Pracownik przedstawił pracodawcy zaświadczenie wystawione przez lekarza medycyny pracy. Z pisma wynika, że lekarz zaleca zatrudnionemu noszenie okularów korekcyjnych. Czy należy z tego tytułu zwrócić pracownikowi koszty zakupu okularów? W jakiej kwocie? Jak rozliczyć wydatki na zakup okularów korekcyjnych? – pyta czytelniczka.
Pracodawca odpowiada za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy, a co za tym idzie – jest zobowiązany chronić życie oraz zdrowie swoich pracowników. Obowiązek ten wynika z art. 207 Kodeksu pracy (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1502 ze zm.; dalej: k.p.).
Z zakresu prawa pracy
Zgodnie z art. 2376 k.p. pracownik powinien mieć dostarczone środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniami niebezpiecznymi i szkodliwymi dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy. Mając na uwadze osoby pracujące z komputerami minister pracy i polityki socjalnej w drodze rozporządzenia określił przepisy regulujące pracę zasady wykonywania pracy z użyciem takich urządzeń. W § 8 ust. 1 rozporządzenia z 1 grudnia 1998 w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (DzU nr 148, poz. 973; dalej: rozporządzenie) nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikowi zajmującym stanowisko, które wymaga pracy przy monitorze ekranowym, okresowych badań profilaktycznych. Jeżeli w wyniku badań lekarz uzna, że pracownik musi nosić okulary podczas pracy przy monitorze, to zgodnie z § 8 ust. 2 rozporządzenia pracodawca powinien zapewnić zatrudnionemu okulary korygujące wzrok pod warunkiem, że pracownik ten spędza przy komputerze co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy (§ 2 pkt 4 rozporządzenia).
Raz na cztery lata
Zgodnie z rozporządzeniem ministra zdrowia i opieki społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (DzU nr 69 poz. 332 ze zm.), w przypadku pracy przy monitorze ekranowym badania profilaktyczne prze- prowadza się minimum co cztery lata.
Wspomniane rozporządzenia nie określają, na jakich zasadach pracodawca powinien zapewnić swojemu pracownikowi okulary korekcyjne. To, w jakiej formie zostaną zapewnione okulary oraz ile wynosi kwota refundacji, firma powinna zawrzeć w jej wewnętrznych regulaminach.
Nie pomniejszy VAT...
Jak dotąd praktyka wskazywała na rozliczanie VAT od zakupu okularów, podkreślając znaczenie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Przepis ten mówi o związku nabywanych przez podatnika towarów bądź usług z wykonywaniem czynności opodatkowanych VAT. Zgodnie z interpretacją indywidualną Izby Skarbowej w Warszawie z 17 lutego 2014 r. (IPPP3/443-1068/13-4/MKw) pracodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia VAT od zakupu okularów przez pracownika. To pracownik nabywa okulary, i to pracownik jest ich właścicielem. Fakt, że faktura za zakup okularów została wystawiona na finansującego, czyli pracodawcę, nie znaczy, że będzie on rozporządzał towarem.
...ale wykaże w CIT
Zwrot wydatków z tytułu zakupu okularów korekcyjnych przez pracownika jest kosztem uzyskania przychodu dla pracodawcy. Natomiast wydatek na okulary nie może zostać ujęty w kosztach podatkowych u przedsiębiorcy, który prowadzi działalność gospodarczą, i nabywa okulary dla siebie. Zgodnie z interpretacją Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 10 lutego 2009 r. (ITPB1/415-790/08/AK) zakup okularów korekcyjnych dla przedsiębiorcy to wydatek o charakterze osobistym, który nie ma związku z osiąganymi przychodami z działalności.
Przykład
Pracownik zajmujący stanowisko wymagające pracy przy monitorze ekranowym został skierowany na okresowe badania profilaktyczne. Lekarz okulista zalecił stosowanie okularów korekcyjnych. Pracownik przedstawił do rozliczenia fakturę za zakup okularów wystawioną na pracodawcę o wartości brutto 324 zł. Pracownik zapłacił za okulary z własnych środków.
Poniżej zaprezentowana została ewidencja faktury na dwa sposoby:
- pierwszy zakłada, że zgodnie z regulaminem pracy pracownikowi przysługuje zwrot za okulary w wysokości 100 proc. poniesionych wydatków;
- drugi został sporządzony przy założeniu, że zwrot ten należy się pracownikowi do określonego limitu, który zgodnie z regulaminem pracy wynosi 200 zł.
Ewidencja księgowa:
Wariant I
Pracodawca zwraca koszt zakupu okularów w całości.
1. Zakup okularów korekcyjnych, wartość faktury zakupu
Wn „Rozliczenie zakupu" 324 zł
Ma „Rozrachunki z pracownikami" 324 zł
2. Ujęcie w kosztach Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" 324 zł
Ma „Rozliczenie zakupu" 324 zł
3. Uregulowanie obowiązania wobec pracownika
Wn „Rozrachunki z pracownikami" 324 zł
Ma „Rachunek bankowy" 324 zł
Wariant II
Pracodawca zwraca koszt zakupu okularów do określonego limitu.
1. Zakup okularów korekcyjnych, wartość faktury zakupu
Wn „Rozliczenie zakupu" 200 zł
Ma „Rozrachunki z pracownikami" 200 zł
2. Ujęcie wartości w kosztach
Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" 200 zł
Ma „Rozliczenie zakupu" 200 zł
3. Uregulowanie obowiązania wobec pracownika
Wn „Rozrachunki z pracownikami" 200 zł
Ma „Rachunek bankowy" 200 zł
