Do 31 stycznia trzeba złożyć PIT-4R

- W 2012 r. nasz zakład pracy dokonał rocznego obliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych za 2011 r. na druku PIT-40 tym wszystkim pracownikom, którzy do 9 stycznia 2012 r. złożyli wniosek w tej sprawie. Na skutek tego rozliczenia u niektórych pracowników powstała niedopłata lub nadpłata podatku dochodowego. W związku z tym, że po raz pierwszy obliczaliśmy podatek dochodowy naszym pracownikom, to mamy różne wątpliwości w tym zakresie. W jaki sposób należy rozliczyć kwoty wynikające z różnic w podatku dochodowym w PIT-4R za 2012 r.?

– pyta czytelniczka.

Co do zasady obowiązek rocznego rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych ciąży na podatniku (np. pracowniku). Jednak w określonych przypadkach obowiązkiem tym podatnik może obciążyć płatnika (np. zakład pracy).

Podatnik, który chce, aby to płatnik dokonał za niego rocznego obliczenia podatku dochodowego, musi złożyć temu płatnikowi oświadczenie dla celów dokonania rocznego obliczenia podatku dochodowego od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym (PIT-12). Złożenie tego oświadczenia spowoduje po stronie płatnika powstanie obowiązku rocznego obliczenia podatku za podatnika na formularzu PIT-40.

Konieczne jest oświadczenie

Warunkiem dokonania przez zakład pracy rocznego rozliczenia podatku jest złożenie przez pracownika oświadczenia przed 10 stycznia roku następującego po roku podatkowym. Wówczas zakład pracy w terminie do końca lutego ma obowiązek sporządzić PIT-40 i przekazać to rozliczenie zarówno podatnikowi, jak i urzędowi skarbowemu.

Zaliczki za wysokie albo za niskie

Z rozliczenia podatku dochodowego dokonanego na formularzu PIT-40 może u danego pracownika wynikać nadpłata lub niedopłata podatku dochodowego. Różnice, o których mowa w pytaniu, pracodawca rozlicza w deklaracji rocznej PIT-4R za 2012 r., której termin złożenia upływa 31 stycznia 2013 r.

Na sposób ich rozliczenia wskazuje art. 37 ust. 4 ustawy o PIT, z które- go wynika, że różnicę między podatkiem wynikającym z rocznego obliczenia a sumą zaliczek pobranych za miesiące od stycznia do grudnia pobiera się z dochodu za marzec roku następnego. Różnicę tę, na wniosek podatnika, pobiera się z dochodu za kwiecień roku następnego.

Pracodawca sporządza PIT-40 do końca lutego

W razie gdy stosunek uzasadniający pobór zaliczek ustał w styczniu lub w lutym, różnicę pobiera się z dochodu za miesiąc, za który została pobrana ostatnia zaliczka. Pobraną różnicę płatnicy wpłacają na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje właściwy dla płatnika naczelnik urzędu skarbowego, łącznie z zaliczkami za te miesiące.

Jeżeli z rozliczenia rocznego wynika nadpłata, zalicza się ją na poczet zaliczki należnej za marzec, a jeżeli po pobraniu tej zaliczki pozostaje nadpłata, to płatnik zwraca ją podatnikowi w gotówce. Zwrócone nadpłaty w gotówce płatnik potrąca z kwot pobranych zaliczek przekazywanych urzędom skarbowym, wykazując je w dekla- racji rocznej (PIT-4R).

Przykład

W 2012 r. zakład pracy dokonał rocznego obliczenia podatku dochodowego za 2011 r. na druku PIT-40 tym pracownikom, którzy terminowo złożyli wniosek w tej sprawie, w tym m.in. pani Annie Nowak i panu Adamowi Adamskiemu. W wyniku tego rozliczenia powstały:

– u pani Nowak – niedopłata podatku dochodowego w kwocie 50 zł,

– u pana Adamskiego – nadpłata podatku dochodowego w kwocie 280 zł.

