Wydatki na samochód osobowy wykorzystywany w działalności gospodarczej rozlicza się według różnych zasad w zależności od tego, czy jest on wprowadzony do ewidencji środków trwałych, czy nie.
Czytelniczka może wprowadzić pojazd do ewidencji, jeżeli został on nabyty w czasie trwania ustawowej wspólności majątkowej, nawet jeżeli formalnie jest zarejestrowany tylko na męża. Jeżeli samochód jest wykorzystywany jedynie w jej działalności gospodarczej, odpisy amortyzacyjne będą dokonywane od całej wartości początkowej. W przypadku gdy mąż również prowadzi działalność gospodarczą, w której auto jest wykorzystywane, oboje małżonkowie mogą go amortyzować, ale tylko od połowy wartości początkowej. W tym wypadku wydatki na jego eksploatację (paliwo, narzędzia, opłaty parkingowe, remonty, ubezpieczenie itd.) będą kosztem uzyskania przychodów w całości, z wyjątkiem wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (interpretacja Drugiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku z 1 września 2006 r., IIUSpbIA/1/415-102/169a/81/06/BB).
Jeśli samochód nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych (np. z uwagi na to, że stanowi odrębny majątek męża czytelniczki), wydatki na jego użytkowanie są odliczane do wysokości limitu ustalonego m.in. na podstawie ewidencji faktycznego przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówka). Powinna ona zawierać co najmniej: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej samochodu, numer rejestracyjny i pojemność silnika pojazdu, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy, liczbę faktycznie pokonanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, podpis podatnika i jego dane.
Dokumenty księgowe potwierdzające poniesienie wydatków powinny zawierać numer rejestracyjny samochodu. Powinny też być wystawione na firmę czytelniczki. Zdarza się jednak, że organy podatkowe dopuszczają również odliczenie wydatków dokumentowanych fakturami i rachunkami wystawionymi na właściciela pojazdu (interpretacja Urzędu Skarbowego Łódź-Widzew z 15 września 2006 r., IX-005/254/Z/K/06).
Należy pamiętać, że limitem są objęte pojazdy, które są samochodami osobowymi w rozumieniu ustawy o PIT. Wydatki poniesione w związku z używaniem innych pojazdów są kosztem podatkowym zgodnie z zasadami ogólnymi.
Ewa Opalińska jest doradcą podatkowym z Kancelarii Prawnej Gide Loyrette Nouel
Maciej Grela jest prawnikiem z Kancelarii Prawnej Gide Loyrette Nouel
