[b]Zanim odbierzemy decyzję, postanowienie lub wezwanie, sprawdźmy lepiej, jak należy to robić.[/b]

[srodtytul]1. Pracownik poczty czy sołtys[/srodtytul]

U bramy naszej działki letniskowej pojawia się znajomy sołtys z decyzją dotyczącą podatku od nieruchomości. Mamy ją odebrać czy nie? Tak, sołtys może doręczyć decyzję, a my powinniśmy pokwitować jej odbiór, podobnie jak robimy to, gdy dostajemy list polecony za pośrednictwem poczty.

Zgodnie z ordynacją podatkową organ podatkowy doręcza pisma przez pocztę, swoich pracowników lub inne uprawnione osoby. Gdy organem podatkowym jest wójt, burmistrz lub prezydent miasta, pisma może doręczać sołtys za pokwitowaniem. Co więcej, decyzję może przynieść sołtys z sąsiedniej wsi, bo ordynacja podatkowa nie zastrzega skuteczności doręczenia przez sołtysa w obrębie jego sołectwa.

[srodtytul]2. Masz wiadomość[/srodtytul]

Włączamy komputer, sprawdzamy pocztę elektroniczną, a tu nieprzyjemna niespodzianka. Wezwanie z urzędu skarbowego. Mamy tam iść czy nie?

Ordynacja podatkowa mówi, że doręczanie pism, z wyjątkiem zaświadczeń, może nastąpić na adres poczty elektronicznej, jeżeli wystąpiono do organu podatkowego o ich doręczanie w sposób określony przez odrębne przepisy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. A zatem przypomnijmy sobie – upoważniliśmy (na piśmie) urząd skarbowy do tego, aby przysyłał nam pisma w taki sposób? Jeśli tak, doręczenie jest skuteczne. Ale tylko wtedy, gdy jesteśmy stroną postępowania, jej przedstawicielem lub pełnomocnikiem. Urząd nie może wzywać nas tą drogą jako świadków w sprawie innego podatnika.

Pamiętajmy też, że doręczenie za pomocą środków komunikacji elektronicznej jest skuteczne, jeśli w ciągu dwóch dni od dnia wysłania pisma organ podatkowy otrzyma w formie elektronicznej potwierdzenie jego doręczenia. W razie nieotrzymania takiego potwierdzenia doręcza pismo w tradycyjny sposób.

[srodtytul]3. Pełnomocnik na wakacjach[/srodtytul]

Jesteśmy stroną w postępowaniu podatkowym, w którym reprezentuje nas doradca podatkowy. Wyjechał właśnie na wakacje, a na nasz adres przychodzi decyzja z urzędu skarbowego. Co robić?

Przede wszystkim nie martwić się. Zgodnie z ordynacją podatkową, gdy strona działa przez przedstawiciela, pisma doręcza się temu przedstawicielowi. Doręczenie pisma tylko stronie, jeśli działa przez pełnomocnika, jest bezskuteczne i nie ma znaczenia procesowego.

Organ ma obowiązek ponownie doręczyć takie pismo ustanowionemu w sprawie pełnomocnikowi. Dopiero od daty doręczenia pisma pełnomocnikowi zaczyna płynąć termin na złożenie środka odwoławczego.

[srodtytul]4. Przeprowadzamy się[/srodtytul]

Urząd skarbowy zakwestionował naszą roczną deklarację podatkową i wszczął postępowanie. Złożyliśmy wyjaśnienia, a ponieważ od kilku miesięcy w sprawie nic się nie dzieje, zdążyliśmy już o niej zapomnieć. Zwłaszcza że mieliśmy na głowie przeprowadzkę do nowego mieszkania.

Tymczasem po jakimś czasie okazuje się, że nasza sprawa już się zakończyła, i to w sposób bardzo dla nas niekorzystny. Jak to się stało?

Po prostu urząd przesyłał pisma na nasz stary adres, a wszelkie terminy na złożenie środków odwoławczych biegły mimo naszej nieświadomości. Pamiętajmy zatem, że obowiązkiem strony jest wskazanie urzędowi każdorazowo nowego adresu.

[srodtytul]5. Na dłużej za granicą[/srodtytul]

Wyjeżdżamy na kilka miesięcy do pracy za granicą. Czy mamy podać nasz zagraniczny adres urzędowi skarbowemu, w którym toczy się postępowanie z naszym udziałem? Nie! Musimy natomiast ustanowić pełnomocnika do doręczeń z adresem w Polsce i zawiadomić o tym urząd skarbowy. Wszelkie pisma będą kierowane do naszego pełnomocnika, a ten będzie sam musiał nas o nich powiadomić. Obowiązek ten dotyczy każdego wyjazdu za granicę na co najmniej dwa miesięcy.