U obojga pracowników zaliczka na podatek dochodowy za marzec 2012 r. wyniosła 200 zł.

Niedopłatę podatku dochodowego za 2011 r. u Anny Nowak w kwocie 50 zł zakład pracy zobowiązany był rozliczyć poprzez pomniejszenie jej dochodu za marzec 2012 r. Wynagrodzenie netto otrzymane przez panią Annę „do ręki" zostało pomniejszone o 50 zł (w porównaniu z wynagrodzeniem, jakie otrzymałaby bez rozliczania niedopłaty wynikającej z PIT-40 za 2011 r.). Zakład pracy wykaże dodatkowo pobrany podatek w kwocie 50 zł w PIT-4R za 2012 r. w części C „Wykazu należnych zaliczek na podatek dochodowy za poszczególne miesiące roku podatkowego" jako „Dodatkowo pobrany podatek wynikający z rozliczenia za rok ubiegły".

Natomiast nadpłatę podatku dochodowego za 2011 r. u Adama Adamskiego w kwocie 280 zł zakład pracy zaliczył na poczet zaliczki na podatek dochodowy należnej za marzec 2012 r. w kwocie 200 zł. Natomiast pozostałą część nadpłaty podatku za 2011 r. w kwocie 80 zł płatnik wypłacił panu Adamowi w gotówce. W rezultacie wynagrodzenie netto otrzymane przez Adama Adamskiego „do ręki" było wyższe o 280 zł (w porównaniu z wynagrodzeniem, jakie otrzymałby bez rozliczania nadpłaty wynikającej z PIT-40 za 2011 r.).

Zakład pracy wykaże nadpłatę podatku dochodowego za 2011 r. – w kwocie 280 zł zaliczoną na poczet zaliczki należnej za marzec 2012 r. oraz wypłaconą w gotówce – w PIT-4R za 2012 r. w części C stanowiącej wykaz należnych zaliczek jako „Nadpłaty wynikające z rozliczenia za rok ubiegły oraz zwrot nadpłat w gotówce, zaliczone na poczet należnej zaliczki".

Pomniejszenie w marcu

W sytuacji opisanej w pytaniu niedopłatę podatku dochodowego za 2011 r. zakład pracy był zobowiązany rozliczyć poprzez dokonanie pomniejszenia dochodu pracownika za marzec 2012 r. Powinien wykazać kwotę dodatkowo pobranego podatku w deklaracji rocznej za 2012 r. (część C, wiersz 6, poz. 93 PIT-4R(3)).

W takiej sytuacji pracownik mógł też złożyć płatnikowi wniosek o rozliczenie niedopłaty podatku dochodowego wynikającej z PIT-40 za 2011 r. z dochodu uzyskanego w kwietniu 2012 r. Wówczas kwotę podatku pobranego na wniosek pracownika z dochodu za kwiecień pracodawca musi wykazać w poz. 94 deklaracji rocznej jako zaliczkę należną za ten miesiąc.

Natomiast nadpłatę podatku dochodowego za 2011 r. zakład pracy powinien zaliczyć na poczet zaliczki na podatek dochodowy należnej za marzec 2012 r. Jeżeli po pobraniu tej zaliczki nadal pozostawała nadpłata podatku, to wówczas tę pozostałą kwotę należało wypłacić pracownikowi w gotówce.

Po zakończeniu roku zakład pracy powinien wykazać nadpłatę podatku dochodowego za 2011 r., która została zaliczona na poczet zaliczki należnej za marzec 2012 r. oraz wypłacona w gotówce, w deklaracji rocznej za 2012 r. (część C, wiersz 7, poz. 97 PIT-4R(3)). Termin złożenia deklaracji PIT-4R za 2012 r., w której podatnik dokona rozliczenia powstałych różnic, upłynie 31 stycznia 2013 r.