O tym, że nadal można odliczać wydatki na imprezy integracyjne dla pracowników, pisaliśmy w DF z 18 stycznia br. Nie są to bowiem działania reprezentacyjne, których od 1 stycznia br. nie zaliczamy już do kosztów (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, dalej updop). Spotkanie, np. z okazji rocznicy działalności, ma na celu poprawę atmosfery pracy, co przekłada się pośrednio na wyniki firmy. Nowe przepisy wyłączają wprawdzie z kosztów wydatki na "usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych", ale tylko wtedy, gdy wiążą się z reprezentacją. Nie mamy z nią do czynienia, jeśli spotkanie ma charakter wewnętrzny.

-Co zrobić w sytuacji, gdy w spotkaniu uczestniczą członkowie rady nadzorczej? Czy muszę związane z nimi wydatki wyrzucić z kosztów? -pyta czytelniczka DF.

Obawy czytelniczki wiążą się z art. 16 ust. 1 pkt 38a updop, który mówi, że nie są kosztem wydatki na rzecz osób wchodzących w skład rady nadzorczej, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji. Jak podkreśliło Ministerstwo Finansów w piśmie z 22 września 2003 r. (odpowiedź na zapytanie poselskie), może być kosztem wypłacone członkowi rady nadzorczej wynagrodzenie z tytułu pełnionej funkcji, natomiast nie odliczymy innych wydatków (niebędących świadczeniami z odrębnego stosunku cywilnoprawnego), takich jak zwrot kosztów delegacji.

Także w interpretacji Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 14 lipca 2005 r. (1472/ROP1/423-168-163/05/PS) czytamy: "nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów wypłaty dokonywane przez spółkę na rzecz członków rady nadzorczej z tytułu korzystania przez nich z prywatnych telefonów dla celów pełnionej funkcji, jak również wydatki spółki przeznaczone na szkolenia specjalistyczne (z zakresu prawa handlowego, rachunkowości itp.) osób wchodzących w skład rady nadzorczej".

Czy zaproszenie na imprezę integracyjną jest wydatkiem, o którym mówi art. 16 ust. 1 pkt 38a updop? - Jest to pewien ukłon w stronę członka rady nadzorczej, bo przecież firma nie musi go zapraszać na takie spotkania - mówi Katarzyna Szafrańska-Blank, doradca podatkowy w PricewaterhouseCoopers. - Mamy więc do czynienia ze swego rodzaju świadczeniem na jego rzecz.

Czy oznacza to, że organizator spotkania powinien podzielić koszty? Tak wynika z interpretacji Izby Skarbowej w Opolu z 19 sierpnia 2006 r. (PDI/4270-0006/06/PK). Spółka zapytała o rozliczenie święta zakładowego, w którym, oprócz pracowników, uczestniczyli członkowie rady nadzorczej. Wydatki na imprezę dla pracowników (zakup artykułów spożywczych, wynajem pomieszczenia i opłata za konsumpcję w lokalu) można zaliczyć do kosztów - uznała izba skarbowa (korygując zresztą rozstrzygnięcie urzędu). Spółka nie może natomiast odliczyć wydatków w części dotyczącej członków rady nadzorczej.

Organizator imprezy może mieć jednak problemy z wyodrębnieniem wydatków. Przecież członek rady nadzorczej mógł przyjść na bankiet najedzony i nic już nie skonsumować. Trudno też ustalić, kto ile zjadł i wypił, jeśli na imprezie jest 200 pracowników i 3 przedstawicieli rady. A zresztą organizator może nie wiedzieć, ilu było uczestników (bo nie wszyscy lubią przychodzić na takie spotkania).

Katarzyna Szafrańska-Blank, doradca podatkowy, menedżer w PricewaterhouseCoopers

Faktycznie, nie sposób precyzyjnie ustalić, jaka część kosztów spotkania przypada na członków rady nadzorczej. Ale podatnik powinien próbować je wydzielić. Lepiej to zrobić samemu, niż czekać, aż urząd sam oszacuje proporcje. Przykładowo, jeśli płacimy za ilość porcji, to wyrzućmy z kosztów tyle, ile przypada na zaproszonych przedstawicieli rady.