Czas na przygotowanie informacji dla pracowników i zleceniobiorców

PIT-11 to wykaz uzyskanych w 2008 r. przychodów, pobranych przez płatnika zaliczek na podatek oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Na podstawie tego formularza podatnicy wypełnią samodzielnie swoje zeznania roczne.

[srodtytul]W jakim terminie[/srodtytul]

Ustawowy termin przekazania podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu formularza PIT-11 mija z końcem lutego. Ponieważ w tym roku 28 lutego przypada w sobotę, więc najpóźniej trzeba to zrobić 2 marca.

[srodtytul]Dla kogo[/srodtytul]

PIT-11 przygotowuje się dla tych pracowników, którzy nie wnioskowali o roczne obliczenie podatku (na formularzu PIT-40). Sporządzamy go w dwóch egzemplarzach. Jeden idzie do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania podatnika. Jeśli nie ma miejsca zamieszkania w naszym kraju, to do urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych. Drugi otrzymuje sam podatnik. Nie zaszkodzi przygotować jeszcze jednego, który pozostanie w firmie, w aktach pracownika.

[srodtytul]Kto wystawia [/srodtytul]

Oprócz pracodawców do wypełnienia informacji PIT-11 zobowiązani są inni płatnicy, o których mowa w art. 33, 35 i 41 ustawy o PIT, czyli:

- osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej wypłacające należności z działalności wykonywanej osobiście (m.in. umów-zleceń, o dzieło, kontaktów menedżerskich,

- rolnicze spółdzielnie produkcyjne oraz inne spółdzielnie zajmujące się produkcją rolną,

- osoby prawne i ich jednostki organizacyjne, które wypłacają emerytury i renty z zagranicy,

- jednostki organizacyjne uczelni, placówki naukowe, zakłady pracy oraz inne jednostki organizacyjne, wypłacające stypendia,

- organy zatrudnienia,

- biura terenowe Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,

- areszty śledcze oraz zakłady karne,

- spółdzielnie,

- oddziały Wojskowej Agencji Mieszkaniowej,

- centrum integracji społecznej.

Obowiązek wystawienia PIT-11 dotyczy również komorników sądowych oraz podmiotów niebędących następcami prawnymi zakładów pracy, wypłacających za nie świadczenia ze stosunku pracy i pokrewnych. Są oni nie tylko odpowiedzialni za odprowadzanie miesięcznych zaliczek na podatek, ale także sporządzenie imiennej informacji po zakończeniu roku podatkowego.

[ramka][b]Zeznanie trzeba i tak złożyć[/b]

Płatnik, który nie wystawi i nie przekaże w terminie informacji PIT-11, naraża się na sankcje z kodeksu karnego skarbowego. Podobnie będzie wtedy, gdy w informacji podał dane nieprawdziwe.

Przepisy ustawy o PIT nie zwalniają jednak podatnika, który nie dostał informacji PIT-11, z obowiązku złożenia zeznania rocznego. W rozliczeniu za 2008 r. musi wykazać łączne przychody, koszty, dochód, pobrane zaliczki oraz składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Co prawda bez PIT-11 jest to trudne, ale do zrobienia. Przystępując do rozliczenia rocznego, można wykorzystać wszystkie posiadane dowody związane z zatrudnieniem, np. miesięczne odcinki wypłat, umowę o pracę, zestawienie rocznych operacji na rachunku bankowym, druki RMUA itp. Jeśli podatnik otrzyma informację PIT-11 od płatnika po upływie terminu na złożenie zeznania rocznego, a dane zawarte w deklaracjach są różne, powinien złożyć korektę zeznania. [/ramka]

[srodtytul]PIT-11 krok po kroku [/srodtytul]

[b]Przedsiębiorca powinien w informacji PIT-11 wykazać przychody, koszty, dochód, pobrane zaliczki i składki do ZUS. Na jej podstawie podatnik wypełni swoje roczne zeznanie[/b]

Wypełnianie druku zaczynamy od NIP płatnika. Potem wpisujemy okres, za jaki wystawiana jest informacja, podając dzień, miesiąc i rok.

