Preproporcję w VAT można ustalić z wykorzystaniem liczby pracowników

Prewspółczynnik powinien być stosowany wtedy, gdy nabywane towary lub usługi wykorzystywane są zarówno do celów wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej, jak i do celów innych niż działalność gospodarcza. W takim przypadku kwotę podatku naliczonego oblicza się zgodnie ze sposobem określenia zakresu wykorzystywania nabywanych towarów lub usług do celów działalności gospodarczej. Sposób określenia proporcji powinien najbardziej odpowiadać specyfice wykonywanej przez podatnika działalności. Ustawa o podatku od towarów i usług wskazuje przykładowe sposoby określania proporcji, np. z wykorzystaniem średniorocznej liczby osób wykonujących wyłącznie prace związane z działalnością gospodarczą w ogólnej średniorocznej liczbie osób wykonujących prace w ramach działalności gospodarczej i poza tą działalnością.

Gdy nie jest możliwe przypisanie

Przepisy o prewspółczynniku mają zastosowanie tylko, jeżeli przypisanie nabytych towarów i usług w całości do działalności gospodarczej podatnika nie jest możliwe. W przeciwnym razie, a więc gdy można ustalić faktyczne przeznaczenie nabytych przez podatników towarów lub usług do celów wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej bądź do celów innych niż działalność gospodarcza, prewspółczynnik nie będzie wykorzystywany.

Jedna z metod

Niezależnie od wybranego sposobu ustalania prewspółczynnika jest on określany procentowo w stosunku rocznym. Otrzymany procent należy następnie zaokrąglić do najbliższej liczby całkowitej.

Przy wyborze sposobu określenia proporcji można wykorzystać w szczególności średnioroczną liczbę osób wykonujących wyłącznie prace związane z działalnością gospodarczą w ogólnej średniorocznej liczbie osób wykonujących prace w ramach działalności gospodarczej i poza tą działalnością.

Przykład

Fundacja przyjęła, że w 2016 r. jej średnioroczne zatrudnienie wyniesie 14 osób. Wśród pracowników trzy osoby będą wykonywać pracę w ramach działalności gospodarczej prowadzonej przez tę fundację. Biorąc zatem pod uwagę liczbę pracowników, prewspółczynnik będzie wynosił 21 proc. (czyli 3/14). Oznacza to, że jedynie 21 proc. z kwoty podatku naliczonego będzie kwotą podlegającą odliczeniu (pomijam rozważania na temat wykonywania działalności gospodarczej podlegającej zwolnieniu z podatku od towarów i usług).

W lutym 2016 r. fundacja kupiła cztery laptopy (cena nabycia każdego to 2500 zł netto + 575 zł VAT). Trzy laptopy zostały przekazane do służbowego użytku pracownikom fundacji wykonującym pracę w ramach działalności gospodarczej fundacji, natomiast czwarty laptop pracownikowi, który wykonuje czynności niezwiązane z tą działalnością. W tym przypadku łączna kwota podatku naliczonego będzie wynosić 2300 zł. Kwota 575 zł nie będzie podlegała odliczeniu. Prewspółczynnik nie znajdzie w tym przypadku zastosowania, gdyż przypisanie nabytych towarów do określonych celów jest jasne.

Jednocześnie w lutym br. fundacja kupiła zestaw audio-wideo na potrzeby prowadzonych spotkań za łączną kwotę 12 000 zł + 2760 zł VAT. Zestaw ten nie jest jednak przypisany wyłącznie do działalności gospodarczej prowadzonej przez fundację. Może on być wykorzystywany również poza tą działalnością. Zakup ma zatem charakter mieszany. W tym przypadku prewspółczynnik znajdzie zastosowanie. Oznacza to, że kwota podatku naliczonego z tytułu nabycia ww. zestawu wyniesie 580 zł (2760 zł x 21 proc.) i zostanie odliczona. Pozostała część podatku, tj. 2180 zł – nie podlega odliczeniu.

Po zakończeniu roku podatkowego podatnik zobowiązany jest do korekty podatku odliczonego, przy uwzględnieniu danych dla zakończonego roku podatkowego.

Przykład

Jeśli w 2016 r. średnioroczne zatrudnienie w fundacji wyniesie 13 osób, przy czym w dalszym ciągu trzy osoby będą wykonywać prace dla potrzeby działalności gospodarczej fundacji, to prewspółczynnik za 2016 r. wyniesie 23 proc. (tj. 3/13). Odnosząc się zatem do danych z poprzedniego przykładu, podatek odliczony powinien wynieść 635 zł (2760 zł x 23 proc.), a nie 580 zł. Tym samym podatek do odliczenia z tytułu nabyciaww. zestawu będzie wyższy o 55 zł i w tym zakresie wymagana będzie korekta.

Stosowanie prewspółczynnika wymaga zatem każdorazowo weryfikacji nabywanych towarów lub usług pod kątem ich wykorzystywania w działalności gospodarczej lub poza nią.

—Łukasz Jedynak, konsultant podatkowy w Kancelarii KSP Legal & Tax Advice w Katowicach

podstawa prawna: ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. DzU z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.)