Klient mojego biura rachunkowego – spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej musi korzystać z pomocy specjalistów z firm zewnętrznych. Zgodnie z zawartymi umowami, za pracę wykonaną przez „zewnętrznego" specjalistę (konsultanta) spółka jest obciążana przez firmę, która zatrudnia danego specjalistę. Wypłacane tej firmie wynagrodzenia spółka traktuje jako koszt uzyskania przychodów, ponieważ wydatek ten ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i uzyskiwanymi przychodami.

Zatrudnienie konsultanta jest warunkiem należytego wykonania przez spółkę zlecanych jej prac. Spółka często musi spełnić dodatkowe warunki, aby sam konsultant i zatrudniająca go firma zgodzili się na podjęcie pracy przy przedsięwzięciu realizowanym przez spółkę. Spółka bywa np. zobowiązana do wynajmu samochodu osobowego dla konsultanta i pokrywania kosztów obsługi tego samochodu. Czy koszty wynajmu takiego auta i jego eksploatacji będą dla spółki kosztem podatkowym? – pyta czytelniczka?

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o CIT).

Aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł być dla niego kosztem uzyskania przychodów, muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki:

- koszt został poniesiony przez podatnika,

- jest definitywny, a więc bezzwrotny,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- został poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Jest związek z działalnością

Z pytania wynika, że zatrudnienie zewnętrznych konsultantów jest niezbędne do osiągnięcia przychodów z realizacji konkretnego zlecenia od klienta, ponieważ wiedza i doświadczenie w specjalistycznych dziedzinach, jakimi dysponują konsultanci, są warunkiem należytego wykonania zleconych spółce prac. Zatrudnienie konsultantów wymaga od spółki spełnienia dodatkowych warunków, m.in. poniesienia kosztów wynajmu samochodu i jego obsługi.

Koszty wynajmu samochodu i jego obsługi, ponoszone przez spółkę na rzecz konsultantów zatrudnionych w zewnętrznych podmiotach, a świadczących pracę przy realizacji konkretnych przedsięwzięć na rzecz spółki na podstawie umów z tymi zewnętrznymi firmami, mogą stanowić dla spółki koszty uzyskania przychodów. Świadczenie pracy przez konsultantów wymaga od spółki poniesienia tych kosztów i równocześnie jest warunkiem należytej realizacji zleconych przedsięwzięć. W konsekwencji ma to zapewnić spółce uzyskanie przychodów (por. interpretację Izby Skarbowej w Katowicach z 24 sierpnia 2016 r., IBPB-1-3/4510-717/16-1/APO).

Koszty ponoszone z tego tytułu będą jednak limitowane.

Dodatkowe warunki

Stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem art. 16 ust. 1 pkt 30 tej ustawy, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Podatnik jest przy tym obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Limitowaniu tzw. kilometrówką będą podlegać wydatki ponoszone przez spółkę z tytułu używania wynajętego dla zewnętrznego konsultanta samochodu osobowego, w szczególności koszty paliwa i innych materiałów eksploatacyjnych.

Uwaga! Zgodnie z aktualną praktyką limitowaniu tzw. kilometrówką nie podlega czynsz najmu samochodu osobowego.

Stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu to stawka określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika (zob. art. 16 ust. 4 ustawy o CIT), wynikająca z przepisów rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy >patrz ramka.

Trasy do sprawdzenia

Przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

- kolejny numer wpisu,

- datę i cel wyjazdu,

- opis trasy (skąd – dokąd),

- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

- stawkę za jeden kilometr przebiegu,

- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz

- podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Uwaga! W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów (zob. art. 16 ust. 5 ustawy o CIT).

W praktyce zachodzi konieczność podwójnego udokumentowania wydatków z tytułu używania samochodu osobowego, tj.:

- ewidencją przebiegu,

- dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki

– a zasadą jest, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć kwotę niższą.

Konieczne faktury i rachunki

Na udokumentowanie wydatków poniesionych w związku z użytkowaniem samochodu niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych niezbędne jest posiadanie oryginalnych dowodów ich poniesienia, tj. faktur, rachunków. Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie zwalnia bowiem podatnika z obowiązku posiadania dowodów ponoszonych wydatków.

Przykład

Spółka wynajęła w listopadzie 2016 r. samochód osobowy (o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3) dla zewnętrznego konsultanta. Czynsz najmu wyniósł 800 zł netto. Koszty związane z używaniem pojazdu (tylko paliwo) wyniosły 172 zł netto. Spółka prowadziła ewidencję przebiegu pojazdu, z której wynikało, że konsultant przejechał 440 km.

Kosztem uzyskania przychodów będzie w całości czynsz najmu, tj. 800 zł. Natomiast koszty z tytułu używania pojazdu (tj. koszty paliwa) spółka rozliczy do wysokości wynikającej z tzw. kilometrówki, do kwoty 367,75 zł (440 km x 0,8358 zł).

Faktycznie poniesione koszty z tytułu używania pojazdu były niższe – wyniosły tylko 172 zł. Kosztem uzyskania przychodów z tytułu używania pojazdu będzie więc kwota 172 zł. Łączny koszt podatkowy, z czynszem najmu, wyniesie 972 zł (dla uproszczenia pominięto kwestię VAT).

Uwaga! Ograniczenie kosztów do kwoty wynikającej z kilometrówki nie dotyczy samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu, o której mowa w art. 17a pkt 1 ustawy o CIT.

Spółka wynajmuje dla konsultantów samochody osobowe, musi więc prowadzić ewidencję przebiegu i rozliczać koszty do wysokości wynikającego z niej limitu.

—Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy

Co obejmują wydatki z tytułu używania samochodu

Przez „wydatki z tytułu używania samochodu" rozumie się wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się nim, korzystaniem z niego. W przypadku używania samochodu osobowego będą to wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania samochodu dla potrzeb podatnika – podmiotu gospodarczego, takie jak: zakup paliwa, ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczenia OC i AC, koszty drobnych napraw i części zamiennych, przeglądów technicznych, opłaty parkingowe oraz za przejazd autostradą – pod warunkiem ich zgodnego z przepisami udokumentowania.

W interpretacji ogólnej z 8 listopada 2013 r. (DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005) minister finansów wyjaśnił, że wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego używanego dla potrzeb działalności gospodarczej nie są ograniczone limitem określonym w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT. Koszty związane z używaniem samochodu osobowego to koszty posługiwania się tym samochodem, wykorzystywania go. Koszty te nie obejmują kosztów związanych z uzyskaniem możliwości używania takiego samochodu.Oznacza to, że do kosztów z tytułu używania wynajętego samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej zaliczane są wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne. Wydatkami o charakterze eksploatacyjnym nie są wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej. Czynsz jest wydatkiem na uzyskanie samego tytułu prawnego umożliwiającego używanie samochodu, a zatem jest kategorią odrębną od kosztów eksploatacji samochodu.

Jakie stawki za kilometr

Stosownie do § 2 ust. 1 pkt 1 lit. a i b rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

a) 0,5214 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,

b) 0,8358 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.