Często zdarza się, że firma zajmująca się sprzedażą danych towarów lub usług funduje swoim kontrahentom (faktycznym lub potencjalnym) udział w szkoleniu, seminarium, konferencji.

Niejednokrotnie odbywają się one za granicą, nawet w tak egzotycznych miejscach jak Tajlandia, Brazylia czy Kenia. Często organizację takiego wyjazdu podatnik powierza wyspecjalizowanej firmie (biuru podróży), a sam pokrywa koszty przelotu, zakwaterowania w hotelu, wyżywienia, miejscowych przejazdów, wynajęcia sali konferencyjnej itd. Czy tego typu wydatki może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

[b]Czy zaproszeni kontrahenci mają z tego tytułu przychód, a jeśli tak, to czy jest on opodatkowany i kto uiszcza podatek?[/b]

Gdyby chodziło o czysty sponsoring (taki jak podczas imprez sportowych czy kulturalnych), sprawa byłaby w miarę prosta, bo w tym wypadku z reguły organy podatkowe domagają się wykazania ekwiwalentności świadczeń. Ale jak oczekiwać takiej ekwiwalentności od lekarza, farmaceuty czy profesora wyższej uczelni, którego zaprosiliśmy na bezpłatne szkolenie?

W takich sytuacjach rzecz sprowadza się do rozstrzygnięcia, w jakim celu wyjazd jest organizowany.

[srodtytul]Co nie jest kosztem…[/srodtytul]

Jeżeli wyjazd ma służyć utrzymywaniu kontaktów handlowych, budowaniu prestiżu i wywołaniu jak najlepszego wrażenia na kontrahentach, to związane z nim wydatki zostaną uznane za koszty reprezentacji. Tym samym nie będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Zabrania tego art. 16 ust. 1 pkt 28 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]ustawy o CIT[/link].

Tak tłumaczą to organy podatkowe. Niestety, nie jest to takie oczywiste, ponieważ samo pojęcie „reprezentacja” nigdy nie zostało zdefiniowane w przepisach podatkowych i z tego powodu od lat bywa jedynie interpretowane przez ekspertów, organy podatkowe i sądy.

Z reguły sięga się tu po definicję słownikową; „reprezentacja” jest wyjaśniana jako „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną” (tak choćby w internetowym wydaniu „Słownika języka polskiego” PWN).

Z tego wynika, że – jak wyjaśniła [b]Izba Skarbowa w Bydgoszczy, w interpretacji z 27 sierpnia 2009 r. (ITPB3/423-281/09/MK)[/b], „o reprezentacji można mówić w odniesieniu do działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami. Obejmuje ona zarówno działania zmierzające do

- stworzenia oczekiwanego wizerunku, pozycji podatnika jako podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, jak i

- stworzenia korzystnych warunków w celu nawiązania nowych lub też podtrzymania (rozszerzenia) dotychczasowych kontaktów”.

Wszelkie wydatki na ten cel nie są kosztem uzyskania przychodu. W szczególności dotyczy to wydatków poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów, w tym alkoholowych.

[srodtytul]…a co kosztem jest[/srodtytul]

Jeżeli natomiast wyjazd jest organizowany po to, by zachęcić potencjalnych klientów do nawiązania współpracy, a aktualnych do utrzymania kontaktów i nabywania kolejnych towarów i usług, to wydatki na ten cel zostaną zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Są bowiem uznawane za wydatki reklamowe, a te – jeśli tylko są związane z prowadzoną przez podatnika działalnością – stanowią w całości koszty uzyskania przychodów (art. 15 ust. [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]ustawy o CIT[/link]).

[srodtytul]Kiedy sprzedaż, kiedy prestiż[/srodtytul]

Problem polega na tym, że trudno jednoznacznie stwierdzić, kiedy firma wyłącznie zachęca do zakupów, a kiedy buduje swój prestiż. Czy przekonywanie o zaletach danego towaru i jego przewadze nad konkurencyjnymi to reklama jedynie produktu, czy również samej firmy?

Czy szkolenie w zakresie obsługi towaru (przez potencjalnych klientów) lub jego dalszej dystrybucji (np. przez lekarzy, farmaceutów) nosi walor wyłącznie edukacyjny, czy służy również prezentacji firmy jako wiarygodnego i rzetelnego partnera w interesach, dbającego o poziom obsługi klienta?

„Wskazane koszty mogą mieć zarówno znamiona wydatków na promocję, reklamę, jak i na reprezentację, w zależności od całokształtu okoliczności związanych z organizacją szkolenia” – wyjaśniła bydgoska izba skarbowa we wspomnianym piśmie z 27 sierpnia 2009 r.

