Odpis na fundusz socjalny rozlicza się w czasie

Obowiązek tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (dalej: zfśs) spoczywa na pracodawcy, który 1 stycznia danego roku kalendarzowego zatrudnia powyżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawcy, którzy nie zatrudniają wymaganej liczby pracowników, nie muszą tworzyć zfśs. Mają jednak obowiązek poinformowania pracowników, w sposób przyjęty w spółce, o wypłacaniu lub niewypłacaniu świadczenia urlopowego w danym roku kalendarzowym. Termin powiadomienia jest stały, upływa 31 stycznia. Wysokość świadczenia, ustalonego proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika, nie powinna być wyższa od odpisu podstawowego. Najczęściej przyjmuje się kwotę równą odpisowi obowiązującemu w danym roku kalendarzowym. Warunkiem wypłaty, w przypadku powiadomienia pracowników o tym fakcie, jest wykorzystanie przez pracowników urlopu wypoczynkowego w wymiarze 14 dni.

Jaka to kwota...

Zgodnie z art. 5e ustawy o zfśs wysokość odpisu na ten fundusz ustala się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2010 roku, które wynosi 2917,14 zł. Środki do przekazania na fundusz powinny zostać wyliczone z corocznego, podstawowego odpisu (>patrz tabela), w stosunku do średniego zatrudnienia. Tak ustalony odpis na zfśs powinien być przekazany na wyodrębniony rachunek bankowy funduszu w dwóch terminach:

- I rata w wysokości co najmniej 3/4 wartości odpisu do 31 maja;

- II rata stanowiąca pozostałą część odpisu do 30 września.

WYSOKOŚĆ ODPISU W 2016 ROKU

...i na co ją przeznaczyć

Środki przekazane na konto zfśs powinny zostać przeznaczone na finansowanie celów związanych z działalnością socjalną pracodawcy. Ze środków mogą korzystać nie tylko pracownicy i ich rodziny. Uprawnieni do pomocy socjalnej są również byli pracownicy, emeryci i renciści. Działalność socjalna jest pojęciem szerokim, warto jednak sięgnąć do ustawy o zfśs, w której jasno określone są jej formy oraz warunki, jakie powinny zostać spełnione podczas tworzenia regulaminu zfśs oraz samego przydzielania pomocy osobom uprawnionym. Należy podkreślić, że nie wystarczy samo sfinansowanie pomocy bądź usług z zfśs. Przyznanie dofinansowania oraz kwota dofinansowania powinny być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej obdarowanego.

Przykład

Stan zatrudnienia w spółce X na 1 stycznia 2016 r. w przeliczeniu na pełne etaty wynosi 25 pracowników, zatrudnionych w normalnych warunkach. Kwota przeciętnego wynagrodzenia z 2015 r. stanowiąca podstawę wyliczenia wysokości odpisu wynosi 2917,14 zł, wysokość odpisu na pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach to 1093,93 zł.

Całkowita, roczna kwota odpisu na zfśs wyniesie:

25 pracowników x 1093,93 zł = 27 348,25 zł

Spółka powinna:

- do 31 maja przekazać na wyodrębniony rachunek funduszu przynajmniej 20 511,19 zł (3/4 x 27 348,25),

- do 30 września powinna na to konto przelać pozostałą część odpisu, czyli 6837,06 zł.

Wyliczone i przekazane w terminie odpisy na zfśs powinny zostać przekazane z konta głównego na konto zfśs.

Ewidencja księgowa:

1. ZFŚŚ – roczny odpis

Wn „Ubezpieczenia i inne świadczenia" 27 348,25

Ma „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych" 27 348,25

2. Odpis do rozliczenia w danym roku

Wn „Rozliczenia międzyokresowe kosztów" 27 348,25

Ma „Rozliczenie kosztów rodzajowych" 27 348,25

3. Ujęcie części odpisu w kosztach okresu (miesiąca)

Wn „Koszty działalności" 2279,02

Ma „Rozliczenia międzyokresowe kosztów" 2279,02

4. Przelew pierwszej części wartości odpisu na rachunek zfśs

Wn „Rachunek bieżący" 20 511,19

Ma „Rachunek zfśs" 20 511,19

5. Przelew pozostałej części na rachunek zfśs