Pozwala na to art. 167 kodeksu pracy. Dzieje się tak na przykład wtedy, gdy nagle firma otrzymała bardzo duże zamówienie albo zjawili się nagle kontrolerzy (choćby z urzędu skarbowego), a urlopowanego pracownika nie może zastąpić nikt inny. W takiej sytuacji szef musi zwrócić zatrudnionemu koszty bezpośrednio związane z odwołaniem. Nie zwraca więc wszystkich wydatków, ale te, które pracownik poniósł bezpośredni0, np.
- opłaty za niewykorzystany pobyt w ośrodku wczasowym, hotelu, na kwaterze prywatnej, jeśli organizator wypoczynku lub właściciel kwatery ich nie zwraca,
- wykupione w ramach wyjazdu na urlop wycieczki, z których pracownik nie skorzystał,
- koszty podróży powrotnej z miejsca pobytu w czasie urlopu do siedziby firmy, jeżeli stanowią one dodatkowy wydatek, który pracownik musi ponieść (więcej na ten temat pisaliśmy w artykule z 6 lipca 2007 r. „Pracownikowi odwołanemu z wakacji trzeba zwrócić koszty”).
Czy wypłacając takie rekompensaty, szef musi potrącić podatek? Nie – uważają urzędy skarbowe, choć – jak zauważył Przemysław Wojtasik w artykule z 18 czerwca 2007 r. „Czy potrącać podatek od rekompensaty za przerwane wakacje” – wprost z przepisów to nie wynika.
Przykładowo Izba Skarbowa w Rzeszowie stwierdziła: „jeżeli pracownik poniesie koszty związane z zaplanowanym urlopem, następnie zostanie odwołany z urlopu, a wspomniane koszty zostaną mu zwrócone przez pracodawcę, to tego rodzaju przychody pieniężne nie mogą być uznane za przychody ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, gdyż nie powodują one przysporzenia majątkowego po stronie pracownika. Ponadto nie mieszczą się w pojęciu świadczeń pieniężnych ponoszonych za pracownika oraz innych nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 3 ww. ustawy. Mając powyższe na uwadze, otrzymany przez pracownika zwrot kosztów rezerwacji imprezy w biurze podróży (w wysokości faktycznie poniesionej i udokumentowanej), spowodowany wycofaniem zgody pracodawcy na urlop wypoczynkowy, nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych” (pismo z 28 października 2004 r., IS.I /2415/ 196/04).
O tym że nie należy pobierać zaliczki na podatek, przekonany jest również Pierwszy Urząd Skarbowy w Bydgoszczy (pismo z 29 września 2006 r., PD2.2-415-35/06), ale z innego powodu. Urząd powołał się bowiem na art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepis ten mówi o zwolnieniu od podatku odszkodowań, których wysokość i zasady ustalania wynikają z odrębnych ustaw (m.in. z kodeksu pracy). Natomiast – jak dodał urząd – „wszelkie kwoty otrzymane ponad koszty faktycznie poniesione” będą przychodem pracownika.