[srodtytul]Za jaki okres[/srodtytul]

Jeżeli pracownik był zatrudniony przez cały 2008 r. na umowę o pracę, płatnik sporządza jedną informację, obejmującą cały okres zatrudnienia, a więc od 01-01-2008 do 31-12-2008.

Jeśli stosunek pracy został nawiązany w trakcie roku, np. 1 września 2008 r., to w poz. 4 formularza powinna znaleźć się data 01-09-2008. Ta data nie może być nigdy późniejsza niż pierwsza wypłata. Poz. 5 to data pobrania ostatniej zaliczki i nie musi się ona pokrywać np. z momentem rozwiązania umowy o pracę. Jeśli, przykładowo, stosunek pracy skończył się 30 listopada, ale ostatnia wypłata była 10 grudnia (premia, nagroda, ekwiwalent za urlop itp.), to w poz. 5 trzeba wpisać 10-12-2008.

Jeśli umowa o pracę została rozwiązana w trakcie roku, pracodawca powinien był sporządzić informację PIT-11 do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrana została ostatnia zaliczka.

[srodtytul]Dane firmy i pracownika [/srodtytul]

Dalej wpisujemy nazwę urzędu skarbowego, do którego kierujemy informację. Zaznaczamy też właściwy kwadrat w poz. 7 (nr 1 lub 2), wskazujący na cel formularza (złożenie informacji, jej korekta).

[b]Część B[/b] to miejsce na dane płatnika. Tu najpierw określamy, czy jesteśmy osobą fizyczną, czy prawną. REGON i pełną nazwę wpisują osoby prawne, a nazwisko, imię, datę urodzenia i PESEL – osoby fizyczne. Następnie odpowiednio trzeba podać adres siedziby lub zamieszkania.

[b]Część C[/b] wymaga podania danych identyfikacyjnych podatnika i jego adresu zamieszkania.

[b]Część D[/b] informuje o kosztach uzyskania przychodów ze stosunku pracy i pokrewnych. Trzeba tu określić, czy stosowane były zwykłe, czy podwyższone koszty (lub że przysługują z kilku stosunków pracy). Informacja ta ma związek z kosztami wykazanymi w poz. 37 części E. Znowu wybieramy właściwy kwadrat (np. nr 2, gdy z jedną osobą zawarliśmy więcej niż jedną umowę o pracę).

Na tym kończy się pierwsza strona formularza.

[srodtytul]Podaj przychody [/srodtytul]

Druga strona deklaracji zaczyna się od[b] części E[/b], która składa się z pięciu kolumn (a – e). Pierwsza wymienia w wierszach 1 – 12 poszczególne źródła przychodów. Są to:

1) należności ze stosunku pracy, służbowego, spółdzielczego i pracy nakładczej wraz z zasiłkami pieniężnymi wypłaconymi przez zakład pracy z ubezpieczenia społecznego oraz należności wypłacone przez komornika sądowego lub podmiot niebędący następcą prawnym zakładu pracy, przejmujący jego zobowiązania wynikające ze stosunku pracy i pokrewnych,

2) należności z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia rolniczego,

3) emerytury i renty zagraniczne,

4) należności za pracę tymczasowo aresztowanych lub skazanych,

5) świadczenia wypłacone z Funduszu Pracy i Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,

6) przychody z działalności wykonywanej osobiście, w tym umów o dzieło i zleceń (bez przychodów z czynności związanych z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, kontraktów menedżerskich oraz udziału w organach osób prawnych, które mają swoje osobne rubryki),

7) przychody z czynności związanych z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich (wypełnia się na podstawie PIT-R),

8) świadczenia za udział w organach stanowiących osób prawnych,

9) należności z kontraktów menedżerskich, umów o zarządzanie przedsiębiorstwem lub umów o podobnym charakterze,

10) przychody z praw autorskich i innych praw majątkowych,

11) należności wynikające z umowy aktywizacyjnej (dla gospodyń domowych, niań),

12) inne źródła.

