Przedsiębiorstwo wielozakładowe to „działalność prowadzona w oparciu o kilka zespołów składników materialnych i niematerialnych, jakimi są w szczególności sklepy, zakłady, punkty usługowe, przeznaczone do realizacji określonych zadań gospodarczych”. Taką definicję podaje rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Podatnik mający firmę w kilku miejscach powinien prowadzić w każdym zakładzie odrębną księgę. Wspólna księga dla wszystkich zakładów wystarczy wtedy, gdy w każdym z nich znajdować się będzie ewidencja sprzedaży służąca do ewidencjonowania przychodów nieudokumentowanych fakturami. Tego warunku nie muszą spełniać podatnicy, którzy na podstawie ustawy o VAT zobligowani są do ewidencjonowania obrotu i podatku należnego za pomocą kas rejestrujących. Wówczas bowiem kasy rejestrujące obrót i podatek należny pełnią również funkcję ewidencji sprzedaży.

Przenoszenie towarów handlowych oraz materiałów podstawowych między zakładami musimy dokumentować tzw. dowodami przesunięć. Trzeba sporządzać je w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdego z zakładów. Dowody powinny zawierać co najmniej następujące dane:

- kolejny numer,

- datę przesunięcia,

- nazwę towarów lub materiałów,

- ich ilość i wartość obliczoną według cen zakupu.

Dowodów przesunięć nie muszą sporządzać podatnicy, którzy prowadzą jedną księgę dla całego przedsiębiorstwa wielozakładowego, a towary lub materiały wykorzystują w jednym zakładzie. Na dowodzie zakupu musi się wtedy znaleźć „identyfikator” tego zakładu (nazwa, adres).

Warunek ten zostanie oczywiście spełniony, gdy na fakturze sprzedawca wpisze nie tylko dane nabywcy, ale również adres i nazwę (o ile istnieje) zakładu, do którego towar ma być dostarczony.

Prowadzenie odrębnych ksiąg dla poszczególnych zakładów jest trochę niewygodne, ale może być przydatne, gdy chcemy znać ich wyniki ekonomiczne. Warto wtedy zadbać, aby nie tylko zakupy towarów czy materiałów były fakturowane „kierunkowo” (ze wskazaniem zakładu, którego dotyczą), w podobny sposób powinny być opisywane dostawy mediów lub usług komunalnych.

Ponieważ podatnikiem jest właściciel wszystkich zakładów, opodatkowana będzie suma dochodów osiąganych przez poszczególne oddziały. Chociaż rozporządzenie nic o tym nie mówi, moim zdaniem przychody i koszty można sumować w odrębnej księdze albo w jednej z ksiąg zakładowych, wybranej przez podatnika.

Zapisy mogą być sporządzane na bieżąco (co jest oczywiście trudne, a w pewnych sytuacjach nawet niewykonalne) lub tak jak odbywa się to w razie zawarcia umowy z biurem rachunkowym, czyli w porządku chronologicznym – nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Bardzo często przedsiębiorstwo wielozakładowe to po prostu sieć sklepów detalicznych, wyposażonych w kasy rejestrujące. O zamiarze instalowania kas, o faktycznym ich założeniu oraz o różnych zdarzeniach z nimi związanych należy zawiadamiać urząd skarbowy. To ten sam urząd, który jest właściwy w sprawach VAT.

Autor jest doradcą podatkowym Kancelaria TAX s.c.

Podatnicy prowadzący przedsiębiorstwa wielozakładowe mają czasami problemy z ustaleniem, w którym urzędzie powinni się rozliczać. W zakresie podatku dochodowego właściwy jest urząd na terenie, na którym przedsiębiorca mieszka. Inaczej jest w podatku VAT. Zgodnie z ogólną zasadą (art. 3 ust. 1 ustawy o VAT) podatnik rozlicza się w urzędzie właściwym ze względu na miejsce wykonywania czynności opodatkowanych VAT. Jeżeli więc wszystkie zakłady znajdują się „na terenie” jednego urzędu, to właściwym jest właśnie on – bez względu na miejsce zamieszkania przedsiębiorcy. Inaczej jest, gdy zakłady podatnika zlokalizowane są na terenie objętym zakresem działania dwóch lub więcej urzędów skarbowych. W takim wypadku właściwość miejscową ustala się tak jak w podatku dochodowym, czyli ze względu na miejsce zamieszkania.