzekucyjnego, iż ze względu na brak majątku nie ma możliwości odzyskania pieniędzy z jednej z nich, to może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszystkie kwoty, których nie może ściągnąć. Niestety fiskus uważa inaczej. Problemem tym zajmowała się [b]Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 3 lutego 2009 r. (ITPB3/423-668/08/DK)[/b]. Czytamy w niej, że dokument zaświadczający o nieściągalności wierzytelności dotyczy konkretnej należności i powinien być wydany w postępowaniu egzekucyjnym, wszczętym przez konkretnego wierzyciela, któremu ta należność przysługuje.

W sytuacji [b]gdy podatnik wystąpi do organu prowadzącego postępowanie egzekucyjne o egzekucję jedynie części wierzytelności, postanowienie o nieściągalności tej części powoduje, że całą wierzytelność uznać można za nieściągalną.[/b] Natomiast gdy podatnik posiada kilka wierzytelności wobec jednego dłużnika i tylko w stosunku do jednej wierzytelności postanowienie, z którego treści wynika, że dłużnik nie ma majątku, to nie może zakwalifikować pozostałych kwot do kosztów.

[ramka][b]Odpisy aktualizujące to rozwiązanie tymczasowe[/b]

Firmy mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów odpisy aktualizujące wartość należności określone w ustawie o rachunkowości. W ten sposób można zakwalifikować kwoty, które uprzednio zostały zaliczone do przychodów należnych. Ponadto nieściągalność musi zostać uprawdopodobniona. Przepisy przykładowo wymieniają, że chodzi o sytuację, gdy:

- dłużnik został wykreślony z ewidencji działalności gospodarczej, postawiony w stan likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość obejmująca likwidację majątku albo

- zostało wszczęte postępowanie upadłościowe z możliwością zawarcia układu w rozumieniu przepisów prawa upadłościowego i naprawczego lub na wniosek dłużnika zostało wszczęte postępowanie ugodowe w rozumieniu przepisów o restrukturyzacji finansowej przedsiębiorstw i banków, albo

- wierzytelność została zasądzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego, albo

- wierzytelność jest kwestionowana przez dłużnika, na drodze powództwa sądowego.

Wierzyciel może zaliczyć odpis do kosztów także wtedy, gdy uprawdopodobni nieściągalność w inny sposób. Wskazane okoliczności muszą mieć jednak podobną wagę jak wskazane przez ustawodawcę. Trzeba także pamiętać, że zaliczenie do kosztów podatkowych odpisu aktualizującego to korzyść czasowa. Gdy bowiem dojdzie do przedawnienia wierzytelności, podatnik musi wartość dokonanego odpisu zaliczyć do przychodów.[/ramka]

[ramka][b]Dokument musi stwierdzać brak majątku[/b]

Z postanowień wydawanych przez organy egzekucyjne powinno jasno wynikać, czy i w jakim zakresie roszczenia te zostały zaspokojone. Podstawą do zaliczenia wierzytelności nieściągalnej do kosztów uzyskania przychodów nie może więc być postanowienie o umorzeniu postępowania, jak i inne postanowienia organów egzekucyjnych, z treści których nie wynika jednoznacznie, że przyczyną takiego rozstrzygnięcia był brak majątku dłużnika. [/ramka]