Przyczyny rozstania z kasą fiskalną mogą być różne, przedsiębiorca może np. zmniejszyć ilość sklepów. Co w takiej sytuacji zrobić z niepotrzebnym urządzeniem?

Można ją złomować albo, gdy nie jest wyeksploatowana, odsprzedać firmie, która ją dostarczyła (oczywiście jeżeli będzie chciała ją kupić na części). Wcześniej należy jednak – jak wynika z § 5 ust. 8 rozporządzenia ministra finansów z 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników – zakończyć pracę kasy w trybie fiskalnym. Polega to na odczytaniu w obecności pracownika urzędu skarbowego zawartości pamięci fiskalnej kasy rejestrującej. Z czynności tej sporządzony zostaje protokół, po jego jednym egzemplarzu otrzymują użytkownik i serwisant, a kolejne dwa przeznaczone są dla urzędu skarbowego.

Prócz końcowego odczytu kasy trzeba sprawdzić również całość jej plomb. Jakie są konsekwencje niewykonania tych czynności, nie wiadomo. Przepisy podatkowe i karne skarbowe nic o tym nie mówią.

Rozstając się ze zbędną kasą, trzeba zwrócić uwagę na to, czy korzystaliśmy z ulgi na jej zakup, a jeżeli tak, to jak długo była wykorzystywana w działalności. Zgodnie bowiem z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania lub nie dokonają w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis, a także w wypadku naruszenia warunków związanych z odliczeniem tych kwot.

Mówi o tym także rozporządzenie ministra finansów z 27 czerwca 2008 r. w sprawie kas rejestrujących. Poza przypadkami wynikającymi z ustawy o VAT rozporządzenie nakazuje zwrot ulgi także wtedy, gdy w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania:

- podatnik zaprzestanie działalności,

- nastąpi otwarcie likwidacji,

- zostanie ogłoszona upadłość,

- nastąpi sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału),

- podatnik skorzysta z ulgi z naruszeniem przewidzianych w przepisach warunków (np. dokona odliczenia przed zapłaceniem całej należności za kasę).

Trzeba pamiętać, że zaprzestanie używania kasy może być także związane ze zdarzeniami niezależnymi od podatnika, takimi jak kradzież, pożar, huragan. Jak stwierdzono w interpretacji Izby Skarbowej w Gdańsku z 13 października 2006 r. (PI/443-33/06/Z/09), pojęcie „zaprzestanie użytkowania” odzwierciedla także sytuację, w jakiej podatnik znalazł się wskutek zdarzenia losowego.

Niepotrzebna aktualnie kasa może być wykorzystywana przez sprzedawcę jako kasa rezerwowa. Zgodnie bowiem z art. 111 ust. 3 ustawy o VAT, jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, wtedy powinien korzystać z rezerwowej. Jeśli takiej nie posiada, powinien w danym punkcie zaprzestać prowadzenia sprzedaży. Ani ustawa, ani rozporządzenia nie określają ilości kas rezerwowych, które podatnik może mieć na stanie. Może więc być ich tyle, ile zostało wycofanych z likwidowanych sklepów.

Przesunięcie kasy do rezerwy nie oznacza zaprzestania jej używania. W takiej sytuacji sprzedawca nie musi więc zwracać ulgi.

Podsumowując, wycofane z normalnej eksploatacji kasy można albo przekwalifikować na rezerwowe, albo – gdy minęły trzy lata i nie grozi zwrot ulgi – złomować.

Autor jest doradcą podatkowym w kancelarii Tax w Lublinie