Przepisy mówią, że kosztami mogą być wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 23 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474]ustawy o podatku dochodowym[/link] od osób fizycznych (i odpowiednio art. 16 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych[/link]).

[b]Ale uwaga![/b] Nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z osiąganiem przychodów z tytułu działalności gospodarczej mogą być kosztami podatkowymi. Nawet jeśli spełniają wspomniane wcześniej warunki. Aby podatnik mógł je rozliczyć, konieczne jest jeszcze, aby między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu zachodził związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu lub zachowanie źródła tego przychodu.

[srodtytul]To podatnik ma obowiązki[/srodtytul]

Na to, że „możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności w momencie dokonywania wydatku, będzie on miał odzwierciedlenie w przychodach” zwróciła uwagę [b]Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 13 listopada 2009 r. (IPPB1/415-705/09-4/AM). [/b]

Czytamy w niej, że „obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu”.

Podobnie uważają inne organy podatkowe. Twierdzą, że możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, iż wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

[srodtytul]Celem mają być większe przychody…[/srodtytul]

Jak zatem powinien postępować podatnik przy rozliczaniu wydatków związanych z nauką języków obcych?

Izba Skarbowa w Warszawie we wspomnianej już interpretacji zwraca uwagę, że wydatki na naukę języków obcych nie zostały wyłączone z katalogu wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów.

„Jeżeli zatem nauka języków obcych może przyczynić się do osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła, wydatki ponoszone na ten cel mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.”

Zdaniem izby, jeśli podnoszenie kwalifikacji zawodowych przedsiębiorcy poprzez naukę języków obcych stwarza możliwość nawiązania i podtrzymywania kontaktów gospodarczych z kontrahentami zagranicznymi, to poniesione wydatki na ten cel mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Czy tak samo może postąpić właściciel firmy, jeśli zdecyduje się zapłacić za kurs językowy swoich pracowników?

Zapytała o to jedna ze spółek, która wydaje gazety. Chciała kupić sprzęt i materiały do kursów językowych. Miały one służyć dokształcaniu dziennikarzy, pracowników marketingu oraz pracowników administracyjnych. Spółka zastanawiała się, czy poniesione przez nią wydatki mogą być kosztem.

Uznała, że tak. Jej zdaniem kursy te podniosą kwalifikacje pracowników firmy, przekładając się jednocześnie na wzrost jakości pracy oraz możliwości zarówno w dziale reklamy, sekretariacie redakcji, jak też wśród dziennikarzy. Należy je zatem uznać za koszty poniesione przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji pracowników, odbywające się w ścisłym związku z programem rozwoju firmy.

[srodtytul]…i lepsza jakość pracy[/srodtytul]

Z argumentacją tą zgodziła się Izba Skarbowa w Poznaniu.

W [b]interpretacji z 14 sierpnia 2008 r. (ILPB3/423-318/08-4/DS.)[/b] czytamy: „skoro zatem w rozpatrywanej sprawie ponoszone przez spółkę wydatki na zakup sprzętu i materiałów do kursów językowych (…) dla dziennikarzy, pracowników marketingu oraz pracowników administracyjnych są związane z zachowaniem źródła przychodów i nie ma tu zastosowania żaden przepis z art. 16 ww. ustawy wyłączający omawiane wydatki z kosztów uzyskania przychodów, to należy uznać, że powyższe wydatki (…) stanowić będą koszty uzyskania przychodów”.

Podobne wnioski wynikają z [b]interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 17 stycznia 2008 r. (IP-PB3-423-358/07-2/EM).[/b]

Spółka pytała, czy wydatki związane z opłatą za naukę języka angielskiego dla pracowników rejestracji medycznej będą stanowiły koszty uzyskania przychodów.

Izba zgodziła się na taki sposób rozliczenia. W interpretacji czytamy: „nie ulega wątpliwości, iż znajomość języka angielskiego jest niezbędna w przypadku obsługi obcokrajowców oraz właściwej komunikacji z pacjentem korzystającym z usług medycznych. Bariera językowa może w znacznym stopniu ograniczać liczbę potencjalnych klientów i ograniczać możliwość generowania zysku.

Jeżeli więc w przypadku spółki zachodzą takie okoliczności, wówczas można mówić o istnieniu związku przyczynowego między poniesieniem wydatku a celem, jakim jest osiągnięcie bądź zamiar osiągnięcia przychodu i możliwość zaliczenia wydatku na naukę języka angielskiego dla pracowników rejestracji medycznej do kosztów uzyskania przychodów”.

[ramka][b]Potrzebna będzie faktura

Marek Bełdzikowski doradca podatkowy w BSJP Taylor Wessing[/b]

Przesłanką uznania wydatku na naukę języka obcego za koszt uzyskania przychodów jest związek tego wydatku z powstaniem przychodu lub zabezpieczeniem jego źródeł.

W przypadku pracowników „delegowanych” na kurs językowy, aby pracodawca mógł zaliczyć do kosztów opłaty za naukę języka, musi ona wiązać się z charakterem wykonywanej przez pracownika pracy oraz charakterem działalności pracodawcy. Szczególną uwagę na istnienie takiego związku muszą zwracać podatnicy prowadzący własną działalność gospodarczą.

W odniesieniu do nich wydane przez organy podatkowe wiążące interpretacje prawa podatkowego kwestionowały możliwość zaliczenia do kosztów wydatków na naukę języków, jeśli nie miała ona związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, uznając, iż taki wydatek ma charakter wyłącznie osobisty. Dlatego istotne jest przestrzeganie wymogów formalnych związanych z zaliczeniem danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Każdy dowód księgowy powinien zawierać poza określeniem stron dokonujących operacji gospodarczej również opis operacji wraz z jej wartością, datę jej dokonania oraz podpis wystawcy dowodu. Odnosi się to w szczególności do prawidłowej treści faktury dokumentującej przeprowadzenie np. kursu językowego, która powinna zawierać szczegółowe dane dotyczące np. terminu przeprowadzonego kursu oraz jego uczestników (uczestnika).[/ramka]