Spółka zamierza elektronicznie archiwizować papierowe dokumenty. Po otrzymaniu faktury papierowej zostanie ona zeskanowana i będzie przechowywana w plikach w formacie PDF, TIF, JPG, JPEG, PNG lub BMP. Zeskanowane dokumenty będą czytelne oraz kompletne. W każdej chwili będzie można je wydrukować oraz zapisać na nośniku danych. Zostanie także zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, np. na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. Zeskanowane dokumenty będą mogły być wyszukiwane po numerze referencyjnym. Po zakończeniu procesu aprobaty kosztów faktury papierowe (a także paragony oraz inne podobne dokumenty) będą niszczone. Czy taki sposób przechowywania faktur może sprawić, że fiskus zakwestionuje udokumentowane nimi wydatki jako koszty uzyskania przychodów? – pyta czytelnik.
Jednym z warunków zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu jest jego właściwe udokumentowanie. Poza tym dla ujęcia w rachunku podatkowym wydatek musi spełniać następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Ewidencja rachunkowa
W celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Artykuł 15 ustawy o CIT należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 tej ustawy, zgodnie z którym podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 16a–16m ustawy o CIT.
Spółka zamierza przechowywać w formie elektronicznej otrzymane w formie papierowej faktury i inne dokumenty księgowe, przy zachowaniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności – tak jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej.
Artykuł 20 ust. 2 pkt 1 uor wskazuje, że podstawą zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych jest m.in. zewnętrzny dokument źródłowy otrzymany od kontrahenta. Zatem faktury lub inne dokumenty księgowe w formie papierowej wystawione przez kontrahentów są bez wątpienia podstawą zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych firmy, która je otrzyma. Tym samym na ich podstawie może ona zaliczyć udokumentowany w ten sposób wydatek w ciężar kosztów uzyskania przychodu.
Natomiast ani ustawa o CIT, ani ustawa o rachunkowości nie zawiera szczegółowych przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych.
Co wynika z przepisów bilansowych
Zgodnie z art. 73 ust. 1 i 2 uor dowody księgowe powinny być przechowywane w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie przynajmniej do czasu zatwierdzenia sprawozdania finansowego jednostki. Zatem dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść otrzymanych w formie papierowej faktur (z pewnymi wyjątkami, np. dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów) może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Innymi słowy, dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowanego możliwe jest utworzenie elektronicznej formy faktury otrzymanej papierowo (np. skanu) i przechowywanie jej wyłącznie w tej formie.
Dokumenty źródłowe będące podstawą do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem jako niestanowiącego kosztu uzyskania przychodu. Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być także dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a sama transakcja może być potwierdzona u kontrahenta.
Organy potwierdzają
Spółka będzie uprawniona do zaliczenia wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT udokumentowanych za pomocą faktur do kosztów podatkowych, także gdy dokumenty te będą przechowywane w formie elektronicznej. Pogląd ten podzielają organy podatkowe (por. interpretację Izby Skarbowej w Katowicach z 19 października 2015 r., IBPB-1-3/4510-272/15/PC; interpretację Izby Skarbowej w Łodzi z 12 czerwca 2015 r., IPTPB3/ 4510-79/15-4/GG; interpretację Izby Skarbowej w Katowicach z 12 marca 2015 r., IBPBI/2/423- -1433/14/KP).
Niestety, istnieje tutaj pewna niespójność pomiędzy przepisami rachunkowymi, gdzie wymagane jest przechowywanie dokumentów w oryginalnej formie przynajmniej do czasu zatwierdzenia sprawozdania finansowego, a regulacjami podatkowymi, które, co potwierdza praktyka, umożliwiają przechowywanie otrzymanych w formie papierowej faktur w formie elektronicznej już od momentu akceptacji wydatku jako kosztu. Z tego względu radziłbym, aby do czasu zatwierdzenia sprawozdania finansowego przechowywać te faktury dwutorowo, tj. zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.
Autor jest doradcą podatkowym
Dowód księgowy jest prawidłowy także dla rozliczeń podatkowych
- Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym (art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości).
- Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej dowodami źródłowymi:
1) zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;
2) zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;
3) wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości).
Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
1) zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2) korygujące poprzednie zapisy;
3) zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4) rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych (art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości).
Przywołane przepisy ustawy o rachunkowości wskazują, jakie dokumenty mogą być podstawą zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Zatem dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.
W postępowaniu podatkowym można wykorzystać wiele środków
Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem (art. 180 § 1 ordynacji podatkowej). Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej (...) oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe (art. 181 ordynacji podatkowej). Sformułowanie „w szczególności" wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.
