Na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej nabyłem kserokopiarkę za cenę 1230 zł, w tym VAT 230 zł. Zakup dokumentuje faktura wystawiona przez dostawcę nr 124/03/2016 z 10 marca 2016 r. Urządzenie wprowadziłem do ewidencji wyposażenia 11 marca 2015 r. Jestem podatnikiem VAT czynnym, jednak wykonuję zarówno czynności opodatkowane, jak i zwolnione z VAT, a nabyta kserokopiarka służy obu rodzajom tej działalności. Podatek naliczony od zakupu kserokopiarki rozliczam zatem za pomocą struktury zakupów (proporcja wstępna dla 2016 r. wynosi u mnie 70 proc.). W deklaracji VAT-7 za marzec 2016 r. odliczę więc podatek naliczony w wysokości 161 zł. Czy pozostałą część podatku naliczonego, tj. 69 zł (230 zł – 161 zł), mogę ująć w podatkowej księdze przychodów jako koszt uzyskania przychodów? – pyta czytelnik.
Aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł zostać przez niego ujęty w kosztach uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika, ale przez osoby inne niż sam podatnik, nie są kosztem uzyskania przychodu podatnika),
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania bądź zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- jest właściwie udokumentowany,
- nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Co do zasady VAT nie wypływa na koszty (ani przychody) w rozliczeniach podatku dochodowego. Stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów podatku od towarów i usług. Jednak w dalszej części przywołanego przepisu czytamy, że podatek naliczony jest kosztem uzyskania przychodów – w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług – jeżeli nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.
W działalności mieszanej
Z pytania wynika, że nabyta kserokopiarka ma służyć zarówno działalności opodatkowanej, jak i zwolnionej z VAT, a w związku z tym czytelnikowi przysługuje prawo tylko do proporcjonalnego odliczenia VAT od jej nabycia. Proporcja wstępna na 2016 r. wynosi u podatnika 70 proc., zatem może on odliczyć 161 zł od zakupu urządzenia. Zatem w stosunku do pozostałej części podatku naliczonego wynikającego z faktury zakupu, tj. 69 zł czytelnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia. Oznacza to, że ten niepodlegający odliczeniu podatek naliczony, stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a ustawy o VAT, może stanowić koszt uzyskania przychodów.
W której kolumnie
Sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1037).
Jak wynika z objaśnień, do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów do wpisywania m.in. wartości zakupionego wyposażenia jest przeznaczona kolumna 13 księgi.
Przykład
Przedsiębiorca nabył kserokopiarkę 10 marca 2016 r. Zakup udokumentowany jest fakturą z 10 marca 2016 r. nr 124/03/2016 wystawioną przez spółkę X na kwotę brutto 1230 zł, w tym VAT 230 zł. VAT podlega odliczeniu proporcjonalnemu w kwocie 161 zł. Natomiast pozostała część VAT, tj., 69 zł, stanowi koszt uzyskania przychodów łącznie z kwotą netto w wysokości 2000 zł. Z tytułu zakupu kserokopiarki przedsiębiorca ujmie w księdze koszt podatkowy w kwocie 1069 zł.
Autor jest doradcą podatkowym
Urządzenia droższe niż 1500 zł w odrębnej ewidencji
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą obowiązane do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów prowadzą ewidencję wyposażenia (§ 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia).
Wyposażenie to rzeczowe składniki majątku związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone zgodnie z przepisami ustawy o PIT do środków trwałych (§ 3 pkt 7 rozporządzenia)
Ewidencją wyposażenia obejmuje się wyposażenie, którego wartość początkowa przekracza 1500 zł (§ 4 ust. 2 rozporządzenia).
Ewidencja wyposażenia powinna zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę nabycia, numer faktury lub rachunku, nazwę wyposażenia, cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia, numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia, datę likwidacji (w tym również datę sprzedaży lub darowizny) oraz przyczynę likwidacji wyposażenia (§ 4 ust. 3 rozporządzenia).
