Pracownik może napić się darmowej kawy, ale fiskusowi nic do tego

Nie wiadomo bowiem, kto, kiedy i ile wypił. Nie można więc obliczyć, jaki przychód uzyskała konkretna osoba.

To główny argument za tym, aby nie opodatkowywać takich świadczeń.

Zgadzają się z tym także organy podatkowe. Spójrzmy na interpretację Izby Skarbowej w Poznaniu z 17 stycznia 2008 r. (ILPB2/415-230/07-3/JK). O obowiązki podatkowe pytała spółka, która chce kupić dla pracowników wodę, herbatę, kawę i dodatki (cukier i mleko). Będą one do dyspozycji w ogólnodostępnej kuchni. Zdaniem spółki nie można naliczyć przychodu, ponieważ nie wiadomo, w jakiej mierze poszczególni pracownicy korzystali z napojów.

Tak też uważa izba skarbowa. Jak czytamy w odpowiedzi: „przychód ze stosunku pracy nie powstanie, jeśli nie ma możliwości przypisania poszczególnym pracownikom określonej wielkości świadczenia na nich przypadającego. Ustawa o PIT nie przewiduje bowiem możliwości doliczenia do dochodu pracownika wartości świadczeń ponoszonych przez pracodawcę przypadających na pracownika, a jedynie wartości świadczeń faktycznie przez niego otrzymanych”.

Podobne zdanie ma Pomorski Urząd Skarbowy (interpretacja z 28 czerwca 2007 r., DM/415-17/07/ MZ). Spółka udostępniła do spożycia na terenie biura napoje chłodzące, kawę, herbatę, cukier, mleko i cytryny. Nie prowadzi ewidencji spożycia, nie może więc określić, kto ile wypił. Nie musi więc doliczać wartości tego świadczenia do przychodów pracownika – odpowiedział urząd.

Argumentu, że nie wiadomo, kto ile spożył, nie da się zastosować, jeśli napoje nie są ogólnodostępne, ale pracodawca przyznaje je konkretnym osobom. Wtedy trzeba zastanowić się, czy takie świadczenia da się podciągnąć pod zwolnienie, o którym mówi art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT. Przepis ten wyklucza z opodatkowania świadczenia przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw (lub przepisów wykonawczych).

Jakie przepisy mówią o napojach dla pracowników? Zgodnie z § 112 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn. DzU z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.) pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje. Natomiast pracownikom zatrudnionym (stale lub okresowo) w warunkach szczególnie uciążliwych powinien zapewnić oprócz wody inne napoje. Ich ilość, rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i do potrzeb fizjologicznych pracowników. Szczegółowe zasady zaopatrzenia w napoje osób zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych określa rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (DzU nr 60, poz. 279).

Jak widać, pracodawca powinien zapewnić wodę (lub inne napoje, np. herbatę) wszystkim pracownikom, a nie tylko zatrudnionym w uciążliwych warunkach. Przysługuje więc im zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT.

Czy udostępniona pracownikom kawa lub herbata powinna być opodatkowana VAT? Mówiąc w skrócie, odpowiedź zależy od tego, czy jest to działanie związane z przedsiębiorstwem.

Jak podkreśla się w komentarzach, przekazywanie pracownikom napojów na podstawie przepisów o bhp to czynność związana z działalnością gospodarczą. Nie służy bowiem celom osobistym pracowników, lecz prawidłowemu, zgodnemu z przepisami funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. A konkretnie zabezpieczeniu prawidłowych warunków pracy. Pracownicy nie realizują natomiast w firmie celów osobistych. Także Ministerstwo Finansów w piśmie z 24 lipca 1998 r. (PP1-7204/54/98/Ksz) stwierdziło, że nie jest przekazaniem na potrzeby osobiste pracowników wydanie towarów, jeśli taki obowiązek wynika z przepisów. Dotyczy to m.in. napojów (kawa, herbata, woda mineralna). To stanowisko jest prawidłowe również w obecnym stanie prawnym (J. Zubrzycki „Leksykon VAT 2007”, Unimex, s. 126). Tak więc przekazanie pracownikom herbaty, kawy, soków do wykorzystania w miejscu pracy i w godzinach pracy nie jest opodatkowane (T. Michalik „VAT. Komentarz. Rok 2007”, C.H.Beck 2007, s. 117).

– Pracodawca ma obowiązek zapewnić napoje pracownikom, jest to więc działanie związane z przedsiębiorstwem – potwierdza Beata Hudziak, doradca podatkowy w HLB Frąckowiak i Wspólnicy. – Nie będzie wobec tego płacił VAT od udostępnionej w kuchni kawy i herbaty. Moim zdaniem obowiązek dostarczenia napojów dla zatrudnionych może wynikać nie tylko z przepisów bhp, ale również z wewnętrznych regulacji, np. postanowień zbiorowego układu pracy albo regulaminu wynagradzania.

Beata Hudziak, doradca podatkowy, tax partner w HLB Frąckowiak i Wspólnicy

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. mówi, że pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom wodę lub inne napoje. Czy może – w ramach tego obowiązku – udostępnić i wodę, i kawę, i herbatę? Między „wodą” a „innymi napojami” mamy spójnik „lub”. W przepisie prawa oznacza on, że wystarcza spełnienie jednej z alternatywnych przesłanek (alternatywa nierozłączna), ale mogą być także jednocześnie spełnione obie przesłanki. Tak więc zapewnienie przez pracodawcę wody nie wyłącza możliwości udostępnienia pracownikom również innych napojów. Warto uwzględnić te obowiązki w regulaminie pracy lub w układzie zbiorowym pracy. Z tych dokumentów powinno wynikać, że pracodawca oprócz wody powinien zapewnić pracownikom także inne napoje, np. herbatę i kawę. Wtedy nie będzie wątpliwości, że te świadczenia są zwolnione z podatku.