Kontrola podatkowa służy ustaleniu przez organ podatkowy stanu faktycznego, czyli tego, jak jest naprawdę. Z punktu widzenia podatnika najważniejsze jest przedstawienie w toku kontroli wszystkich istotnych dokumentów i składanie wyjaśnień, które mogą pomóc organowi podatkowemu w określeniu stanu faktycznego.

Wskazana jest aktywna postawa kontrolowanego. Nie należy wyłącznie czekać, aż prowadzący kontrolę inspektorzy czy komisarze zapytają nas o coś. Jeśli uważamy, że mamy coś ważnego do powiedzenia, powinniśmy mówić. Z drugiej jednak strony prowadzący kontrolę nierzadko starają się przerzucić na podatnika ciężar prowadzenia postępowania. Każą mu np. udowadniać swoją niewinność i prawidłowość pewnych działań, a sami nie wykazują żadnej inicjatywy i nie informują o konsekwencjach nieprzedstawienia pewnych dokumentów. W interesie podatnika jest zatem zrozumienie, o co pyta go kontrolujący, i przedstawienie dokumentów, które działają na jego korzyść.

Ważne, że podatnik nie jest pozostawiony sam sobie. Zarówno podczas kontroli podatkowej, jak i podczas postępowania podatkowego organy podatkowe muszą go informować o jego prawach i obowiązkach (art. 121 ordynacji podatkowej). Tak naprawdę powinny te informacje przekazywać kontrolowanemu podatnikowi bez wezwania z jego strony, ale z tym akurat różnie bywa.Dlatego warto pamiętać, że:

- kontrola podatkowa wszczynana jest z urzędu, a urzędnik, który ma ją prowadzić, może działać tylko na podstawie imiennego upoważnienia, w którym określony jest również czas trwania kontroli;

- w interesie podatnika jest być aktywnym i pytać o wszystko, co tylko może mieć związek z toczącą się kontrolą czy postępowaniem, o to np., dlaczego akurat organ prosi o ten, a nie inny dokument albo jaki konkretnie dokument urzędnik chce zobaczyć przede wszystkim;

- ponieważ się zdarza, że urzędy skarbowe rutynowo wyznaczają podatnikom stosunkowo krótkie terminy przedstawienia dokumentów czy informacji, warto prosić o wydłużenie terminu albo zaproponować przedstawienie innych dokumentów. Jest to ważne także dlatego, że przekazanie informacji na stosunkowo wczesnym etapie może być decydujące dla późniejszego rozwoju postępowania.

Podjęcie trudu czynnego uczestniczenia w kontroli jest ważne z jeszcze jednego powodu. Podatnik, który nie jest pewien, czy wszystkie czynności organów podatkowych są prawnie uzasadnione, albo obawia się kruczków prawnych, może skorzystać z pomocy pełnomocnika. Wtedy wszystkie czynności odbywają się z udziałem pełnomocnika albo pełnomocnik działa sam z upoważnienia kontrolowanego. Ustanowienie pełnomocnictwa kosztuje tylko 17 zł (jest to koszt opłaty skarbowej).

Kontrola podatkowa, która zmierza do ustalenia stanu faktycznego, może być dokonywana poza siedzibą urzędu, czyli np. w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej podatnika, a nawet w mieszkaniu osoby prywatnej. Istotną cechą kontroli jest również to, że po zakończeniu prac organy podatkowe zobowiązane są sporządzić protokół, który udokumentuje przebieg kontroli i przeprowadzone dowody. Istotnym elementem protokołu jest ocena stanu faktycznego i ocena prawna działalności podatnika.

Protokół z kontroli to pierwszy ważny dokument sporządzany przez organy podatkowe. Jeśli znajdą się w nim jakieś zastrzeżenia i informacje o nieprawidłowościach, dla podatnika jest to bardzo poważny sygnał, że prawdopodobnie w stosunku do niego zostanie wszczęte postępowanie podatkowe. Organy zaś zechcą określić jego zobowiązanie w innej wysokości, niż on sam wykazał w zeznaniu podatkowym. Nie warto biernie czekać na to, co znajdzie się w protokole kontroli, i rozpoczynać działania dopiero po zapoznaniu się z nim. Lepiej jeszcze w czasie kontroli przedstawiać dokumenty, udzielać wszelkich informacji, tłumaczyć i wyjaśniać. Wskazane jest wręcz nawiązanie kontaktu z urzędnikami, aby poznać ich wątpliwości i starać się je rozwiać. Wszystko po to, aby przygotowany później protokół był obiektywny i jasno przedstawiał stan faktyczny.

Po doręczeniu protokołu podatnik ma 14 dni na wniesienie wyjaśnień i zastrzeżeń oraz przedstawienie stosownych wniosków dowodowych. To kluczowe pismo, w którym podatnik może prowadzić polemikę zarówno z ustaleniami stanu faktycznego, jak i poglądami prawnymi zaprezentowanymi w protokole. Skorzystanie z tego uprawnienia jest ważne zwłaszcza w świetle art. 291 § 3 ordynacji, zgodnie z którym w wypadku niezłożenia tych wyjaśnień lub zastrzeżeń w wymaganym terminie przyjmuje się, że kontrolowany podatnik nie kwestionuje ustaleń kontroli.

Nie oznacza to oczywiście, że kontrolowany bezpowrotnie traci prawo do polemizowania z ustaleniami wynikającymi z protokołu. Takie prawo zyska bowiem w toku postępowania podatkowego. Wtedy będzie mógł zgłaszać zarówno swoje zarzuty w stosunku do tych ustaleń, jak i przedstawiać własną argumentację, a nawet nowe dowody i wnioski dowodowe. Niestety nie będzie to już to samo, co wniesienie zastrzeżeń lub wyjaśnień do protokołu kontroli. Zgłoszenie przez kontrolowanego wyjaśnień i zastrzeżeń zobowiązuje bowiem organ podatkowy do ustosunkowania się do nich i przedstawienia informacji o sposobie ich załatwienia (art. 291 par. 2 ordynacji). Tego obowiązku organ nie ma natomiast na etapie postępowania podatkowego.

Marcin Baran - doradca podatkowy, menedżer w Ernst & Young

Od organu prowadzącego postępowanie powinniśmy się domagać przede wszystkim udzielania informacji o przepisach postępowania. Zwłaszcza gdy nie jesteśmy pewni, czy znamy wszystkie przysługujące nam prawa, ciążące na nas obowiązki oraz konsekwencje ich niewypełnienia. Możemy też żądać zachowania obiektywizmu w ocenie faktów, nieograniczania się przez organ w poszukiwaniu dowodów do tych okoliczności, które są dla nas niekorzystne, oraz skrupulatnego dokumentowania przez organ przebiegu czynności procesowych i naszych ustnych wyjaśnień. Dla nas jest to o tyle ważne, że na nieudokumentowane wyjaśnienia nie będziemy się mogli powołać w dalszym toku postępowania. Żądanie od organu wyraźnego oddzielenia poczynionych ustaleń faktycznych od własnej oceny inspektorów jest natomiast ważne przy każdym odwołaniu się czy skierowaniu sprawy do sądu. Mamy także prawo wymagać umożliwienia nam faktycznego uczestnictwa w czynnościach procesowych oraz przedstawienia pełnych wyjaśnień, żądając np. wydłużenia terminu na wyjaśnienia lub dokumentów czy przełożenia terminu przesłuchania świadka, jeśli nie możemy być obecni przy przesłuchaniu.