A w innej [b]interpretacji – z 23 lutego 2009 r. (ITPB3/423-685/ 08/MT)[/b], dodała:

„Zarówno reprezentacja, jak i reklama zmierza do pozyskania nowych nabywców na towar lub usługę albo do zwiększenia wolumenu obrotów, jednak realizowane są one za pomocą odmiennych środków”.

[srodtytul]Reklamować można samą firmę[/srodtytul]

Co więcej, zdaniem bydgoskiej izby, nawet jeśli brak jest czasami reklamy produktowej, a wydatki służą jedynie promocji samego znaku firmowego, to niekoniecznie należy uznać je za służące reprezentacji. Reklama może bowiem dotyczyć nie tylko towaru czy usługi, ale i samej firmy (przedsiębiorstwa). Innymi słowy impreza nie musi być zorganizowana wyłącznie w celu reklamy konkretnego towaru lub usługi.

Wprawdzie interpretacja bydgoskiej izby odnosiła się do sponsorowania różnego rodzaju imprez sportowych, kulturalnych i edukacyjnych, ale skoro izba zgodziła się na zaliczenie do kosztów wydatków na organizowanie konkursów poetyckich i muzycznych, widowisk artystycznych, imprez plenerowych i koncertów (w tym koncertu upamiętniającego rocznicę śmierci Jana Pawła II), dlaczego nie miałaby aprobować wliczenia do kosztów wydatków na wyjazd dla kontrahentów?

[srodtytul]Dla kogo?[/srodtytul]

Niestety, z interpretacji widać, że organy podatkowe same mają problem z jednoznacznym zakwalifikowaniem wydatków. Raz pozwalają zaliczyć w koszty wydatki na promocję wizerunku producenta, jego nazwy i logo, bo traktują je jako reklamę firmy, innym razem wyrzucają z kosztów, bo uważają je za „służące budowaniu prestiżu i wywołaniu jak najlepszego wrażenia na kontrahentach”.

Dlatego czasami organy podatkowe wprowadzają własne, dodatkowe kryteria rozróżniające. Przykładowo we wspominanej już interpretacji z 27 sierpnia 2009 r. Izba Skarbowa w Bydgoszczy szczególny nacisk kładzie na to, dla kogo wyjazd jest organizowany.

Bo „jeśli możliwość uczestniczenia w szkoleniu (konferencji) mieli tylko wyselekcjonowani aktualni partnerzy handlowi spółki – grupa podmiotów o określonym «potencjale zakupowym towarów», i jeśli spotkanie to zostało przygotowywane z myślą o budowaniu relacji z nimi, wydatki na jego organizację, w tym koszty usług gastronomicznych, mają charakter reprezentacyjny” – stwierdziła izba. Co innego, gdyby „liczba uczestników nie była wynikiem ich selekcji”.

[srodtytul]Lekarze i aptekarze[/srodtytul]

Gdy chodzi o wyjazdy dla lekarzy, aptekarzy i osób prowadzących hurtownie farmaceutyczne, to sprawa jest o tyle prostsza, że ustawa z 6 września 2001 r. [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=EFDFE35C2027CDC08D4D034CCDD200B4?id=262765]Prawo farmaceutyczne (DzU z 2008 r. nr 45 poz. 271 ze zm.)[/link] wprost mówi, co jest reklamą.

Zgodnie z jej art. 52 ust. 1 reklamą produktu leczniczego jest działalność polegająca na informowaniu lub zachęcaniu do stosowania produktu leczniczego, mająca na celu zwiększenie: liczby przepisywanych recept, dostarczania, sprzedaży lub konsumpcji produktów leczniczych.

W szczególności dotyczy to sponsorowania spotkań promocyjnych, konferencji, zjazdów i kongresów naukowych dla osób upoważnionych do wystawiania recept lub osób prowadzących obrót produktami leczniczymi.

Jednocześnie prawo farmaceutyczne zabrania wręczania, oferowania i obiecywania tym osobom korzyści materialnych, prezentów i różnych ułatwień, nagród, wycieczek oraz organizowania i finansowania spotkań promocyjnych produktów leczniczych, podczas których przejawy gościnności wykraczają poza główny cel tego spotkania.

Zakaz ten nie dotyczy dawania przedmiotów o wartości materialnej nieprzekraczającej kwoty 100 złotych, związanych z praktyką medyczną lub farmaceutyczną, opatrzonych znakiem reklamującym daną firmę lub produkt leczniczy.

