Zgodnie z zasadą zawartą w art. 111 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=172827]ustawy o VAT[/link] kasy muszą posiadać firmy prowadzące sprzedaż detaliczną, czyli oferujące swoje towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej lub rolnikom, którzy nie rozliczają tego podatku na zasadach ogólnych.

[srodtytul]Zwolnienia bez zmian[/srodtytul]

Nie znaczy to jednak, że klient powinien otrzymać paragon w każdym sklepie lub od wszystkich usługodawców. Ustawa o VAT daje bowiem ministrowi finansów prawo zwolnić niektórych podatników z tego obowiązku. Co prawda w ubiegłym roku Trybunał Konstytucyjny uznał, że upoważnienie to jest zbyt ogólne i zobowiązał ustawodawcę do doprecyzowania przepisów, ale błąd ten został już naprawiony.

Od 1 stycznia wytyczne dla ministra są dużo obszerniejsze. Nie wpłynęło to jednak na zakres zwolnień. Minister finansów [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=336368]w rozporządzeniu z 23 grudnia 2009 r. [/link] postanowił przedłużyć okres obowiązywania dotychczasowych regulacji do końca 2010 r.

Co zaskakujące, jednym z argumentów za takim rozwiązaniem jest trudna sytuacja budżetu. Dlaczego? Wprowadzenie obowiązku posiadania kas dla dużej grupy podatników wiązałoby się z koniecznością udzielenia im ulgi na ich zakup. Zdaniem MF koszt tego dofinansowania mógłby być wyższy niż korzyści wynikające z opodatkowania nieujawnianych dotychczas przychodów.

[srodtytul]Decyduje obrót[/srodtytul]

Przyjęte w rozporządzeniu podstawowe kryterium zwolnienia z posiadania kasy to wysokość obrotów. [b]Zasadą jest, że kas fiskalnych nie muszą instalować firmy, których przychody nie przekraczają 40 tys. zł. U podatników VAT chodzi o sprzedaż netto (bez VAT).

Niższy próg obowiązuje firmy nowe, czyli założone w 2010 r. Wynosi on 20 tys. zł.[/b]

Ponadto trzeba pamiętać, że podatnik, który już raz został zobligowany do zainstalowania kasy, nie może z niej zrezygnować.

W niektórych sytuacjach mogą pojawić się wątpliwości, czy przedsiębiorca jest zwolniony z obowiązku stosowania kasy do momentu przekroczenia 20 tys. zł, czy 40 tys. zł.

Tak będzie, gdy osoba fizyczna przez pewien czas prowadziła firmę, w której nie miała obowiązku stosowania urządzeń fiskalnych (np. kontrahentami byli tylko inni przedsiębiorcy), następnie ją zlikwidowała i po pewnym czasie zarejestrowała nową działalność.

Interpretacje potwierdzają, że w takiej sytuacji obowiązuje wyższy limit. Tak wynika z [b]odpowiedzi z 17 listopada 2008 r. udzielonej przez Izbę Skarbową w Bydgoszczy (ITPP1/443-764/08/AJ). [/b]

[srodtytul]Liczne zwolnienia[/srodtytul]

Od tych zasad przepisy przewidują liczne wyjątki. Przede wszystkim [b]rozporządzenie zawiera obszerny katalog czynności, które nie muszą być ewidencjonowane za pomocą kasy. Wykaz ten ma 47 pozycji. Dzięki temu kas nie muszą instalować m.in. lekarze, prawnicy, księgowi, rikszarze, firmy kurierskie, telekomunikacyjne czy sprzątające.[/b]

Katalog nie zawiera samych tylko czynności przypisanych do branży przedsiębiorstwa. Wynika z niego m.in., że przy zastosowaniu kas rejestrujących nie trzeba ewidencjonować np. dostawy towarów i świadczenia usług przez podatnika na rzecz jego pracowników oraz przez spółdzielnie mieszkaniowe na rzecz członków lub innych osób, którym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu.

Także przedsiębiorcy świadczący usługi dla niewielkiej liczby kontrahentów mogą uniknąć urządzeń fiskalnych. Muszą jednak spełnić dwa warunki. Po pierwsze: każde świadczenie usługi mają dokumentować fakturą, po drugie: wszystkich wykonanych usług w 2009 r. nie mogli mieć więcej niż 50, a odbiorców w tym okresie mniej niż 20.

Ze zwolnienia tego skorzystają także podatnicy rozpoczynający działalność w 2010 r. Gdy jednak pierwszą sprzedaż wykonają w drugiej połowie roku, to liczba ich usług do końca roku nie może przekroczyć 25, a liczba odbiorców 10.

