Wizyta urzędnika nie musi być taka straszna

Kontrola podatkowa służy ustaleniu przez organ podatkowy stanu faktycznego, czyli tego, jak jest naprawdę. Z punktu widzenia podatnika najważniejsze jest przedstawienie w toku kontroli wszystkich istotnych dokumentów i składanie wyjaśnień, które mogą pomóc organowi podatkowemu w określeniu stanu faktycznego.

Wskazana jest aktywna postawa kontrolowanego. Nie należy wyłącznie czekać, aż prowadzący kontrolę inspektorzy czy komisarze zapytają nas o coś. Jeśli uważamy, że mamy coś ważnego do powiedzenia, powinniśmy mówić. Z drugiej jednak strony prowadzący kontrolę nierzadko starają się przerzucić na podatnika ciężar prowadzenia postępowania. Każą mu np. udowadniać swoją niewinność i prawidłowość pewnych działań, a sami nie wykazują żadnej inicjatywy i nie informują o konsekwencjach nieprzedstawienia pewnych dokumentów. W interesie podatnika jest zatem zrozumienie, o co pyta go kontrolujący, i przedstawienie dokumentów, które działają na jego korzyść.

Ważne, że podatnik nie jest pozostawiony sam sobie. Zarówno podczas kontroli podatkowej, jak i podczas postępowania podatkowego organy podatkowe muszą go informować o jego prawach i obowiązkach (art. 121 ordynacji podatkowej). Tak naprawdę powinny te informacje przekazywać kontrolowanemu podatnikowi bez wezwania z jego strony, ale z tym akurat różnie bywa.Dlatego warto pamiętać, że:

- kontrola podatkowa wszczynana jest z urzędu, a urzędnik, który ma ją prowadzić, może działać tylko na podstawie imiennego upoważnienia, w którym określony jest również czas trwania kontroli;

- w interesie podatnika jest być aktywnym i pytać o wszystko, co tylko może mieć związek z toczącą się kontrolą czy postępowaniem, o to np., dlaczego akurat organ prosi o ten, a nie inny dokument albo jaki konkretnie dokument urzędnik chce zobaczyć przede wszystkim;

- ponieważ się zdarza, że urzędy skarbowe rutynowo wyznaczają podatnikom stosunkowo krótkie terminy przedstawienia dokumentów czy informacji, warto prosić o wydłużenie terminu albo zaproponować przedstawienie innych dokumentów. Jest to ważne także dlatego, że przekazanie informacji na stosunkowo wczesnym etapie może być decydujące dla późniejszego rozwoju postępowania.

Podjęcie trudu czynnego uczestniczenia w kontroli jest ważne z jeszcze jednego powodu. Podatnik, który nie jest pewien, czy wszystkie czynności organów podatkowych są prawnie uzasadnione, albo obawia się kruczków prawnych, może skorzystać z pomocy pełnomocnika. Wtedy wszystkie czynności odbywają się z udziałem pełnomocnika albo pełnomocnik działa sam z upoważnienia kontrolowanego. Ustanowienie pełnomocnictwa kosztuje tylko 17 zł (jest to koszt opłaty skarbowej).

Kontrola podatkowa, która zmierza do ustalenia stanu faktycznego, może być dokonywana poza siedzibą urzędu, czyli np. w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej podatnika, a nawet w mieszkaniu osoby prywatnej. Istotną cechą kontroli jest również to, że po zakończeniu prac organy podatkowe zobowiązane są sporządzić protokół, który udokumentuje przebieg kontroli i przeprowadzone dowody. Istotnym elementem protokołu jest ocena stanu faktycznego i ocena prawna działalności podatnika.

Protokół z kontroli to pierwszy ważny dokument sporządzany przez organy podatkowe. Jeśli znajdą się w nim jakieś zastrzeżenia i informacje o nieprawidłowościach, dla podatnika jest to bardzo poważny sygnał, że prawdopodobnie w stosunku do niego zostanie wszczęte postępowanie podatkowe. Organy zaś zechcą określić jego zobowiązanie w innej wysokości, niż on sam wykazał w zeznaniu podatkowym. Nie warto biernie czekać na to, co znajdzie się w protokole kontroli, i rozpoczynać działania dopiero po zapoznaniu się z nim. Lepiej jeszcze w czasie kontroli przedstawiać dokumenty, udzielać wszelkich informacji, tłumaczyć i wyjaśniać. Wskazane jest wręcz nawiązanie kontaktu z urzędnikami, aby poznać ich wątpliwości i starać się je rozwiać. Wszystko po to, aby przygotowany później protokół był obiektywny i jasno przedstawiał stan faktyczny.

Po doręczeniu protokołu podatnik ma 14 dni na wniesienie wyjaśnień i zastrzeżeń oraz przedstawienie stosownych wniosków dowodowych. To kluczowe pismo, w którym podatnik może prowadzić polemikę zarówno z ustaleniami stanu faktycznego, jak i poglądami prawnymi zaprezentowanymi w protokole. Skorzystanie z tego uprawnienia jest ważne zwłaszcza w świetle art. 291 § 3 ordynacji, zgodnie z którym w wypadku niezłożenia tych wyjaśnień lub zastrzeżeń w wymaganym terminie przyjmuje się, że kontrolowany podatnik nie kwestionuje ustaleń kontroli.

Nie oznacza to oczywiście, że kontrolowany bezpowrotnie traci prawo do polemizowania z ustaleniami wynikającymi z protokołu. Takie prawo zyska bowiem w toku postępowania podatkowego. Wtedy będzie mógł zgłaszać zarówno swoje zarzuty w stosunku do tych ustaleń, jak i przedstawiać własną argumentację, a nawet nowe dowody i wnioski dowodowe. Niestety nie będzie to już to samo, co wniesienie zastrzeżeń lub wyjaśnień do protokołu kontroli. Zgłoszenie przez kontrolowanego wyjaśnień i zastrzeżeń zobowiązuje bowiem organ podatkowy do ustosunkowania się do nich i przedstawienia informacji o sposobie ich załatwienia (art. 291 par. 2 ordynacji). Tego obowiązku organ nie ma natomiast na etapie postępowania podatkowego.