17 maja to ostatni dzień na wypełnienie obowiązków wynikających z nowelizacji przepisów o dostosowaniu miejsca pracy do wymogów bhp. Dla pracodawców, którzy zainwestowali w wyposażenie pracowniczych stanowisk, mamy dobrą wiadomość – wydatki mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Fiskus to akceptuje.

Chodzi o rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. 17 listopada 2023 r. weszła w życie jego nowelizacja (znajdziemy ją w Dzienniku Ustaw z 2023 r., pod pozycją 2367). Pracodawcy dostali pół roku na wdrożenie nowych obowiązków.

Jakie obowiązki ma pracodawca

Przypomnijmy, że zgodnie z nowelizacją, pracownik korzystający z przenośnego komputera (np. laptopa) przynajmniej przez połowę dobowego czasu pracy, musi mieć zapewniony dodatkowy sprzęt, taki jak stacjonarny monitor lub podstawka (zapewniająca ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu), klawiatura oraz mysz. Z kolei krzesło powinno mieć regulowane (a nie zwykłe) podłokietniki. Pracodawca jest też obowiązany zapewnić pracownikom już nie tylko okulary korygujące wzrok, ale także szkła kontaktowe (zgodne z zaleceniem lekarza), jeśli wyniki badań okulistycznych wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy z monitorem ekranowym.

Wydatki na pracowników kosztem uzyskania przychodów

Czy wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Tak, fiskus nie ma nic przeciwko. Pisaliśmy o tym już przed wejściem w życie nowych przepisów („Rzeczpospolita” z 16 listopada 2023 r.), powołując się na stanowisko Krajowej Informacji Skarbowej. Konsultanci KIS podkreślali, że zgodnie z ogólnymi zasadami rozliczania kosztów można do nich zaliczyć także wydatki na rzecz pracowników. W tym zakupy wyposażenia stanowiska pracy, niezbędnego ze względu na wymogi bhp.

Korzystne dla firm są też interpretacje indywidualne wydane jeszcze przed zmianą rozporządzenia. Pracodawcy uzasadniając wydatki na rzecz pracowników powoływali się na wynikające z niego obowiązki. A fiskus zgadzał się na rozliczanie tych wydatków w kosztach.

Korzystne interpretacje fiskusa

Przykładowo, w jednej z interpretacji czytamy: „Z uwagi na nałożony przez ustawodawcę obowiązek dostarczenia pracownikowi nieodpłatnie środków ochrony indywidualnej zabezpieczającej przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy, i zasady ich przyznawania uregulowane uchwałą zarządu spółki, a także fakt, że refundacja kosztów zakupu okularów korekcyjnych dokonywana jest na podstawie podania pracownika złożonego łącznie z zaświadczeniem lekarskim o konieczności stosowania okularów podczas pracy przy monitorze ekranowym i oryginałem faktury za zakupione okulary potwierdzonej przez kierownika działu ds. BHP, należy stwierdzić, że wydatki te mają charakter kosztów pracowniczych i mogą stanowić dla spółki podatkowe koszty uzyskania przychodów” (nr IPPB5/4510-45/15-2/KS).

Skarbówka potwierdza też, w kosztach można rozliczać inne wydatki związane z zapewnieniem bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, np. na zakup odzieży roboczej (interpretacja nr 0112-KDIL5.4010.50.2017.1.ŁM).

Interpretacje
Okulary dla przedsiębiorcy? Może być problem

Czy przedsiębiorca może wrzucić w koszty okulary dla samego siebie? Fiskus z reguły się na to nie zgadza. Twierdzi, że jeśli ktoś ma wadę wzroku, powinien kupić okulary korekcyjne bez względu na to, czy prowadzi firmę. Jest to wydatek osobisty i nie można go rozliczać w biznesie. Tak było w interpretacjach dotyczących np. właściciela sklepu motoryzacyjnego, informatyka czy doradcy podatkowego. Nie pomagały argumenty o wielu godzinach spędzanych przed komputerem i że trzeba zadbać o wzrok, aby dalej zarabiać na życie. Dla skarbówki to nie powód do przyznawania podatkowych korzyści.
Czy oznacza to, że żaden przedsiębiorca nie rozliczy okularów w kosztach? Niekoniecznie. Dużo zależy od tego co robi i czy faktycznie nie może prowadzić biznesu bez ochrony oczu. Przekonanie fiskusa jest możliwe, co pokazuje interpretacja w sprawie przedsiębiorcy montującego panele fotowoltaiczne. Kupił okulary BHP i argumentował, że wykorzystuje je wyłącznie przy pracy na wysokości i w czasie używania niebezpiecznych narzędzi. Skarbówka potwierdziła, że może rozliczyć koszty.