[srodtytul]Koszty potrącone przy wypłatach [/srodtytul]

Poz. 37 dotyczy kosztów uzyskania przychodów. Wpisujemy tu sumę kosztów faktycznie potrąconych przez płatnika przy poborze zaliczek. Zasada jest taka: jedna miesięczna norma kosztów za jeden miesiąc, w którym płatnik wypłacał wynagrodzenie. Ktoś, kto pracował cały rok i otrzymał 12 pensji, ma prawo do maksymalnego, rocznego limitu kosztów.

Przypomnijmy, ile one wynoszą za 2008 r.

- 1335 zł – dla jednego stosunku pracy,

- 2002,05 zł – dla więcej niż jednego stosunku pracy,

- 1668,72 zł – podwyższone, dla jednego stosunku pracy, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i nie uzyskuje dodatku za rozłąkę,

- 2502,56 zł – podwyższone, dla więcej niż jednego stosunku pracy.

Jeśli pracownik świadczył pracę cały rok, ale ze względu np. na zmianę terminu płatności wynagrodzeń lub spóźnienie ze strony pracodawcy otrzymał mniej wypłat, to wykazujemy w PIT-11 koszty tylko za miesiące, w których uzyskał przychód. Koszty za cały rok uwzględni dopiero w swoim zeznaniu rocznym.

W razie kilku wypłat w jednym miesiącu koszty potrącamy tylko raz.

[srodtytul]Dochód i zaliczki[/srodtytul]

W kolejnej kolumnie części E obliczamy dochód, czyli różnicę między przychodem a kosztami jego uzyskania. W ostatniej kolumnie podajemy pobrane w 2008 r. zaliczki na podatek. Pomijamy tu więc zaliczki potrącone w styczniu 2009 r. od wynagrodzeń grudniowych (podobnie jak pominęliśmy wynagrodzenia grudniowe wypłacone w styczniu – patrz ramka „wynagrodzenia tylko otrzymane”).

W wierszu 1 części E są jeszcze dwa pola (40 i 41) dotyczące tej części przychodów pracownika, które otrzymał w związku z pracą twórczą. Jeżeli w umowie o pracę zostało wyodrębnione wynagrodzenie za prace autorskie i zastosowano do nich w ciągu roku 50-proc. koszty, to właśnie w te pola odpowiednio wpisuje się kwotę tego przychodu oraz procentowe koszty.

[srodtytul]Zlecenia i dzieła[/srodtytul]

Oprócz należności z umowy o pracę firmy najczęściej wykazują w części E formularza wynagrodzenia z działalności wykonywanej osobiście (wiersz 6). Tu wpisujemy przychody, koszty oraz pobrane zaliczki, w szczególności z umów-zleceń i o dzieło, które zawarliśmy z osobą obcą bądź z naszym pracownikiem. Od przychodów z umów-zleceń i o dzieło potrąca się koszty ustalone procentowo: 20 lub 50 proc. (z praw autorskich).

[srodtytul]Odliczamy składki [/srodtytul]

W poz. 81 i 82 części E wpisujemy odpowiednio składki na ubezpieczenia społeczne odliczone od dochodu oraz składki zdrowotne, o które obniżaliśmy zaliczki na podatek. Składki na ubezpieczenia społeczne to: emerytalna, rentowe oraz chorobowa, potrącone przez płatnika w ubiegłym roku ze środków podatnika.

Ulga nie obejmuje składek, których podstawą wymiaru jest dochód (przychód) zwolniony od podatku oraz od którego na podstawie ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Pobrane składki zdrowotne wykazujemy w PIT-11 w wysokości nieprzekraczającej 7,75 proc. podstawy wymiaru.

