Podatnik nie musi osobiście rozliczać się z fiskusem i prowadzić ksiąg

Prowadzę działalność gospodarczą i rozliczam się na podstawie księgi przychodów i rozchodów. Powierzyłem prowadzenie mojej księgowości biuru rachunkowemu. Przesłałem do urzędu skarbowego informację o prowadzeniu moich ksiąg przez biuro. Czy to oznacza, że ustanowiłem pełnomocnika do urzędu skarbowego, czy jednak muszę złożyć pełnomocnictwo osobno?

– pyta czytelnik.

Ustanowienie pełnomocnika przez podatnika ma istotne znaczenie, gdyż oznacza, że działania pełnomocnika wywołują skutki prawne dla podatnika. Według art. 145 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.) pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela – temu przedstawicielowi.

Stosownie do art. 137 § 1 o.p. pełnomocnikiem może być osoba fizyczna o pełnej zdolności do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub złożone ustnie do protokołu. Obowiązkiem pełnomocnika jest dołączenie do akt oryginału lub urzędowo poświadczonego odpisu pełnomocnictwa. Jeśli więc dana osoba ma działać w sprawie jako pełnomocnik, to powinna złożyć do akt pełnomocnictwo lub jego odpis.

Powierzenie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów biuru rachunkowemu nie oznacza automatycznie, że biuro staje się pełnomocnikiem podatnika. Nie może zresztą być nim samo biuro, tylko konkretna osoba, np. właściciel biura czy zatrudniony w biurze księgowy. Aby podatnik miał pełnomocnika, musi go zatem ustanowić personalnie. Samo powołanie pełnomocnika powinno zostać zgłoszone w urzędzie skarbowym.

Pełnomocnik jest uprawniony do podpisywania deklaracji podatkowych, jeżeli ma stosowne pełnomocnictwo do tej czynności. Zgodnie z art. 80a § 1 o.p. deklaracja może być podpisana przez pełnomocnika podatnika, płatnika lub inkasenta. Złożenie przez pełnomocnika podpisu na deklaracji podatkowej powoduje, że podatnik (płatnik czy inkasent) już nie musi się na niej podpisywać.

Niekoniecznie doradca podatkowy

Pełnomocnikiem może być każda osoba fizyczna, która ma pełną zdolność do czynności prawnych. Nie musi to być osoba o określonych kwalifikacjach, np. doradca podatkowy. Może to być np. księgowa z biura rachunkowego.

Pełnomocnikiem można ustanowić tylko osobę fizyczną, a nie np. kancelarię, czy biuro, w której ta osoba pracuje.

Niezbędne jest powiadomienie

Organ podatkowy z momentem złożenia informacji dotyczącej pełnomocnictwa, np. do podpisywania deklaracji, otrzymuje informację o pełnomocniku podatnika. Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji (oraz ewentualnie odwołanie w przyszłości tego pełnomocnictwa) składa się temu organowi podatkowemu, który jest właściwy w sprawie podatku, którego ta deklaracja dotyczy.

Takie pełnomocnictwo może zostać ustanowione poprzez wpisanie odrębnej klauzuli w umowie o prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów, niemniej samo pełnomocnictwo powinno mieć postać odrębnego dokumentu, który może stanowić załącznik do tej umowy.

Przepisy oprawa podatkowego nie określają przy tym terminu, w jakim należy poinformować urząd o pełnomocnictwie. To od podatnika zależy, kiedy złoży informację o ustanowieniu pełnomocnika. Może to zrobić w dowolnym, wybranym przez siebie terminie.

Treść jest istotna

Od podatnika-mocodawcy zależy treść i zakres udzielonego pełnomocnictwa. Powinna ona wskazywać uprawnienia pełnomocnika, czyli dokładnie wskazywać do czego dany pełnomocnik jest ustanowiony, np. do reprezentowania podatnika we wszelkich dotyczących go sprawach podatkowych, do podpisywania deklaracji podatkowych itp.

Przykład

Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podatkowych upoważnia osobę umocowaną tylko do złożenia podpisu na deklaracji, z wyłączeniem innych działań na rzecz podatnika. Podpisanie deklaracji przez pełnomocnika zwalnia zatem podatnika, płatnika lub inkasenta z obowiązku podpisania deklaracji. Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podatkowych jest bowiem szczególnym rodzajem pełnomocnictwa (wyrok NSA z 18 grudnia 2009 r., I FSK 1303/08). Skutki prawnopodatkowe, które są związane z danymi ujawnionymi w deklaracji, obciążają przy tym podatnika (płatnika lub inkasenta), a nie pełnomocnika.

Pełnomocnictwo powinno wskazywać dokładnie, jakich deklaracji podatkowych dotyczy, wskazując zakres czasowo- -przedmiotowy.

Treść pełnomocnictwa nie może budzić wątpliwości (wyrok WSA w Krakowie z 10 stycznia 2013 r., I SA/Kr 1631/12). Jeżeli zaś organ podatkowy ma wątpliwości co do treści pełnomocnictwa, to powinien je wyjaśnić z udziałem strony i pełnomocnika (wyrok NSA z 19 czerwca 1998 r., I SA/Lu 641/97).

Oryginał lub uwierzytelniona kserokopia

W urzędzie należy złożyć oryginał udzielonego pełnomocnictwa lub jego uwierzytelnioną kserokopię. Adwokat, radca prawny, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów, które wskazują ich umocowanie.

Jeśli organ podatkowy poweźmie wątpliwości, to może żądać urzędowego poświadczenia podpisu strony. W aktach musi zatem być dokument, z którego wynika umocowanie do działania w imieniu strony.

W jakiej formie

Nie ma ustawowo określonego wzoru pełnomocnictwa ogólnego. Każde pełnomocnictwo musi zawierać podstawowe elementy, jakim powinno odpowiadać pismo, a więc: oznaczenie adresata podania, określenie nadawcy, datę i miejsce sporządzenia, wskazanie pełnomocnika i zakresu obowiązywania pełnomocnictwa (o jaki podatek chodzi, jakich deklaracji dotyczy), okres obowiązywania oraz adres dla doręczeń.

Minister finansów w rozporządzeniu z 29 grudnia 2015 r. w sprawie wzorów pełnomocnictw do podpisywania deklaracji oraz wzorów zawiadomień o zmianie lub odwołaniu tych pełnomocnictw (DzU z 2015 r., poz. 2337) określił obowiązujące od 1 stycznia 2016 roku wzory pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej w postaci papierowej UPL-1P(1) oraz wzór pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej UPL-1(5). Określił również wzór zawiadomienia o zmianie lub odwołaniu pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej w postaci papierowej OPL-1P(1) i analogicznie wzór zawiadomienia o zmianie lub odwołaniu pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej OPL-1(4).