Księga przychodów i rozchodów: Zakup na targu z dowodem wewnętrznym

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług gastronomicznych (wyrób pizzy i zapiekanek). Do sporządzania zapiekanek i pizz przedsiębiorca wykorzystuje pieczarki. Kupuje je m.in. na placu targowym, gdzie sprzedającymi są zarówno rolnicy, jak i firmy produkujące pieczarki. Sprzedawcy pieczarek, którzy nie są rolnikami, często nie chcą wystawiać dokumentów sprzedaży, nie chcą również udostępniać swoich danych osobowych. Przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Czy kupując pieczarki od osoby, która nie jest rolnikiem, przedsiębiorca może ich zakup dokumentować dowodem wewnętrznym? – pyta czytelnik.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT. Aby zatem wydatek poniesiony przez podatnika był dla niego kosztem uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik, nie są kosztem uzyskania przychodu podatnika),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Ustawa o PIT nie określa sposobu dokumentowania poniesionych wydatków, odsyłając w tym zakresie do odrębnych przepisów.

Jak wynika z przedstawionego stanu faktycznego, przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Szczegółowe zasady jej prowadzenia są określone w przepisach rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie).

Faktury, rachunki i inne kwity

Podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów mogą być wyłącznie dowody księgowe spełniające warunki określone w rozporządzeniu. Stosownie do § 12 ust. 3 rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

2) inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt przeprowadzenia operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres przeprowadzenia operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Dowody te muszą być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Stosownie do § 13 rozporządzenia, za dowody księgowe uważa się również:

1) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

2) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

3) dowody przesunięć;

4) dowody opłat pocztowych i bankowych;

5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w ww. § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.

Sporządzony we własnym zakresie

Stosownie do § 14 ust. 1 rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne). Muszą one określać przy zakupie nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dowody wewnętrzne należą do dowodów własnych wystawionych przez podatnika w celu zaewidencjonowania operacji gospodarczej nieudokumentowanej innym dowodem.

Tylko w określonych przypadkach

W § 14 ust. 2 rozporządzenia znajduje się zamknięty katalog przypadków, w których mogą być wystawiane dowody wewnętrzne. I tak, w myśl § 14 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia, dowody (wewnętrzne) mogą dotyczyć wyłącznie zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt.

Warunek jest spełniony

W analizowanym stanie faktycznym przedsiębiorca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej kupuje na targowiskach pieczarki od rolników i firm – producentów krajowych. Sprzedający pieczarki, którzy nie są rolnikami, często nie chcą wystawiać dokumentów sprzedaży, jak również nie chcą udostępniać swoich danych osobowych.

Odnosząc się do przedstawionego stanu faktycznego należy zauważyć, że dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być – co do zasady – faktura, bądź rachunek.

Przedstawiona sytuacja mieści się jednak w zakresie § 14 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia, wymieniającego wprost, że na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących m.in. zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta produktów roślinnych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych, mogą być sporządzane dowody wewnętrzne.

Przedsiębiorca ma zatem prawo dokumentowania zakupu pieczarek od producentów krajowych na podstawie dowodów wewnętrznych (zawierających niezbędne dane określone w rozporządzeniu). Takie dokumenty mogą stanowić podstawę zapisu kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 23 grudnia 2010 r., ILPB1/415-1109/10-4/AMN). Przedsiębiorca, który na potrzeby swojej działalności kupuje pieczarki na targu, może dokumentować ich zakup dowodem wewnętrznym.

Autor jest doradcą podatkowym