I tymi właśnie ograniczeniami, wynikającymi z prawa farmaceutycznego, w dużej mierze kierują się organy podatkowe, rozstrzygając o dopuszczalności zaliczania konkretnych wydatków do kosztów podatkowych.

[srodtytul]Przelot, zakwaterowanie i wyżywienie[/srodtytul]

Zasadniczo, przy wszystkich tych zastrzeżeniach, organy podatkowe skłonne są uznać za koszty uzyskania przychodu wydatki na przelot, zakwaterowanie w hotelu, wyżywienie, wynajęcie sali konferencyjnej, wynagrodzenie wykładowców.

Przykładowo [b]Izba Skarbowa w Warszawie w decyzji z 23 lipca 2007 r. (1401/BP-II/4210-43/07/JM)[/b] uznała, że wydatki z tytułu wynajmu pokoi hotelowych, usług kateringowych, wyżywienia i przejazdów uczestników spotkań promocyjnych są kosztem podatkowym, bo „bez zapewnienia przez spółkę tym osobom zakwaterowania, wyżywienia, jak i kosztów dojazdu, uniemożliwiłoby organizację takiego szkolenia, a tym samym nie byłaby możliwa reklama produktów spółki”.

Zdaniem izby wszystkie te działania są objęte definicją reklamy produktu leczniczego zawartą w art. 52 ust. 1 i 2 prawa farmaceutycznego, a tym samym stanowią koszt uzyskania przychodów.

Warszawska izba potwierdziła to raz jeszcze w [b]interpretacji z 23 października 2008 r. (IPPB3/423-1294/08-2/AS)[/b], uznając, że koszty opłaty zjazdowej, zakwaterowania, dojazdu na konferencje i kongresy naukowe, podczas których zapewniony jest pobyt i wyżywienie, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli tylko przejawy gościnności nie wykraczają poza główny cel tego spotkania.

Identycznie wypowiedziała się [b]Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 7 października 2009 r. (ILPB3/423-541/09-2/KS)[/b].

Co ciekawe, zastrzeżenie, by „przejawy gościnności nie wykraczały poza główny cel szkolenia” (zapożyczone najwyraźniej z prawa farmaceutycznego), pojawia się w wyjaśnieniach organów podatkowych nawet wtedy, gdy wyjazdy nie są organizowane dla branży medycznej.

[srodtytul]Dodatkowe atrakcje[/srodtytul]

A co z dodatkowymi atrakcjami, jak zwiedzanie, miejscowe wycieczki, wyjście do kina, teatru?

Wszystkie wydatki, które mogą być związane z organizacją imprez towarzyszących szkoleniu, nie są kosztem uzyskania przychodu – stwierdziła jednoznacznie bydgoska izba skarbowa.

[srodtytul]Co z gadżetami[/srodtytul]

Inaczej rzecz się ma z prezentami dla kontrahentów. Jeżeli są niewielkiej wartości i mają charakter reklamowy (na co wskazuje logo na prezencie), to organy podatkowe skłonne są zaliczać je do kosztów uzyskania przychodu.

Dlatego firma organizująca szkolenie czy konferencję pomniejszy swój przychód o wydatki na rozdawane podczas imprezy koszulki, długopisy, kartki świąteczne, kubki, smycze, kalendarze itp.

Natomiast problematyczne byłoby zakwalifikowanie do kosztów wydatków na zakup biżuterii, kosmetyków czy sprzętu elektronicznego.

[srodtytul]Cudze nie jest kosztem[/srodtytul]

Fiskus nie zgadza się natomiast na zaliczanie do kosztów podatkowych wydatków na uczestnictwo lekarzy w szkoleniach organizowanych przez inne podmioty, np. przez zagraniczny podmiot należący do tej samej grupy kapitałowej albo przez krajowy lub zagraniczny podmiot niezwiązany z podatnikiem.

W interpretacji indywidualnej z grudnia 2008 r. (sygnatura nieznana) minister finansów uznał, że podatnik nie ma prawa zaliczać do kosztów wydatków związanych z uczestnictwem polskich lekarzy w konferencjach krajowych i zagranicznych organizowanych przez inne podmioty.

Chodziło o sytuację, w której firma pokrywała koszt uczestnika – lekarza z polskiego szpitala, w zagranicznej konferencji. Były to koszty uczestnictwa w kongresie (zasadniczo udział w nim był płatny) oraz dojazdu na miejsce i z powrotem. Mimo że firma, sponsorując w ten sposób udział polskich lekarzy, była czasami przedstawiana jako sponsor lub współorganizator, minister finansów nie zgodził się na zaliczenie tych wydatków do kosztów.

