W ustawie o VAT i dwóch rozporządzeniach ministra finansów dotyczących kas rejestrujących nie ma nic na temat ewentualnych korekt zapisów kas.

Jedynie § 20 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów mówi, że podatnicy, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych skorygowanych o wartości dotyczące zwrotów towarów, wynikające z odrębnych ewidencji. Minister, zdając sobie sprawę z możliwości rezygnacji przez kupującego z transakcji, przewidział więc pozakasowe ewidencjonowanie tego typu zdarzeń (w odrębnej ewidencji).

Ewidencja ta powinna zawierać jak najwięcej danych umożliwiających identyfikację transakcji (czas, kwotę i przyczynę korekty), np. numer i datę korygowanego paragonu, kwoty wpisane do kasy, kwoty, które wpisane być powinny, i wynikające z ich porównania kwoty, wielkości korekty wartości netto i podatków. Te dane należałoby uzupełnić syntetycznym opisem zdarzenia i podaniem danych klienta, jeżeli korekta ma związek z jego zachowaniem. Zmiana danych wynikających z fiskalnych raportów kasowych w związku z ich korygowaniem powinna być wyjątkiem. Dlatego w interesie podatnika leży gromadzenie maksymalnej liczby - zgodnych z prawem - dowodów, wskazujących na prawidłowość dokonanej w ewidencji sprzedaży VAT korekty.

Jest co najmniej kilka sytuacji, po zaistnieniu których potrzebna będzie korekta zapisów w kasie fiskalnej. Najczęściej wtedy, gdy:

- sprzedawca wydrukuje paragon zawierający błędy rachunkowe,

- nabywca zrezygnuje z całego zakupu, przy czym paragon został już wydrukowany (w razie rezygnacji przed wydrukiem można po prostu anulować kwotę, nie zapisując tym samym transakcji w pamięci fiskalnej),

- kupujący nie ma już paragonu, ale chciałby oddać zakupiony wcześniej towar,

- po wydrukowaniu paragonu obejmującego zakup różnych towarów nabywca chciałby zrezygnować z kupna jednego z nich.

W razie wydrukowania paragonu zawierającego błędy rachunkowe sytuacja sprzedawcy będzie tym lepsza, im błędy te będą bardziej oczywiste (np. z paragonu będzie wynikało, że sprzedano bilet MPK za 180 zł, a nie za 1,80 zł). Błędnie wydrukowany paragon należy zachować, a klientowi wydrukować i wręczyć paragon z poprawnym zapisem. Gdy nie będzie już fizycznej możliwości "zamiany" paragonów, bo klient odejdzie z wadliwym oryginałem, korekta - moim zdaniem - jest dopuszczalna, gdy błąd jest rażący i polega np. na zapisaniu w kasie sprzedaży jednej paczki papierosów za 1000 zł. Podstawą korekty powinna być kopia wadliwego paragonu odnaleziona na rolce i skserowana.

Najczęstszą przyczyną rezygnacji z zakupu jest wadliwość nabytego towaru (niezgodność z umową). Po przyjęciu reklamacji sprzedawca otrzymuje z powrotem towar i oryginał paragonu. Tego typu sytuację należy opisać w protokole reklamacyjnym, zawierającym także dane identyfikujące nabywcę. Dane te mogą być potrzebne w razie zakwestionowania przez organ podatkowy korekty na podstawie zwróconego paragonu. Zeznania osoby - w charakterze świadka - która kiedyś paragon ten otrzymała, niewątpliwie rozwieją wszelkie wątpliwości.

W razie braku oryginału paragonu sprzedawca nie ma obowiązku przyjęcia towaru - nie ma podstawy do korygowania sprzedaży. Jeżeli jednak towar ten ma cechy indywidualne i można jednoznacznie wskazać kopię paragonu dotyczącego jego sprzedaży, to - jak sądzę - korekta jest dopuszczalna. Na tę okoliczność należy sporządzić notatkę, zawierającą dane nabywcy oraz wskazującą sposób postępowania ze zwróconym towarem.

Gdy kupujący chce oddać jeden z kilku zakupionych towarów uwidocznionych na wydrukowanym paragonie, całe zdarzenie możemy potraktować jako zwrot wszystkich towarów i ponowny zakup niektórych z nich. Od klienta otrzymamy oryginał paragonu dokumentującego sprzedaż wszystkich towarów i musimy wydrukować i wydać mu nowy paragon dokumentujący ostatecznie nabyte rzeczy. Nie zaszkodzi sporządzenie notatki opisującej zdarzenie, a gdy zwracana była znaczna kwota, zawierającej również dane klienta.

Autor jest doradcą podatkowym Kancelaria TAX s.c. w Lublinie