Pracownik reklamuje firmę, jeśli występuje w garniturze z jej logo

Przez długi czas przyjmowało się, że inwestycje w ubrania dla pracowników to tworzenie i utrwalanie pozytywnego wizerunku firmy, czyli reprezentacja. A wydatki na reprezentację od 1 stycznia 2007 r. nie mogą być kosztem podatkowym (wcześniej były rozliczane w ramach limitu 0,25 proc. przychodów). Możemy natomiast odliczyć koszty reklamy i to bez względu na to, czy jest publiczna, czy niepubliczna.

Kupiłem dla sprzedawców jednolite stroje: koszule, spodnie, sweterki. Są one w kolorach wiążących się z marką firmy, jest też na nich wszyty znaczek z jej logo. Pracownicy używają ich tylko w firmie. Czy wydatki mogę zaliczyć do kosztów? – pyta czytelnik DF.

Wydaje się, że tak. Ale muszą być spełnione dwa warunki. Po pierwsze, w razie kontroli urzędu trzeba uzasadnić, że inwestycja w wygląd pracowników ma związek z działalnością. Po drugie, musimy przekonać urzędników, że zakupy nie są związane z reprezentacją firmy.

Czy wydatek na koszulę pracownika może mieć związek z przychodem pracodawcy? Urzędy często mają wątpliwości. Sądy również. Przykładowo w wyroku z 16 grudnia 1999 r. (I SA/Kr 717/98) Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził dobitnie, że pracownicy powinni ubierać się sami, a jeśli pracodawca chce, by dobrze wyglądali, powinien ich odpowiednio wynagrodzić.

Niewątpliwie jednak właściciel firmy inwestując w wygląd pracowników, kieruje się jej interesem. Racjonalny przedsiębiorca nie podejmie decyzji o takim wydatku, jeżeli nie przypuszcza, że wpłynie on na jego zyski. Nie kupuje przecież ubrań bezinteresownie.

Jakie warunki powinien spełniać firmowy strój? Przede wszystkim:

Czy zakupy służbowego ubioru dla pracowników to inwestycja w wizerunek (reprezentacja), czy też promowanie logo firmy i jej produktów (reklama)? Od tego zależy, czy wydatek jest kosztem, czy nie. Taki dylemat muszą rozstrzygnąć przedsiębiorcy. Pomoże w tym wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 27 kwietnia 2007 r. (III SA/Wa 2644/06), w którym stwierdził, że pracownicy paradujący w ubiorach z logo reklamują swoją firmę. Chodziło o wydatki na garnitury z logo pracodawcy (telewizji) i jej produktu (kanału telewizyjnego). Dostawali je pracownicy występujący na antenie, kamerzyści, reporterzy relacjonujący różne wydarzenia oraz osoby, które uczestniczą w publicznych imprezach okolicznościowych. O tym, jak, gdzie i kiedy używać stroju, decyduje regulamin. Nie można chodzić w nim „po pracy”, a po dwóch latach trzeba go oddać.

Organy podatkowe zakwalifikowały wydatki na ubrania do kosztów reprezentacji. Nie pomógł argument, że występowanie w firmowych strojach promuje spółkę i jej markę. Ale przekonał sąd, który podkreślił, że działania spółki miały na celu zaznaczenie jej obecności na rynku, wiązały się zatem z reklamą. Nie są to działania związane z okazałością, zatem nie mogą być uznane za reprezentację.

Jak czytamy w wyroku: „jednolity, atrakcyjny ubiór pracowników powoduje lepszy odbiór danego podmiotu wśród osób stykających się z jego pracownikami. Wyróżnia on pracowników firmy spośród innych osób. Jeżeli jednak wygląd noszonych przez nich strojów jednocześnie może być bezpośrednio kojarzony z konkretną firmą (np. poprzez umieszczenie na nich stosownego logo), nie sposób im odmówić charakteru reklamowego”.

Sąd podkreślił też, że logo powinno być umieszczone na odzieży w widoczny sposób. Tylko wówczas może być dostrzeżone przez odbiorców, spełniając swoją reklamową funkcję.

Inwestycje w image pracowników coraz częściej akceptują organy podatkowe. Spójrzmy na interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 26 października 2007 r. (1401/PP-II/4110-1/07/ZO). O rozliczenie wydatków na stroje pytał przedsiębiorca, który podpisał umowę na prowadzenie salonu sprzedaży. Zobowiązał się w niej do tego, że kupi pracownikom jednolite stroje oznaczone marką firmy, której produkty są sprzedawane w salonie. Występowanie w tym ubraniu to obowiązek zatrudnionych osób, wynikający z aneksu do umowy o pracę. Jego zdaniem wydatki odzieżowe są kosztem uzyskania przychodów. Nie zgodził się na to urząd, ale zażalenie do izby skarbowej przyniosło pozytywne efekty.

