Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474]ustawy o PIT[/link] zwolnione od podatku są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Z przepisu tego wynika, że pracownik nie zapłaci podatku, jeśli spełnionych będzie kilka warunków. [b]Przede wszystkim ekwiwalent musi mieć charakter pieniężny. Zwolnienie nie ma więc zastosowania, jeśli w zamian za zużyte w czasie pracy narzędzia pracownik otrzyma nowe[/b].

Poza tym art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT dotyczy tylko narzędzi, materiałów i sprzętu, które są własnością podatnika (nie dotyczy to np. sytuacji, gdy zostały mu one użyczone).

[srodtytul]Trzeba zawsze gromadzić dowody[/srodtytul]

Jest jeszcze jeden warunek. Aby nie pobierać podatku, płatnik musi potrafić udowodnić, że pracownik używa należącego do niego sprzętu. Powinno to wynikać np. z umowy między firmą a pracownikiem. Poza tym [b]kwota ekwiwalentu musi odpowiadać rzeczywiście poniesionym przez pracownika wydatkom.[/b]

Problemem tym zajmował się [b]Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w wyroku z 13 marca 2007 r. ( I SA/Wr 59/07).[/b]

Sprawa dotyczyła wniosku o interpretację. Zwróciła się z nim firma, która wypłaca pracownikom ekwiwalenty w formie ryczałtu za używanie przez nich na potrzeby pracodawcy telefaksów, telefonów stacjonarnych, komórkowych, komputerów, łącz internetowych oraz elektronarzędzi.

Uwiarygodnieniem własności narzędzi są kopie dowodów ich zakupu lub oświadczenia pracowników. Wysokość ekwiwalentu określana jest w umowie zawartej z konkretnym pracownikiem.

Organy podatkowe uznały, że taki ekwiwalent nie będzie zwolniony od podatku bez udokumentowania faktu używania wskazanego wyposażenia przez pracownika. Wskazały one, że art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT jest odstępstwem od zasady powszechności opodatkowania.

Każdy przypadek wypłacenia ekwiwalentu musi być poddany analizie. [b]Możliwość objęcia zwolnieniem wymaga prawidłowego udokumentowania własności używanych przez pracownika narzędzi.[/b]

Zdaniem organów nie wystarczy samo oświadczenie pracownika oraz potwierdzenie, że w określonym czasie faktycznie wykorzystywał on własne narzędzia w pracy. Okoliczność ta może być potwierdzona np. billingiem rozmów telefonicznych. Izba skarbowa zwróciła uwagę, że dla określenia wielkości ekwiwalentu istotne są rodzaj pracy i częstotliwość wykorzystywania narzędzi na potrzeby pracodawcy oraz stopień ich zużycia.

Sprawa trafiła do sądu. W skardze płatnik wskazał, że dla wielkości ekwiwalentu nie mają znaczenia faktyczne wydatki pracownika ponoszone na opłaty za rozmowy telefoniczne lub korzystanie z połączeń internetowych.

Jego zdaniem, chcąc zakwestionować umowy, organ podatkowy powinien wykazać, że mają one charakter bezprawny lub pozorny. Nie można natomiast podawać w wątpliwość faktu dokonania czynności wynikającej z umowy tylko dlatego, że brak jest jej pisemnej dokumentacji.

[srodtytul]Zwolnienie nie dotyczy ryczałtu[/srodtytul]

Sąd nie zgodził się z tymi argumentami i przyznał rację organom podatkowym. Wskazał, że dokonując interpretacji pojęcia „ekwiwalent”, trzeba sięgnąć do jego znaczenia językowego. Oznacza to, że chodzi o „odpowiednik, równoważnik”.

Należy uznać, że ustawodawca zwalnia od podatku kwotę pieniężną równoważną wartości używania przez pracownika do wykonywania pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu.

[b]Płatnik powinien więc zażądać od pracownika dowodu, który nie budzi wątpliwości, że konkretne narzędzie jest jego własnością. [/b]Z reguły będą to dowody zakupu. Oświadczenie, aby mogło stanowić dowód własności sprzętu czy narzędzi, nie może budzić wątpliwości. Powinno więc być poparte dowodami, które pozwolą bez wątpienia uznać je za potwierdzające prawo własności.

Drugą przesłanką do zastosowania zwolnienia jest wykazanie, czy i w jakim zakresie narzędzia były rzeczywiście wykorzystywane do pracy. Muszą zatem zostać zgromadzone dowody, które potwierdzą posługiwanie się przez pracownika własnym sprzętem przy wykonywaniu zadań służbowych.

Trzeba przy tym pamiętać, że ekwiwalent to świadczenie pieniężne równoważące używanie przez pracownika swojego sprzętu.

Z dokumentacji musi więc wynikać np. liczba roboczogodzin używania danego sprzętu oraz jej wartość, w przypadku telefonów – wykaz rozmów służbowych wykonanych z prywatnego telefonu pracownika, normy zużycia używanych narzędzi. Zwolnienia nie stosuje się bowiem do zwrotu dokonanego w formie ryczałtu.

[srodtytul]Wypłata na materiały biurowe[/srodtytul]

Ekwiwalent może być nawet wypłacany w celu pokrycia wydatków za zakup materiałów biurowych.

Potwierdza to [b]odpowiedź Izby Skarbowej w Poznaniu z 18 listopada 2008 r. (ILPB1/415-675/08-2/AK).[/b] Wnioskodawca wskazał, że nie kupuje i nie wydaje pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę na stanowiskach urzędniczych materiałów biurowych (długopisy, ołówki, gumki itp.).

W zamian wypłaca im kwartalnie ekwiwalent. Izba skarbowa zgodziła się, że jest on zwolniony od podatku. To dlatego, że zgodnie z art. 94 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B5E347C50E4D2860978BAD3D891C7A48?n=1&id=76037&wid=337521]kodeksu pracy[/link] pracodawca zobowiązany jest do stworzenia pracownikowi prawidłowych warunków pracy (m.in. odpowiedniego przygotowania stanowiska pracy).

[srodtytul]Firma ma dodatkowe koszty[/srodtytul]

W [b]interpretacji z 6 maja 2009 r. (ITPB1/415-118/09/PSZ) Izba Skarbowa w Bydgoszczy [/b]zajmowała się problemem ekwiwalentu wypłacanego pracownikowi serwisu komputerowego, który wykonuje pracę za pomocą narzędzi stanowiących jego własność.

W tym celu firma zawarła z pracownikiem umowę, na podstawie której używa on do celów służbowych należących do niego narzędzi, materiałów lub sprzętu. Pracodawca zobowiązał się, że będzie pokrywał koszty ich użycia przez wypłatę miesięcznego ekwiwalentu.

Na pracowniku ciąży natomiast obowiązek posiadania, utrzymywania w pełnej sprawności sprzętu wskazanego w umowie (służącego do diagnostyki, konserwacji i naprawy drukarek).

Izba skarbowa potwierdziła, że taki ekwiwalent będzie kosztem firmy. Jego wypłata ma bowiem związek z jej przychodami. Nie został wymieniony w katalogu wydatków, których nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów.

[ramka][b]Inne ekwiwalenty bez PIT[/b]

[b]W myśl ustawy o PIT zwolnione od podatku są m.in. świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia:[/b]

- przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 11).

- wynikające z zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym ze względu na szczególne warunki i charakter pełnionej służby, przysługujące osobom pozostającym w stosunku służbowym, przyznane na podstawie odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 11a).[/ramka]