[srodtytul]Przychody zwolnione...[/srodtytul]

[b]Część F[/b] formularza to informacja o dwóch rodzajach przychodów zwolnionych od podatku. W poz. 83 trzeba wykazać przychody otrzymywane z zagranicy, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 74 ustawy o PIT, m.in. renty inwalidzkie z tytułu inwalidztwa wojennego. Natomiast w poz. 84 ujawniamy przychody zwolnione na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT. Przepis ten mówi o dochodach otrzymanych przez podatnika, jeżeli:

1) pochodzą od rządów państw obcych, organizacji międzynarodowych lub międzynarodowych instytucji finansowych ze środków bezzwrotnej pomocy, w tym ze środków programów ramowych badań, rozwoju technicznego i prezentacji Unii Europejskiej i z programów NATO, przyznanych na podstawie jednostronnej deklaracji lub umów zawartych z tymi państwami, organizacjami lub instytucjami przez Radę Ministrów, właściwego ministra lub agencje rządowe, w tym również w przypadkach, gdy przekazanie tych środków jest dokonywane za pośrednictwem podmiotu upoważnionego do rozdzielania środków bezzwrotnej pomocy,

2) podatnik bezpośrednio realizuje cel programu finansowanego z bezzwrotnej pomocy; zwolnienie nie ma zastosowania do dochodów osób fizycznych, którym podatnik bezpośrednio realizujący cel programu zleca – bez względu na rodzaj umowy – wykonanie określonych czynności w związku z realizowanym przez niego programem.

[srodtytul]...i załącznik[/srodtytul]

W poz. 85 informujemy o tym, czy do PIT-11 dołączamy załącznik PIT-R. Jest to informacja o wypłaconych podatnikowi kwotach za pełnienie obowiązków społecznych i obywatelskich. W 2008 r. diety oraz kwoty stanowiące zwrot kosztów, otrzymywane przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych i obywatelskich, wolne były od podatku do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 2280 zł. Jest to limit obejmujący należności od wszystkich płatników. Każdy płatnik wystawia więc podatnikowi PIT-R, a ten będzie musiał sam ustalić, czy nie przekroczył limitu zwolnienia w poszczególnych miesiącach. Jeśli tak, to obliczy kwotę nadwyżki i wykaże ją w zeznaniu rocznym.

Wypełnianie formularza kończymy podpisem [b](część G)[/b]. Składa go płatnik lub osoba odpowiedzialna za obliczenie i pobranie podatku.

[ramka][b]Wynagrodzenia tylko otrzymane[/b]

Najczęściej PIT-11 jest wypełniany dla pracowników.

Ich przychody wpisujemy w poz. 36 formularza. Chodzi o przychody faktycznie w 2008 r. otrzymane. Pomijamy

więc wynagrodzenia należne np. za grudzień 2008 r. a wypłacone (postawione do dyspozycji) w styczniu 2009 r.

Nie uwzględniamy również tu przychodów zwolnionych z podatku na podstawie art. 21 ustawy o PIT, a także tych, od których zaniechano poboru podatku na podstawie ordynacji podatkowej. [/ramka]

[ramka][b]Jak wypełnić formularz[/b]

Spółka z o.o. Stalex zatrudniła 1 kwietnia 2008 r. pracowniczkę. Przez trzy miesiące wykonywała ona także dla swojego pracodawcy umowę-zlecenie na kwotę 500 zł brutto miesięcznie. Przysługują jej podwyższone koszty uzyskania przychodów ze względu na miejsce zamieszkania w innej miejscowości niż siedziba firmy. Złożyła również oświadczenie PIT-2 o obniżaniu zaliczek o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek.

[link=http://grafik.rp.pl/grafika2/267933]Zamieszczamy wzór wypełnionego PIT-11[/link]. [/ramka]

[ramka][b]Fiskus o obowiązkach płatnika[/b]

Spójrzmy na kilka interpretacji dotyczących zasad sporządzania informacji PIT-11.

