Pełnomocnictwo w postępowaniu podatkowym

Urząd skarbowy prowadził w spółce czynności sprawdzające. W trakcie tego postępowania prezes zarządu wyznaczył pełnomocnika (pełniącego obowiązki głównego księgowego), który był uprawniony do kontaktów z pracownikami urzędu i załatwiania wszelkich formalności z tym związanych. Następnie urząd skarbowy wszczął postępowanie w przedmiocie określenia wysokości CIT za 2011 rok.

W trakcie tego postępowania zapytania i decyzje urząd znów kierował do prezesa spółki. Postępowanie to zakończyło się wydaniem decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego wraz z odsetkami. Końcowo pełnomocnik sporządził (podpisał) i przekazał odwołanie od decyzji urzędu skarbowego. Niestety, okazało się, że organ podatkowy wezwał pełnomocnika o doręczenie pełnomocnictwa sporządzonego we właściwej formie w terminie siedmiu dni. Aby nie narazić się na odrzucenie naszego odwołania, spółka przekazała nowe pełnomocnictwo. Czy to pierwsze pełnomocnictwo nie powinno wystarczyć?

– pyta czytelnik.

Przedstawiony przez czytelnika problem dotyczy tzw. właściwego pełnomocnictwa. Zgodnie z art. 145 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.) pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela – temu przedstawicielowi.

Odpowiadając na pytanie należy wskazać, że stosownie do art. 137 § 1 o.p., pełnomocnikiem może być osoba fizyczna o pełnej zdolności do czynności prawnych. Pełnomocnictwo takie powinno być udzielone na piśmie lub złożone ustnie do protokołu. Obowiązkiem pełnomocnika jest dołączenie do akt oryginału lub urzędowo poświadczonego odpisu pełnomocnictwa.

Oznacza to, że osoba chcąca działać w sprawie jako pełnomocnik musi złożyć do akt tej konkretnej sprawy pełnomocnictwo lub jego odpis. Udział pełnomocnika w postępowaniu powinien być bowiem przez niego zgłoszony, a udzielenie pełnomocnictwa „uzewnętrznione" złożeniem dokumentu pełnomocnictwa do akt określonego rodzaju postępowania (wyrok WSA w Krakowie z 7 listopada 2012 r., I SA/Kr 827/12).

Uwierzytelnienie i poświadczenie

Adwokat, radca prawny, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie.

Z kolei organ podatkowy może w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony. W aktach musi zatem być dokument, z którego wynika umocowanie do działania w imieniu strony.

Należy zauważyć, że ustawodawca posłużył się w art. 137 § 3 o.p. dość ogólnym pojęciem „akt". Nie wiadomo więc czy chodzi o akta sprawy, czy też o akta postępowania. Mimo jednak takich wątpliwości trzeba uznać, że w przepisie tym chodzi o akta konkretnego postępowania podatkowego, określonego co do przedmiotu i podmiotu, o ściśle podanej przez organ podatkowy sygnaturze. Z treści pełnomocnictwa powinien więc jasno wynikać jego zakres, tzn. jakich czynności, w jakim postępowaniu i przed jakim organem może dokonywać pełnomocnik w imieniu swojego mocodawcy (wyrok WSA w Lublinie z 19 października 2012 r., I SA/Lu 459/12).

Decyduje mocodawca

Pełnomocnictwo powinno też wskazywać jakich czynności procesowych dotyczy – czy chodzi o wszystkie czynności, czy tylko o niektóre z nich, a jeśli tak, to które. Jeżeli organ podatkowy ma wątpliwości co do treści pełnomocnictwa, to powinien je wyjaśnić z udziałem strony i pełnomocnika (wyrok NSA z 19 czerwca 1998 r., I SA/Lu 641/97).

To zatem od strony – mocodawcy zależy treść i zakres udzielonego pełnomocnictwa. Jednak trzeba stwierdzić, że pełnomocnictwo jest skuteczne wyłącznie dla sprawy, do której akt zostało złożone. W każdym innym postępowaniu strona powinna ponownie wskazać pełnomocnika, jeżeli chce aby był ustanowiony i aby pełnomocnik działał w jego imieniu. Istotne jest, że ustanowienie pełnomocnika w postępowaniu podatkowym nie rozciąga się na wszystkie kolejne postępowania i czynności, w których strona bierze udział (wyrok NSA z 23 grudnia 2008 r., II FSK 1344/07).

Wezwanie do usunięcia braków

Mając zatem na uwadze powyższe uwagi, trzeba zauważyć, że pełnomocnictwo, które obejmuje wyłącznie reprezentowanie podczas czynności sprawdzających, nie daje podstaw do udziału pełnomocnika w czynnościach postępowania podatkowego.

W przypadku, gdy czynności procesowe dokonywane są w postępowaniu przez osobę, która nie złożyła pełnomocnictwa, obowiązkiem organu jest wezwanie jej do usunięcia braków w terminie siedmiu dni, zgodnie z art. 169 § 1 o.p.

Prawidłowe umocowanie

Dopóki zatem do akt nie złożono pełnomocnictwa, nie można mówić o skutecznym umocowaniu pełnomocnika do działania w imieniu strony – spółki. Skutek jest taki, że czynności dokonane przez takiego „rzekomego pełnomocnika" nie mogą być prawnie skuteczne. Wyrazem woli strony jest każdorazowo przedłożenie pełnomocnictwa do akt konkretnej sprawy. Nawet w sytuacji, gdy udzielone zostało pełnomocnictwo ogólne, nie zwalnia to z obowiązku załączenia dokumentu pełnomocnictwa do akt konkretnej sprawy (wyrok NSA z 24 października 2007 r., II FSK 1217/06; wyrok WSA w Olsztynie z 29 listopada 2012 r., I SA/Ol 579/12).

Na marginesie należy również zauważyć, że złożenie pełnomocnictwa w postępowaniu przed organem podatkowym nie zwalnia strony z obowiązku dołączenia do akt sprawy pełnomocnictwa przy pierwszej czynności procesowej w postępowaniu sądowo-administracyjnym przed wojewódzkim sądem administracyjnym.