Przedsiębiorcy nie zawsze mają pewność, jak rozliczać wydatki związane z podróżami służbowymi odbywanymi przez ich pracowników. O ile przy wypłacie diet za noclegi i przejazdy nie ma większych problemów, o tyle przy niektórych opłatach, takich jak np. za parkingi, już się one pojawiają. Wątpliwości takie miała jedna ze spółek. Jej pracownicy odbywają – w ramach powierzonych im obowiązków służbowych – podróże służbowe. Wykorzystują przy tym swoje prywatne samochody. Ponoszą różne koszty (m.in. kupują paliwo, płacą za przejazd autostradami). Spółka zastanawiała się, czy jeśli zwróci pracownikom poniesione przez nich w czasie podróży służbowej koszty związane z opłatami za autostrady i parkingi, będzie mogła zaliczyć je do kosztów podatkowych.
[b]Izba Skarbowa w Katowicach zgodziła się na to (interpretacja z 2 grudnia 2008 r., IBPB3/423-877/08/BG)[/b]. Wskazała jednak, jakie warunki muszą być spełnione, aby tak się stało.
[srodtytul]Pośrednie i bezpośrednie [/srodtytul]
Z przepisów ustaw podatkowych wynika, że kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych lub art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Co to oznacza w praktyce? Tyle, że kosztem podatkowym mogą być wszystkie poniesione wydatki po wyłączeniu wymienionych we wspomnianych przepisach. Dodatkowo muszą jednak pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służyć zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.
Istotne jest także to, że kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z jego funkcjonowaniem, jeżeli będzie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości.
[srodtytul]Tylko do limitu... [/srodtytul]
W myśl art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT (odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów (z pewnymi zastrzeżeniami) wydatków z tytułu kosztów używania dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.
O jakie chodzi zastrzeżenia? O art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a ustawy o CIT (odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a ustawy o PIT). W myśl tych przepisów nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
[srodtytul]...ale nie w każdym przypadku[/srodtytul]
Izba skarbowa zaznaczyła jednak, że wspomniane ograniczenie odnosi się wyłącznie do wysokości zwrotu kosztów przejazdu i nie ma zastosowania do innych udokumentowanych wydatków związanych z podróżą służbową.
„Zatem zwrócone pracownikom udokumentowane wydatki poniesione w czasie podróży służbowej, tj. opłaty za przejazd autostradą i parkowanie, z uwagi na fakt, że nie są limitowane, stanowią dla spółki koszt uzyskania przychodów. (...) jeśli wydatki na przejazd autostradą i parkowanie będą prawidłowo udokumentowane, będą miały związek przyczynowo-skutkowy z odbywaną podróżą służbową, wówczas stanowić będą koszt uzyskania przychodu” – czytamy w interpretacji.
[ramka][b]Na co może liczyć podwładny[/b]
Zgodnie z [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=167998]rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236 poz. 1990)[/link], z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:
- przejazdów,
- noclegów,
- dojazdów środkami komunikacji miejskiej,
- innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. [/ramka]
[ramka][b]Ile wynoszą stawki[/b]
Maksymalne stawki za kilometr przebiegu pojazdów prywatnych używanych do celów służbowych wynoszą:
- 0,5214 zł – dla samochodów osobowych o pojemności silnika do 900 cm sześc.,
- 0,8358 zł – dla samochodów osobowych o pojemności silnika powyżej 900 cm sześc.,
- 0,2302 zł – dla motocykla,
- 0,1382 zł – dla motoroweru [/ramka]
