Prowadzenie działalności gospodarczej, zwłaszcza tej, której przedmiotem jest świadczenie usług bądź dostawa towarów na rzecz podmiotów gospodarczych, wiąże się z zawieraniem kontraktów, które szczegółowo regulują wzajemne uprawnienia i obowiązki stron. Wśród postanowień takich umów znaczącą pozycją są postanowienia o charakterze zabezpieczającym i gwarancyjnym, m.in. dotyczące kar umownych. Przewidują one, że w przypadku zaistnienia sytuacji przewidzianych w umowie powstaje konieczność zapłaty kary na rzecz kontrahenta.
Za koszty uzyskania przychodów uznaje się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów zachowania lub zabezpieczenie ich źródła z wyjątkiem tych kosztów, które stosownie do regulacji obu ustaw o podatkach dochodowych (PIT i CIT) nie są uznawane za koszty podatkowe. Za koszt uzyskania przychodów może zostać uznany wydatek, który łącznie spełnia poniższe warunki:
- został poniesiony przez podatnika,
- ma charakter definitywny, a więc bezzwrotny,
- istnieje związek pomiędzy poniesionym wydatkiem oraz prowadzoną działalnością gospodarczą,
- został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu bądź zachowania albo zabezpieczenia jego źródła,
- nie został wymieniony w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT lub art. 23 ust. 1 ustawy o PIT jako wydatek nieuznawany za koszt podatkowy,
- został w sposób należyty (zgodnie z obowiązującymi zasadami) udokumentowany.
Odnosząc się do kwestii zapłaconej przez przedsiębiorcę kary umownej w kontekście możliwości zaliczenia jej w ciężar kosztów podatkowych, konieczne jest wskazanie na art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT (art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT). Norma ta bowiem stanowi, że nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu:
- wad dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
- zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad,
- zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.
Katalog ten ma charakter zamknięty, co oznacza, że przedsiębiorca, który zapłacił swojemu kontrahentowi karę umowną wynikającą z innego tytułu, może taką kwotę zaliczyć do kosztów podatkowych. Oczywiście, jeżeli spełnione zostaną ogólne warunki zaliczenia konkretnego wydatku do tych kosztów, a także – co szczególnie istotne – jeżeli nałożone kary nie wynikają z nieracjonalnego i pozbawionego należytej staranności działania przedsiębiorcy.
Przykład
Przedsiębiorca budowlany będzie mógł zaliczyć do kosztów podatkowych zapłaconą zgodnie z zawartą umową karę umowną z tytułu nieterminowego wykonania usługi, jeżeli do opóźnienia w jej wykonaniu doszło na skutek okoliczności obiektywnych, które zaistniały mimo działania przez przedsię- biorcę w związku z wykonaniem tej usługi w sposób racjonalny i mimo podjęcia przez niego starannych działań.
Jak wynika ze stanowiska organów podatkowych (m.in. z interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 10 maja 2016 r., IBPB-1-2/4510-239/16/JW), w omawianej kwestii niezwykle istotna jest obiektywna ocena działań przedsiębiorcy. Kara umowna zapłacona z tytułu nieterminowego dostarczenia towaru może bowiem zostać zaliczona do kosztów podatkowych (przy zachowaniu warunków ogólnych) tylko wtedy, gdy sytuacja powodująca obowiązek jej zapłaty nie wynika z działań przedsiębiorcy, które są nieracjonalne i pozbawione należytej staranności.
Autor jest doradcą podatkowym
