[b]Zwrócone członkowi zarządu wydatki za rozmowy telefoniczne i korzystanie z Internetu mogą być dla spółki kosztem, jeśli wykaże, że połączenia były realizowane w celach służbowych.[/b]
Jak to zrobić? W przypadku połączeń telefonicznych - na podstawie analizy billingu. Wskazane zatem wydaje się przedstawienie przez członka zarządu zestawienia, z którego wynikać będzie, które połączenia wykonywane są dla celów służbowych. Oczywiście będzie to dla niego pewna niedogodność. Nie ma jednak możliwości udokumentowania w inny sposób, że jego telefon był wykorzystywany do celów służbowych.
Natomiast w przypadku wydatków na użytkowanie Internetu członek zarządu musiałby udowodnić, że korzysta z niego tylko służbowo.
Jeśli się to nie uda, organy podatkowe mogą uznać, że niektóre (albo wszystkie) wydatki są poniesione na jego osobiste potrzeby. Jak czytamy bowiem w [b]interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 18 stycznia 2008 r. (IBPB3/423-216/07/SD/KAN-1553/10/07)[/b]: „za koszty uzyskania przychodów mogą być uznane wydatki związane z częściowym zwrotem opłat ponoszonych przez pracownika z tytułu korzystania z łącza internetowego dla potrzeb pracodawcy w wysokości odpowiadającej poniesionym wydatkom z tego tytułu pod warunkiem właściwego udokumentowania faktu i rozmiarów używania przez pracownika internetu dla celów służbowych (np. rejestr przeprowadzonych połączeń), co umożliwi ustalenie rzeczywistych kosztów używania internetu dla celów służbowych”.
Warto też wspomnieć, że możliwość zaliczenia do kosztów zwrotu wydatków poniesionych w związku wykonywaniem funkcji przez członków zarządu wynika z tego, że spółka z o.o. jako osoba prawna działa przez osoby fizyczne uprawnione do jej reprezentowania. Koszty działań reprezentantów to koszty działalności osoby prawnej. Można je odliczyć od przychodu, jeżeli są spełnione przesłanki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Przepis ten mówi, że kosztami są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.