Nie trzeba także wystawiać paragonów za świadczenie usług, za które zapłata w całości następuje za pośrednictwem poczty lub banku na rachunek bankowy podatnika, pod warunkiem że z ewidencji i dowodów dokumentujących transakcję jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie transakcji zapłata dotyczyła.

Możliwość ta nie dotyczy jednak podatników, którzy rozpoczęli ewidencjonowanie tych usług w kasie przed 1 stycznia 2010 r.

[srodtytul]Czasem liczy się większość obrotów[/srodtytul]

Aby nie podlegać obowiązkowi posiadania kasy, nie trzeba koniecznie świadczyć tylko usług zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania. Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia do końca 2010 r. zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania podatników sprzedających towary i usługi wymienione w poz. 1 – 33 załącznika do rozporządzenia, jeżeli w 2009 r. udział obrotów z tego tytułu był wyższy niż 70 proc. w sprzedaży detalicznej ogółem.

Ze zwolnienia tego mogą skorzystać także podatnicy rozpoczynający po 31 grudnia 2009 r. sprzedaż, o której mowa w poz. 1 – 33 załącznika do rozporządzenia. Prawo to przysługuje, gdy przewidywany udział obrotów z tytułu tej sprzedaży w sprzedaży detalicznej ogółem będzie wyższy niż 70 proc.

Z obowiązku posiadania kasy zwolniono także niektórych przedsiębiorców opodatkowanych w formie karty podatkowej. Dotyczy to m.in. świadczących usługi: ślusarskie, w zakresie mechaniki maszyn i urządzeń rolniczych, krawieckie, szewskie, kominiarskie, wyrobu i naprawy instrumentów muzycznych elektrycznych i elektronicznych, zwalczania szkodników roślin i zwierząt.

[srodtytul]Sprzedaż wysyłkowa[/srodtytul]

Kas nie muszą także posiadać sklepy wysyłkowe dostarczające swoje towary pocztą lub przesyłkami kurierskimi. Warunek jest taki, aby zapłata w całości następowała za pośrednictwem poczty lub banku na rachunek bankowy podatnika. Ponadto z ewidencji i dowodów dokumentujących transakcje musi jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnie dostawy zapłata dotyczyła.

To jednak niejedyne ograniczenia. Zwolnienie możliwe jest tylko dla podatników, którzy niezależnie od innych jego wymogów prowadzą szczegółową ewidencję dowodów zapłaty, na podstawie której można ustalić również dane (w tym adres) odbiorcy.

Ponadto sklepy te nie mogą sprzedawać towarów, które bezwzględnie muszą być ewidencjonowane z zastosowaniem kasy fiskalnej. Są to m.in. nagrane płyty CD i DVD.

[ramka][b]Kiedy zwolnienie zależy od faktury[/b]

Niektórzy podatnicy, chcąc uniknąć kasy po przekroczeniu 40 tys. zł obrotów, muszą dokumentować każdą usługę fakturą. Wymóg ten obowiązuje m.in. w stosunku do:

- usług krótkotrwałego zakwaterowania pozostałych, gdzie indziej niesklasyfikowanych, z wyłączeniem usług hotelarskich i turystycznych (PKWiU ex 55.23.15),

- usług magazynowania i przechowywania towarów pozostałych – wyłącznie przechowywanie i dozór mienia (PKWiU ex 63.12.14),

- usług w zakresie wynajmowania nieruchomości na własny rachunek (PKWiU 70.2),

- usług obsługi nieruchomości świadczonych na zlecenie (PKWiU 70.3),

- usług architektonicznych i inżynierskich – wyłącznie usług rzeczoznawstwa (PKWiU ex 74.2).[/ramka]

[ramka][b]Firmy mogą pozbyć się makulatury[/b]

Kopii paragonów nie trzeba przechowywać pięć lat. Dokumenty z 2007 r. i wcześniejsze można już zniszczyć.

Na podstawie § 7 ust. 1 pkt 8 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=291172]rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania (DzU nr 212, poz. 1338)[/link] podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących obowiązani są również do przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres wymagany w ustawie o VAT, [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=582ECDA0581859658EA2BD1E83B507D8?n=1&id=176376&wid=328885]ordynacji podatkowej[/link] oraz [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=0A9C91F09A5DF196E9BF3E3A17ED1D94?id=324433]ustawie o rachunkowości[/link].

Natomiast w myśl § 19 ust. 1 tego rozporządzenia kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym potwierdzających wykonanie do 31 grudnia 2011 r. sprzedaży należy przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.

Zasada ta nie dotyczy kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas. Oznacza to, że pięcioletni okres przechowywania nie obejmuje paragonów w formie papierowej.