Jak czytamy w interpretacji: „Za reklamę można uznać takie działania, które promują markę określonej firmy zwiększając jej rozpoznawalność na rynku, co w efekcie wpływa na zwiększenie zainteresowania sprzedawanymi przez nią towarami lub świadczonymi usługami (...) Jej zadaniem jest stworzenie sprzyjającego dla firmy klimatu, pozytywne nastawienie potencjalnych klientów, umocnienie stopnia rozpoznawalności i znajomości firmy przez odbiorców tego rodzaju reklamy oraz w konsekwencji zwiększenia popytu na jej towary lub usługi”. Takim działaniem jest właśnie noszenie jednolitych strojów z marką producenta. Ma to pomóc w sprzedaży i, co za tym idzie, ma wpływ na uzyskanie przychodów. Nie jest to natomiast reprezentacja. Wydatki mogą więc być kosztem podatkowym.

Podobny pogląd przedstawił Urząd Skarbowy Łódź-Śródmieście w interpretacji z 13 lipca 2007 r. (II-423/28/07/JW). Chodziło w niej o wygląd personelu punktów sprzedaży telefonów komórkowych. Punktów tych jest 200, a ich pracownicy muszą występować w jednolitych strojach (do tego zobowiązuje ich umowa franczyzowa). Komplet to koszula i krawat dla mężczyzn, koszula i apaszka dla kobiet. Oczywiście jest na nich logo franczyzodawcy. Jeśli punkty sprzedaży nie będą wywiązywać się z tych wymogów, umowa zostanie rozwiązana. Czy w związku z tym wydatki na ubiory mogą być kosztem? Tak. Jak czytamy w odpowiedzi urzędu: „Przekazanie pracownikom odzieży posiadającej charakterystyczne cechy firmy takie jak barwa, krój i zawierającej logo znaku firmowego nie kwalifikuje się zdaniem tut. organu do tak zdefiniowanego pojęcia reprezentacji, lecz jest działaniem marketingowym zmierzającym do osiągnięcia przychodów ze sprzedaży towarów i realizując warunki zawarte w przepisie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi koszt uzyskania przychodu”.

Trzeba jednak pamiętać, że nie wszystkie urzędy są tak łaskawe. Przekonała się o tym firma, która wprowadziła w życie nową koncepcję wizualizacji firmy. Jednym z jej elementów było przekazanie osobom pracującym w działach sprzedaży, logistyki oraz przedstawicielom handlowym poruszającym się po całej Polsce ubrań z logo firmy. Logo jest na trwale umieszczone w widocznym miejscu stroju (nadruk lub haft). Te firmowe ubrania noszą wyłącznie pracownicy, którzy na co dzień mają kontakt z klientami. Nie mogą ich używać do celów prywatnych.

Zdaniem podatnika te inwestycje nie są reprezentacją. Zakup ujednoliconych i gustownych ubrań z logo nie wiąże się z okazałością ani wystawnością. To standardowe działania, których celem jest rozpowszechnianie znajomości firmy i jej produktów. Jednak Pierwszy Wielkopolski Urząd Skarbowy w Poznaniu w interpretacji z 3 lipca 2007 r. (ZD/4061–89/07) odpowiedział: „wydatki poniesione przez wnioskującą na zakup odzieży służbowej dla jej pracowników oznaczone cechami charakterystycznymi, np. logo – stanowią wydatki na reprezentację spółki. Pracownik ubrany w efektowny, schludny strój, dodatkowo zaopatrzony w logo przedsiębiorstwa, reprezentuje to właśnie przedsiębiorstwo. Jednocześnie, jednolite ubranie pracowników zatrudnionych w dziale sprzedaży, logistyki, czy dla przedstawicieli handlowych, w charakterystyczną dla spółki odzież, sprzyja budowaniu pozytywnego wizerunku firmy i wyróżnienia jej wśród innych konkurencyjnych przedsiębiorstw”. Zdaniem urzędu nie jest to reklama, gdyż odzież „nie zawiera informacji i elementów wartościujących o towarach (usługach), oferowanych do sprzedaży”.

Do kosztów można zaliczyć wydatki na ubranie robocze. Czyli wtedy, gdy obowiązek wyposażenia pracownika w odpowiedni strój wynika z przepisów prawa pracy. Jak stanowi bowiem art. 237

7