Od 1 kwietnia 2016 r. zaczęły obowiązywać niektóre przepisy ustawy z 28 listopada 2014 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (DzU z 2015 r., poz. 4). Przypomnijmy, że ustawa wprowadziła wiele zmian w kodeksie spółek handlowych (dalej: k.s.h.) zwiększających zakres oraz liczbę czynności, które mogą być podejmowane w formie elektronicznej. Zmiany zostały wprowadzone w dwóch etapach i dotyczyły głównie regulacji związanych z zakładaniem i prowadzeniem działal- ności w formie spółki jawnej, komandytowej oraz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Część przepisów zmieniających k.s.h. obowiązuje już od 15 stycznia 2015 r., natomiast w pozostałym zakresie nowelizacja weszła w życie 1 kwietnia 2016 r.

Zmiany wprowadzone w k.s.h. miały na celu realizowanie zgłaszanych od dawna postulatów stopniowego wdrażania ułatwień, związanych przede wszystkim z możliwością załatwiania większej liczby spraw przy wyko- rzystaniu środków elektronicznych.

Wzorzec działa kilka lat...

Od 1 stycznia 2012 r. k.s.h. przewiduje możliwość zawarcia umowy spółki z o.o. przy wykorzystaniu wzorca umowy udostępnianego w systemie teleinformatycznym. Od 15 stycznia 2015 r. istnieje również możliwość zawarcia umowy spółki jawnej oraz spółki komandytowej przy wykorzystaniu wzorców zamieszczonych w systemie teleinformatycznym prowadzonym przez Ministerstwo Sprawiedliwości.

Zawarcie umowy spółki jawnej lub komandytowej przy wykorzystaniu takiego wzorca wymaga wypełnienia formularza umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym i opatrzenia umowy bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Umowa spółki zostaje zawarta po wprowadzeniu do systemu teleinformatycznego wszystkich danych koniecznych do jej zawarcia i z chwilą opatrzenia ich podpisami elektronicznymi wspólników.

Przepisy, które weszły w życie 1 kwietnia 2016 r., przyniosły nowe rozwiązania w zakresie funkcjonowania spółek jawnych i komandytowych. Jednak odnoszą się one wyłącznie do tych spółek, których umowy zostały wcześniej zawarte przy wykorzystaniu wzorca w systemie teleinformatycznym.

...teraz są nowe rozwiązania

Zgodnie z nowymi regulacjami umowa spółki jawnej lub komandytowej zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy może być zmieniona przy wykorzystaniu wzorca uchwały zmieniającej umowę spółki, udostępnionego w systemie teleinformatycznym. Zmiany umowy mogą dotyczyć tzw. postanowień zmiennych umowy, tj. postanowień, które zgodnie z wzorcem mogą być modyfikowane przez wybór odpowiednich wariantów poszczególnych postanowień albo przez wprowadzenie odpowiednich danych w określone pola wzorca, umożliwiające ich wprowadzenie.

Przykład

Zmiany umowy spółki z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego mogą dotyczyć:

- postanowień dotyczących siedziby,

- firmy spółki,

- przedmiotu działalności spółki,

- określenia zasad udziału wspólników spółki jawnej i komandytowej z zyskach lub stratach spółki,

- wysokości sumy komandytowej każdego komandytariusza,

- określenia organów spółki,

- wysokości kapitału zakładowego.

Dostępna także uchwała

Wspólnicy mogą również podjąć uchwałę o zmianie adresu spółki oraz o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym. Ustawodawca przewidział ponadto, że uchwała o rozwiązaniu spółki jawnej lub komandytowej, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, może zostać podjęta przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym.

Regulacje obowiązujące od 1 kwietnia 2016 r. umożliwiają również przeniesienie ogółu praw i obowiązków w spółkach osobowych utworzonych w formie elektronicznej, przy wykorzystaniu wzorca udostępnio- nego w systemie teleinformatycznym. Oświadczenia zbywcy i nabywcy wymagają w takim przypadku opatrzenia ich bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Wprowadzone w k.s.h. rozwiązania przewidują również istotne zmiany dotyczące funkcjonowania spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, których umowy zostały zawarte z wykorzystaniem wzorca umowy w systemie teleinformatycznym.