- Spółka zatrudniała pracownika wykonującego jednocześnie usługi na podstawie umowy-zlecenia. W trakcie roku rozwiązano z nim umowę o pracę, natomiast nadal wykonywał zlecenia. [b]Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 5 września 2008r. (ILPB1/415-392/08-4/AK)[/b] wyjaśniła: „płatnik wypłacający w roku podatkowym podatnikowi przychody ze stosunku pracy oraz przychody z umowy-zlecenia sporządza dwie informacje PIT-11: jedną w terminie do dnia 15 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrana została ostatnia zaliczka i ujmuje w niej tylko przychody ze stosunku pracy i drugą w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym obejmującą całość przychodów uzyskanych z umowy-zlecenia w danym roku podatkowym”.

- Ta sama spółka miała pracownika, który najpierw był zatrudniony przez kilka miesięcy w 2008 r. (do maja), później nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy, a potem ponowne zatrudnienie. Spółka miała wątpliwości, ile informacji powinna wystawić i w jakim terminie. [b]Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 5 września 2008 r. (ILPB1/415-392/08-3/AK)[/b] stwierdziła: „obowiązek poboru zaliczek od wynagrodzenia pracownika ustał w związku z rozwiązaniem stosunku pracy w trakcie roku, a zatem pracodawca winien wystawić informację PIT-11 do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrana została ostatnia zaliczka, obejmującą okres trwania pierwszego stosunku pracy.

Jednakże ponowne nawiązanie w tym samym roku stosunku pracy z pracownikiem spowoduje obowiązek wystawienia drugiej informacji PIT-11 do końca lutego roku następującego po roku podatkowym obejmującej okres zatrudnienia danego pracownika na podstawie drugiego stosunku pracy”.

- [b]Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 4 października 2007 r. (ITPB1/415-42/07/MR)[/b] wyjaśniła, jak wypełnić informacje PIT-11 dla pracowników oddelegowanych do pracy w kilku krajach unijnych: Belgii, Niemczech, Szwecji i Francji. Z pisma wynika, że jest to uzależnione od metody unikania podwójnego opodatkowania, jaka wynika z danej umowy międzynarodowej. W przypadku kraju z metodą proporcjonalnego odliczenia, jak Belgia, całość dochodów (osiągnięte na terytorium Belgii i w Polsce) osób oddelegowanych tam do pracy jest opodatkowana w Polsce. Płatnik powinien je wykazać odpowiednio w poz. 36 i 38 informacji PIT-11. Dodatkowo, w poz. 37, należy wykazać pracownicze koszty uzyskania przychodów, a w poz. 39 należy uwzględnić jedynie zaliczki pobrane przez płatnika zgodnie z art. 31 i art. 32 ustawy o PIT, tj. zaliczki odprowadzone do polskiego budżetu. Dane dotyczące wysokości zapłaconego za granicą podatku płatnik powinien zawrzeć w dodatkowej informacji, którą przekaże pracownikowi wraz z formularzem PIT-11.

Natomiast w informacji PIT-11 nie wykazuje się przychodów uzyskanych przez pracowników w Niemczech, Szwecji i Francji, tzn. przychodów zwolnionych od opodatkowania na podstawie umów przewidujących metodę wyłączenia z progresją. Dane dotyczące wysokości tych przychodów płatnik powinien zawrzeć w odrębnej informacji (zaświadczeniu), którą przekazuje pracownikowi wraz z formularzem PIT-11. Nie należy wykazywać również podatku zapłaconego za granicą.

Trzeba również pamiętać, aby przy ustalaniu wysokości przychodów pominąć te zwolnione z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. pkt 20 ustawy o PIT, tj. część odpowiadającą kwocie stanowiącej 30 proc. diet za każdy dzień pobytu za granicą. [/ramka]