[srodtytul]6. Wysyłamy pracownika[/srodtytul]

Prosimy pracownika, aby zaniósł do urzędu skarbowego deklarację, a ten wraca ze skierowanym do nas pismem z urzędu. Czy urząd może wykorzystać naszego pracownika jako swojego posłańca? Tak, ale tylko wtedy, gdy ten został przez nas wcześniej upoważniony do odbioru korespondencji. W przeciwnym razie doręczenie pisma przez urząd jest nieskuteczne i nie wywołuje skutków prawnych.

[srodtytul]7. Zapukają dwa razy[/srodtytul]

Po powrocie do domu znajdujemy w skrzynce pocztowej awizo stwierdzające, że w urzędzie pocztowym czeka na nas list polecony, który możemy odebrać w ciągu siedmiu dni. Niestety, przez tydzień nie udało nam się wybrać na pocztę. Czy wszystko stracone i list wrócił do nadawcy (urzędu skarbowego) z fatalnymi dla nas konsekwencjami? Nie. Zgodnie z ordynacją podatkową adresata zawiadamia się dwukrotnie o pozostawieniu pisma w urzędzie pocztowym, a powtórne zawiadomienie następuje w razie nieodebrania pisma w terminie siedmiu dni. A zatem, aby doręczenie pisma było skuteczne, listonosz musi po tygodniu przybyć z pismem jeszcze raz.

Metoda polegająca na nieodbieraniu pisma w ciągu pierwszych siedmiu dni jest przez wielu przedsiębiorców wykorzystywana do przedłużenia postępowania, jeśli z jakichkolwiek powodów może okazać się to dla nich korzystne.

[srodtytul]8. Jestem, ale nie odbieram[/srodtytul]

Niewiarygodne, ale są tacy, którym wydaje się, że jeśli nie odbiorą pisma np. z urzędu skarbowego, to nie będzie ono doręczone. Taka polityka się nie opłaca. Gdy odmówimy przyjęcia pisma, listonosz sporządzi adnotację o odmowie jego przyjęcia z datą odmowy. Informacja ta będzie przysłana do organu podatkowego i dołączona do akt sprawy. Data odmowy jest uznana za datę doręczenia, co ma dla nas podwójnie niekorzystne skutki. Po pierwsze nie wiemy, co było w piśmie. Po drugie zaczynają biec wszelkie terminy związane z datą doręczenia, np. na złożenie środka odwoławczego.

[srodtytul]9. Doręczenie osobie fizycznej[/srodtytul]

Nie było nas w domu, a listonosz zostawił pismo polecone z urzędu skarbowego naszemu sąsiadowi. Czy mógł tak zrobić? Tak, ale tylko wtedy, gdy sąsiad zobowiązał się oddać nam pismo, a do tego listonosz zostawił w naszej skrzynce pocztowej informację o tym, że pismo odebrał sąsiad. Warto o tym pamiętać, bo poczta nie zawsze przestrzega tego obowiązku, zadowalając się pozostawieniem pisma u osoby mieszkającej przez ścianę. Listonosz nie może jednak zostawiać pisma małoletniemu dziecku (naszemu lub sąsiada) lecz jedynie osobie dorosłej, w tym także naszemu dorosłemu domownikowi (np. małżonkowi), pod warunkiem, że ten zobowiąże się przekazać nam przesyłkę. Co istotne, z ordynacji podatkowej nie wynika konieczność prowadzenia wspólnego gospodarstwa domowego z osobą, która zobowiązała się przekazać pismo adresatowi.

W praktyce najwięcej sporów z urzędami skarbowymi w kwestii skuteczności doręczenia powstaje w związku z brakiem informacji, czy osoba, która odebrała pismo podjęła się doręczyć je adresatowi. Zdaniem NSA ciężar dowodu w takiej sytuacji obciąża organ podatkowy, który musi wykazać, że doręczenie zostało skutecznie dokonane, a więc w praktyce musi dysponować zobowiązaniem osoby do doręczenia pisma.

[srodtytul]10. Pismo dla firmy [/srodtytul]

Listonosz zostawił pismo w recepcji naszej spółki. Ponieważ recepcjonistka była przez chwilę nieobecna, odbiór pisma potwierdziła inna osoba (np. praktykant), która posłużyła się pieczątką firmową leżącą na biurku. Niestety, zapomniała przekazać pismo recepcjonistce. Czy nastąpiło skuteczne doręczenie?

Sądy administracyjne mają z tym problem. Niektóre przyjmują, że w razie doręczenia pisma pracownikowi należy przyjąć domniemanie, że osoba, która dysponuje pieczęcią pracodawcy i potwierdza odbiór korespondencji, jest upoważniona do odbioru pism. Inne twierdzą, że doręczenie pisma nie może nastąpić przypadkowo spotkanemu pracownikowi, lecz wyłącznie osobie uprawnionej do jego odbioru. Praktyczna rada jest taka, aby w każdym przypadku pisma odbierała osoba przez nas uprawniona. Inaczej będziemy mieli poważne problemy z przekonaniem urzędu, że pismo, którego przyjęcie potwierdzono pieczątką naszej firmy, nie zostało nam doręczone.