Potwierdzają to [b]interpretacje indywidualne, np. Izby Skarbowej w Warszawie z 29 października 2009 r. (IPPP2/443-903/09-2/AZ)[/b] oraz I[b]zby Skarbowej w Poznaniu z 6 października 2009 r. (ILPP2/443-1066/09-2/MN).[/b]

Wynika z nich, że skrócony okres przechowywania dotyczy także paragonów wystawionych przed 1 grudnia 2008 r., kiedy weszło w życie rozporządzenie wprowadzające takie udogodnienie.[/ramka]

[srodtytul]NIEKTÓRE TRANSAKCJE TYLKO Z PARAGONEM[/srodtytul]

[b]Niektóre firmy muszą posiadać urządzenie fiskalne, mimo że ich obroty detaliczne nie przekraczają ustalonych w rozporządzeniu limitów. To dlatego że są transakcje, które zawsze muszą być dokumentowane paragonem[/b]

Rozporządzenie ustanawia katalog czynności, które bezwzględnie muszą być ujmowane w kasie. Muszą ją posiadać przedsiębiorcy:

- zajmujący się sprzedażą gazu płynnego,

- świadczący usługi przewozów regularnych i nieregularnych pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyjątkiem przewozów, o których mowa w poz. 6 i 7 załącznika do rozporządzenia,

- świadczący usługi przewozu osób i ładunków taksówkami.

Obowiązek ten dotyczy także firm zajmujących się dostawą:

- silników spalinowych tłokowych, wewnętrznego spalania, typu stosowanego w pojazdach mechanicznych (PKWiU 34.10.1),

- nadwozi do pojazdów mechanicznych, przyczep i naczep (PKWiU 34.2),

- części i akcesoriów do pojazdów mechanicznych i ich silników (PKWiU 34.3),

- sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (ex PKWiU 32),

- sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (ex PKWiU 33.40.3),

- wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których sprzedaż nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT,

- nagranych, z zapisanymi danymi lub zapisanymi pakietami oprogramowania komputerowego (w tym również sprzedawanych łącznie z licencją na użytkowanie) płyt CD, DVD, kaset magnetofonowych, taśm magnetycznych (w tym kaset wideo), dyskietek, kart pamięci, kartridży,

- wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych (bez względu na symbol PKWiU),

- wyrobów tytoniowych (PKWiU 16.00), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2 proc. oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5 proc. (bez względu na symbol PKWiU).

Od zasady, że wszystkie te czynności muszą być dokumentowane paragonem, przewidziano jednak wyjątek. Nakaz ten nie dotyczy niektórych dostawy na rzecz pracowników (np. sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, nagranych płyt CD, DVD).

To bardzo istotne ułatwienie, bo niepotrzebny już w firmie sprzęt często sprzedawany jest właśnie pracownikom.

[srodtytul]INSTALACJĘ CZASAMI TRZEBA PRZEPROWADZIĆ OD RAZU PO PRZEKROCZENIU LIMITU[/srodtytul]

[b]Nowe firmy muszą z wyprzedzeniem podawać, kiedy ich obroty detaliczne przekroczą 20 tys. zł. To dlatego że od razu tracą zwolnienie[/b]

Przepisy ściśle określają, od kiedy przedsiębiorca powinien rozpocząć stosowanie kas fiskalnych. Firmy zwolnione z tego obowiązku ze względu na obroty nieprzekraczające 40 tys. zł tracą zwolnienie po upływie dwóch miesięcy, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym w 2010 r. przekroczyły tę kwotę obrotów.

Mogą więc z odpowiednim wyprzedzeniem zaplanować wprowadzenie kas. Dużo bardziej restrykcyjne są zasady przewidziane dla firm dopiero rozpoczynających sprzedaż detaliczną. Te tracą bowiem prawo do zwolnienia w dniu, w którym obroty przekroczą 20 tys. zł.

Podatnicy, którzy stracą prawo do rozliczania się w formie karty podatkowej lub się go zrzekną, również mają dwa miesiące na wprowadzenie kasy (liczone od początku następnego miesiąca).

Takie same zasady dotyczą osób rozliczających się w formie karty, które utraciły zwolnienie z obowiązku posiadania kasy, bo zatrudniły pracowników. Należy jednak podkreślić, że będą musiały zainstalować kasę dopiero wtedy, gdy ich sprzedaż detaliczna przekroczy 40 tys. zł.

Najbardziej skomplikowane są zasady dotyczące firm, w których udział sprzedaży zwolnionej w ogólnej kwocie obrotów detalicznych przekracza 70 proc. Termin wprowadzenia kas zależy wtedy od momentu rozpoczęcia sprzedaży.

Podatnicy kontynuujący lub rozpoczynający działalność w pierwszym półroczu 2010 r. muszą ją zainstalować najpóźniej po upływie dwóch miesięcy, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po sześciomiesięcznym okresie sprzedaży detalicznej w 2010 r., jeżeli w tym czasie udział ten był równy lub niższy niż 70 proc.

