Podatki 2016: nowe zasady kontroli w firmie

Aby uporządkować terminologię, pojęcie „osoba wskazywana przez kontrolowanego jako reprezentanta w trakcie kontroli w czasie jego nieobecności" zastąpiono pojęciem „pełnomocnik na wypadek nieobecności" (zmieniony art. 284 § 1 o.p.).

Pełnomocnik na wypadek nieobecności

Kontrolowany jest obowiązany ustanowić takiego pełnomocnika jeżeli nie ustanowił pełnomocnika szczególnego bądź ogólnego (pisaliśmy na ten temat w tygodniku „Podatki" z 7 grudnia 2015 r., str. >D6–7). Szczególną cechą tego rodzaju pełnomocnika funkcjonującego wyłącznie w zakresie kontroli podatkowej jest istnienie umocowania do działania tylko wtedy, gdy kontrolowany jest nieobecny, przy czym jego ustanowienie nie wymaga (tak jak do tej pory) uiszczenia opłaty skarbowej. Wprowadzenie określenia „pełnomocnik na wypadek nieobecności" – zgodnie z uzasadnieniem do projektu ustawy zmieniającej – ma na celu wyłącznie uporządkowanie pojęć, a nie tworzenie nowej instytucji. W tym samym celu członka zarządu, wspólnika oraz inne osoby upoważnione do reprezentowania kontrolowanego lub prowadzenia jego spraw, gdy kontrolowanym jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej określono jako „reprezentant kontrolowanego" (zmieniony art. 284 § 2 o.p.).

Doprecyzowano przy tym, że czynności kontrolne przeprowadza się w obecności kontrolowanego, reprezentanta kontrolowanego lub pełnomocnika, chyba że kontrolowany zrezygnuje z prawa uczestniczenia w czynnościach kontrolnych, przy tym w razie ich nieobecności, czynności te mogą być przeprowadzane w obecności pracowników kontrolowanego lub przywołanych świadków tylko gdy nie nastąpiła rezygnacja z prawa uczestniczenia w czynnościach kontrolnych (zmieniony art. 285 § 1 i 3 o.p.).

Przed upływem siedmiu dni...

Przewidziano także, że wszczęcie kontroli podatkowej przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia może nastąpić również na wniosek kontrolowanego (zmieniony art. 282b § 3 ordynacji podatkowej). Rozwiązanie to zaczerpnięto z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. W razie wyrażenia zgody lub złożenia wniosku ustnie kontrolujący sporządzi stosowną adnotację.

...a czasem bez zapowiedzi

Od 1 stycznia 2016 r. nie zostanie zawiadomiony o wszczęciu kontroli podatnik, u którego przeprowadzana jest kontrola dotycząca sprawdzenia zachowania warunków zawieszenia działalności gospodarczej. W uzasadnieniu do projektu ustawy zmieniającej wskazano, że wątpliwa staje się efektywność i skuteczność kontroli, gdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą mimo jej zawieszenia zostanie zawiadomiony o zamiarze wszczęcia kontroli, gdyż trzeba liczyć się z tym, że wszelkie znamiona prowadzenia działalności zostaną usunięte lub zakamuflowane w związku z zapowiedzią kontroli.

Zakład podmiotu zagranicznego

Ważną zmianą jest wprowadzenie do ordynacji podatkowej przepisów umożliwiających w praktyce kontrolę zakładu podmiotu zagranicznego. Do tej pory przepisy ordynacji wskazywały, że kontrolowanym jest podatnik. W przypadku zagranicznego zakładu jest to zatem osoba fizyczna lub prawna niemająca miejsca zamieszkania albo siedziby w Polsce. W praktyce występowało wiele problemów z doręczeniem właściwemu podatnikowi zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli oraz z jego właściwą reprezentacją podczas przeprowadzanych czynności. Na trudności te wskazuje również uzasadnienie do projektu ustawy zmieniającej. Dlatego w dodanym do art. 284 o.p. – § 2a wskazano, że jeżeli kontrolowanym jest zakład podmiotu zagranicznego, to upoważnienie doręcza się oraz okazuje się legitymację służbową osobie faktycznie kierującej, nadzorującej lub reprezentującej działalność prowadzoną na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Protokół, ale bez fotokopii, wydruków i odpisów

Z kolei w zmienionym art. 290 § 6 o.p. postanowiono, że protokół ma być sporządzany jak dotychczas – w dwóch egzemplarzach, z tym, że jeden egzemplarz protokołu kontrolujący ma doręczać kontrolowanemu, z wyłączeniem załączonych do protokołu kontroli fotokopii, odpisów i wydruków z akt, ksiąg oraz innych dokumentów udostępnionych przez kontrolowanego, które zostały zwrócone przez kontrolującego, czyniąc o tym wzmiankę w protokole kontroli. Rozwiązanie to ma być – zgodnie z uzasadnieniem do projektu ustawy zmieniającej – bardziej racjonalne pod względem ekonomicznym.

Nieważne kto kontroluje

Ordynacja podatkowa nie reguluje sytuacji, gdy w toku kontroli się okazuje, że kontrolę wszczął organ niewłaściwy. Zgodnie z uzasadnieniem do projektu opisywanej ustawy nowelizującej, brak takiej regulacji powodował powstanie praktycznego problemu dotyczącego oceny skuteczności dotychczasowych czynności kontrolnych oraz sposobu zakończenia kontroli.

Dlatego też w dodanym do ordynacji podatkowej art. 290b przewidziano, iż w przypadku stwierdzenia w toku kontroli, że organ przeprowadzający kontrolę był niewłaściwy miejscowo w momencie wszczęcia kontroli, kontrolujący sporządzi protokół z czynności kontrolnych, przy czym czynności podjęte do tej pory we wszczętej kontroli podatkowej pozostaną w mocy. W takim przypadku protokół z czynności kontrolnych ma być sporządzany w trzech egzemplarzach, przy czym jeden egzemplarz protokołu kontrolujący doręczy kontrolowanemu, a drugi przekaże organowi podatkowemu właściwemu w sprawie.

W uzasadnieniu do projektu omawianej ustawy wskazano, że dla kontrolowanego nie powinno mieć znaczenia, jaki organ przeprowadził czynności kontrolne, lecz czy czynności te zostały przeprowadzone zgodnie z przepisami prawa.

Warto powiadomić o zmianie adresu

Do końca 2015 roku niedopełnienie przez kontrolowanego obowiązku zawiadomienia organu podatkowego o zmianie swojego adresu dokonanej w ciągu sześciu miesięcy od dnia zakończenia kontroli podatkowej, wywoływało skutek w postaci uznania, że postanowienie o wszczęciu postępowania podatkowego uznawało się za doręczone pod adresem, pod który doręczono protokół kontroli (art. 291b o.p.). Zgodnie z uzasadnieniem do projektu ustawy zmieniającej „adres, pod który doręczono protokół kontroli" nie zawsze będzie ostatnim adresem znanym organowi podatkowemu (np. w przypadku dwukrotnej zmiany adresu w ciągu sześciu miesięcy od zakończenia kontroli i zawiadomienia organu jedynie o pierwszej zmianie). Wobec tego w zmienionym art. 291b o.p. stwierdzono ogólnie, że postanowienie o wszczęciu postępowania podatkowego uznaje się za doręczone pod adresem dotychczasowym.