Siedem dni zamiast pół roku

Prawodawca przewidział, że w przypadku takich spółek termin na zgłoszenie spółki do sądu rejestrowego wynosi siedem dni od dnia zawarcia umowy spółki (dotychczas było to sześć miesięcy). Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zawarta z wykorzystaniem wzorca może zostać zmieniona przed jej rejestracją (dotychczas zmiany można było wprowadzać dopiero po zarejestrowaniu spółki).

Bez zwoływania zgromadzenia

Zgodnie z dodanym art. 2401 k.s.h. w spółce z o.o., której umowa została zawarta z wykorzystaniem wzorca umowy, uchwały wspólników mogą być podjęte przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym. W takim przypadku wniosek o wpis do rejestru składany jest za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Głosowanie nad uchwałą nie wymaga wówczas formalnego zwołania zgromadzenia wspólników. Warunkiem jej podjęcia jest jednak wykonanie prawa głosu przez wszystkich wspólników. Prawo głosu wykonuje się poprzez oświadczenie złożone w systemie teleinformatycznym, opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Uwaga! Ustawodawca przewidział ponadto, że taką procedurę podejmowania uchwał stosuje się odpowiednio do uchwał innych organów spółki z o.o., której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, jeżeli uchwały te muszą zostać przesłane sądowi rejestrowemu w celu ich złożenia w aktach rejestrowych. Tego rodzaju uchwały należy dołączyć do księgi protokołów w postaci wydruków uchwał z systemu teleinformatycznego poświadczonych podpisami zarządu.

Wolno podwyższyć kapitał...

Nowa regulacja przewiduje ponadto, że umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zawarta z wykorzystaniem wzorca umowy może być zmieniona w zakresie postanowień zmiennych umowy, w tym również co do wysokości kapitału spółki, przy wykorzystaniu wzorca uchwały zmieniającej umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością udostępnionego w systemie teleinformatycznym, podjętej zgodnie z art. 2401 k.s.h. W przypadku podwyższenia kapitału zakładowego w takim trybie oświadczenia składane przez dotychczasowych wspólników lub nowych wspólników w związku z podwyższeniem kapitału zakładowego wymagają złożenia ich w systemie teleinformatycznym i opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym z ważnym kwalifikowanym certyfikatem albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Nie stosuje się w takim przypadku wymogu zachowania formy aktu notarialnego.

...i rozwiązać spółkę

W odniesieniu do spółek z ograniczoną odpowiedzialnością zawiązywanych z wykorzystaniem wzorca umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym przewidziano również możliwość podjęcia uchwały o zmianie adresu spółki z wykorzystaniem wzorca uchwały udostępnianego w systemie teleinformatycznym oraz rozwiązania spółki na podstawie uchwały wspólników o rozwiązaniu spółki, opatrzonej przez wszystkich wspólników bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Łatwiejszy obrót udziałami

Nowelizacja k.s.h. ułatwiła także obrót udziałami w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, których umowy zostały zawarte przy wykorzystaniu wzorca umowy. W takim przypadku zbycie przez wspólnika udziałów w spółce jest możliwe również przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym. Oświadczenia zbywcy i nabywcy w takim przypadku powinny być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Prawodawca przewidział ponadto, że jeżeli zmiana wspólników w wyżej wymienionych spółkach następuje na podstawie umowy, która została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, albo jest skutkiem uchwały podjętej przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym, to lista wspólników powinna być sporządzona przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym i opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Przepisy wykonawcze

W celu wykonania przepisów ustawy z 28 listopada 2014 r. nowelizującej k.s.h. minister sprawiedliwości wydał trzy rozporządzenia, w których ustalił wzorce dotyczące poszczególnych rodzajów spółek udostępniane w systemie teleinformatycznym, tj. wzorce umów oraz wzorce uchwał zmieniających te umowy, a także wzorce innych uchwał i czynności wykonywanych w systemie teleinformatycznym.

Minister sprawiedliwości wydał także trzy rozporządzenia, w których określił tryb zakładania konta w systemie teleinformatycznym, sposób korzystania z systemu teleinformatycznego i podejmowania w nim czynności związanych z zawiązaniem poszczególnych rodzajów spółek. W rozporządzeniach przewidziano, w odniesieniu do określonych w nich kategorii dokumentów, możliwość działania przez pełnomocnika.