Firmy rozpoczynające działalność w drugim półroczu 2010 r. tracą zwolnienie, jeśli odpowiednia proporcja liczona do końca roku jest równa lub niższa niż 70 proc. Muszą wtedy rozpocząć instalację kas od 1 marca 2011 r.

We wskazanych terminach podatnicy muszą rozpocząć ewidencjonowanie przy zastosowaniu co najmniej 1/5 (w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych) kas rejestrujących, które zostały zgłoszone we właściwym urzędzie skarbowym do prowadzenia ewidencji we wszystkich miejscach prowadzenia sprzedaży, na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania.

Od pierwszego dnia każdego następnego miesiąca podatnicy są obowiązani zainstalować kolejne kasy rejestrujące, nie mniej niż w pierwszym miesiącu ewidencjonowania.

Rozpoczęcie wydawania paragonów na tych zasadach przedłuża odpowiednio okres zwolnienia dla obrotów ewidencjonowanych na stanowiskach kasowych w kolejnych miesiącach.

[srodtytul]Z ULGI MOŻNA SKORZYSTAĆ DWA RAZY[/srodtytul]

[b]Jeszcze niedawno wydawało się, że firma tylko raz może korzystać z dofinansowania zakupu kas fiskalnych przez państwo. Zmienił to wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego. [/b]

Chodzi o [b]orzeczenie z 23 lipca 2009 r. (I FSK 1910/08).[/b]

Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90 proc. jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Ust. 5 tego przepisu stanowi, że w sytuacji gdy podatnik rozpoczął ewidencjonowanie obrotu w obowiązujących terminach i wykonuje wyłącznie czynności zwolnione od VAT lub jest zwolniony podmiotowo od tego podatku, urząd skarbowy zwraca odpowiednią kwotę na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, w terminie do 25 dnia od daty złożenia wniosku.

Zasady te są jasne, gdy firma jest zmuszona do zakupu kasy ze względu na to, że jej obroty detaliczne przekroczyły 40 tys. zł lub działalność, którą prowadzi, została wykreślona z zawartego w rozporządzeniu katalogu zwolnień.

Sprawa się jednak komplikuje, gdy jedynym powodem instalacji pierwszego urządzenia fiskalnego jest zamiar wykonywania jednej z transakcji, które bezwzględnie muszą być dokumentowane paragonem (np. sprzedaż płyt CD lub papierosów), a podstawowa działalność jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania.

Czy to oznacza, że jeśli zwolnienie to przestanie obowiązywać, to podatnik będzie musiał w całości sfinansować zakup urządzeń fiskalnych z własnej kieszeni?

Nie. Naczelny Sąd Administracyjny uznał, że w takiej sytuacji ulga przysługuje zarówno przy zakupie pierwszej kasy, jak i w momencie, gdy przestanie obowiązywać zwolnienie dotyczące działalności podstawowej.

Taką korzystną dla podatników wykładnię wywalczyła przed sądem Poczta Polska. Przedsiębiorstwo to posiada już bowiem pewną liczbę kas. To dlatego że na niewielką skalę handlowało częściami samochodowymi. Przy ich zakupie skorzystało z ulgi.

Zdaniem PP nie powinno to jednak oznaczać, że nie będzie ona już przysługiwała w sytuacji, gdyby kiedyś usługi przez nią świadczone musiały być dokumentowane paragonem. Poczta zwróciła się z wnioskiem o interpretację w tej sprawie. Izba Skarbowa w Warszawie nie zgodziła się z jej stanowiskiem.

Według niej przepis stanowi wyraźnie, że z ulgi można skorzystać tylko raz, bo tylko raz może powstać obowiązek ewidencjonowania. Tego samego zdania był Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie.

Gdy skarga kasacyjna trafiła do NSA, ten uchylił rozstrzygnięcie sądu niższej instancji i uznał za prawidłową wykładnię przepisów przyjętą przez podatnika. Zdaniem NSA ze sformułowania art. 111 ust. 4 ustawy o VAT nie wynika, że chodzi o pierwsze, jakie wystąpi, rozpoczęcie ewidencjonowania przy użyciu kas, ale o dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania.

Tak jest zarówno wtedy, gdy podatnik jest zobowiązany, mimo zwolnienia, ewidencjonować pewne czynności przy użyciu kas fiskalnych, jak i gdy w związku z upływem terminu zwolnienia określonego w przepisach ma obowiązek całość sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych ewidencjonować za pomocą tych kas.

Co prawda wyrok ten dotyczy brzmienia przepisu sprzed 1 grudnia 2008 r., ale wydaje się, że pozostaje on aktualny. Zmieniła się bowiem wysokość odliczenia, ale sposób sformułowania przepisu się nie zmienił.