- Czemu służy oznaczanie dowodu księgowego – stanowiącego podstawę wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów – numerem, pod którym dowód ten wpisano do księgi? – pyta czytelnik.

Z objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów wynika, że kolumna 1 podatkowej księgi przychodów i rozchodów przeznaczona jest do wpisania kolejnego numeru zapisów do księgi. Tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę zrobienia zapisu. Oznacza to, że dowód księgowy, na podstawie którego dokonano zapisu w podatkowej księdze, należy oznaczyć tym samym numerem, pod którym dowód ten wpisano do księgi. Ma to na celu ułatwienie odszukiwania i przyporządkowywania dokumentu do zapisu i odwrotnie.

Stosownie do § 12 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie), podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

2) inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt przeprowadzenia operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres przeprowadzenia operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, jeżeli data operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Przykład

3 lutego 2017 r. podatnik sprzedał fotel do komputera firmie X za kwotę 1000 zł plus 230 zł VAT. Sprzedaż udokumentował fakturą nr 17/02/2017 wystawioną 3 lutego 2017 r. Podatnik stosuje roczną numerację wpisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (patrz wzór w załączniku)

Numerem wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, tj. 342/2017 podatnik powinien oznaczyć dowód księgowy stanowiący podstawę wpisu, tj. fakturę z 3 lutego 2017 r., nr 17/02/2017.

—Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy z Warszawy