Uznał bowiem, że wydatki ponoszone w związku z pokrywaniem kosztów uczestnictwa lekarzy w szkoleniach organizowanych przez inne podmioty są darowizną, a zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 14 ustawy o CIT darowizny nie są kosztem uzyskania przychodów.

Opinię tę podzielił [b]Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 23 września 2009 r. (III SA/Wa 629/09)[/b], stwierdzając, że skoro lekarz uczestniczy w konferencjach organizowanych przez innego przedsiębiorcę nieodpłatnie z jego strony, a odpłatnie ze strony spółki, to ma tu zastosowanie art. 16 ust. 1 pkt 14 ustawy o CIT, wyłączający darowizny z kosztów uzyskania przychodów podatnika.

„Kontrola przeprowadzona w firmie P wykazała, że biuro podróży specjalizuje się w organizowaniu wyłącznie wyjazdów o charakterze turystycznym. Impreza wykupiona przez podatnika należała do standardowych wyjazdów turystycznych, co potwierdza program pobytu przedstawiony przez biuro podróży, który obejmował zwiedzanie wielu miejsc kultu religijnego. Z przedstawionego programu wynika, że był on bardzo napięty i obejmował zwiedzanie każdego dnia wielu miejsc, położonych często w odległych miejscowościach”

– zauważył jeden z organów podatkowych, kontrolując podatnika, który szkolenie w zakresie handlu złomem, sztuki negocjacji i podpisywania kontraktów zorganizował w... Izraelu.

Wątpliwości organu podatkowego wzbudziło też, że szkolenie w zakresie rozpoznawania metali, dla osób będących specjalistami od handlu, marketingu i obrotu złomem, miała rzekomo prowadzić osoba, która zajmowała się głównie prowadzeniem spraw księgowych i magazynowych.

Wszystkie te wątpliwości podzielił [b]WSA w Rzeszowie w wyroku z 2 lipca 2009 r. (I SA/Rz 539/09).[/b]

Wprawdzie orzeczenie dotyczy szkolenia przeprowadzonego dla pracowników podatnika, ale zastrzeżenia dotyczące jego udokumentowania można odnieść również do wyjazdów organizowanych dla kontrahentów.

[ramka][b]Przygotuj plan, zbieraj dowody[/b]

Po to, żeby móc zaliczyć wydatki do kosztów, należy je właściwie udokumentować (art. 9 ust. 1 ustawy o CIT).

Brak takiej dokumentacji wytknął podatnikowi [b]Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 29 lipca 2008 r. (I FSK 516/07):[/b]

„skoro skarżąca spółka nie przedłożyła dokumentów potwierdzających przeprowadzenie dla współpracujących z nią aptekarzy szkolenia, o które występowały organy podatkowe, w postaci listy uczestników, tematów szkoleń, umów zawartych z osobami, które szkolenie prowadziły, sąd I instancji słusznie uznał, że spółka nie wykazała kosztowego charakteru poniesionych wydatków”.

Jednym z dokumentów, które z pewnością mogą być przydatne, będzie harmonogram wyjazdu. Oto jak sporządziła go firma, która zorganizowała wyjazd na Kretę dla swoich kontrahentów.

[b]I dzień[/b]

– zbiórka uczestników na lotnisku

– wylot na Kretę

– transfer do hotelu

– zakwaterowanie

– czas wolny, kolacja

[b]II – VI dzień[/b]

– śniadanie

– ok. 10 rozpoczęcie szkolenia

– ok. 13 przerwa na obiad

– ok. 14 szkolenie cd.

– ok. 18 zakończenie szkolenia

– kolacja, nocleg

[b]VII dzień[/b]

– śniadanie

– wykwaterowanie z hotelu

– transfer na lotnisko

– wylot do Polski

– pożegnanie grupy

[b]Uwaga:[/b] jeśli w planie wyjazdu znajdą się atrakcje turystycznie, może to wzbudzić podejrzenia organów podatkowych.[/ramka]

[b]Czytaj też artykuły: [/b]

[link=http://www.rp.pl/artykul/56057,434882_Jest_swiadczenie__to_jest_dochod_i_podatek.html]„Jest świadczenie, to jest dochód i podatek”[/link]

[link=http://www.rp.pl/artykul/56111,434886_Nieodplatnie__ale_niekoniecznie_bez_VAT.html]„Nieodpłatnie, ale niekoniecznie bez VAT”[/link]