Tak wynika z interpretacji Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 lipca 2015 r. (ILPP2/4512-1-250/15-4/MN).

Spółka dysponuje samochodami służbowymi o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, które stanowią jej własność lub są użytkowane na podstawie umowy leasingu. Zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy o VAT spółka odlicza 50 proc. kwoty podatku naliczonego od wydatków związanych z samochodami.

W firmie obowiązuje regulamin użytkowania samochodów służbowych. Pojazdy są używane przede wszystkim do wszelkich podróży związanych z wykonywaniem czynności służbowych, jednak mogą być również wykorzystywane do celów prywatnych personelu (np. poza godzinami pracy czy w weekendy). Firma udostępnia pojazdy do celów prywatnych nieodpłatnie, przy czym pracownicy zobowiązani są wtedy do nabycia paliwa we własnym zakresie i na własny koszt. Ze względu na to, że pracownik tankuje paliwo w danym momencie – na cele prywatne i w rzeczywistości również dla celów wnioskodawcy, ostateczna ilość paliwa nabyta dla celów prywatnych kalkulowana jest po jego faktycznym zużyciu. Jest ona analizowana na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu, oświadczenia pracownika oraz faktury VAT wystawionej na całe paliwo (dla pracownika i dla firmy). Na tej podstawie firma oraz personel robią stosowne wyliczenia i finansowe rozliczenia kosztów paliwa nabytego przez obie strony.

Wątpliwość spółki dotyczyła dwóch obszarów: uznania za dostawę towarów czynności wynikających z rozliczeń kosztów paliwa pomiędzy spółką a pracownikami (odsprzedaż części paliwa przeznaczonej na cele prywatne pracowników), a także ewentualnego ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej rozliczeń kosztów stanowiących dostawę towarów paliwa pomiędzy spółką a pracownikami.

Izba potwierdziła, że w związku z rozliczeniami kosztów paliwa pomiędzy spółką a pracownikami spółka wykonuje czynność opodatkowaną VAT na rzecz pracowników. Dlatego po stronie firmy dochodziłoby do odpłatnej dostawy towarów, tj. odsprzedaży części paliwa przeznaczonej na cele prywatne personelu. Izba zgodziła się również ze stanowiskiem, że w takiej sytuacji spółka byłaby zobowiązana do ewidencjonowania przy pomocy kasy rejestrującej rozliczeń kosztu paliwa pomiędzy nią a pracownikami.

Komentarz eksperta

Ewa Kurmanowska, starsza konsultantka w zespole People Advisory Services, w dziale doradztwa podatkowego EY

Wątpliwości związane z kwestią rozliczania VAT od kosztów paliwa pomiędzy spółką a pracownikami są konsekwencją niedawnych zmian w PIT dotyczących opodatkowania samochodów służbowych.

Zgodnie z nowymi przepisami o PIT, obowiązującymi od 1 stycznia 2015 r., pracownik wykorzystujący samochód służbowy do celów prywatnych uzyskuje z tego tytułu dodatkowy przychód określany ryczałtowo. Wysokość ryczałtu zależy wyłącznie od pojemności silnika używanego samochodu. Dla samochodów z silnikiem do 1600 cm sześc. dodatkowy przychód wynosi miesięcznie 250 zł, a w przypadku silników o większej mocy – 400 zł.

Celem wprowadzenia ryczałtu miało być uproszczenie rozliczeń i tym samym pomoc przedsiębiorcom. Było też korzystne dla pracowników, z uwagi na relatywnie niskie obciążenie ryczałtem. Niestety, nowe przepisy milczą na temat dodatkowych kosztów eksploatacyjnych, w tym rozliczania kosztów paliwa. Zdezorientowani pracodawcy pytają: czy koszt paliwa zużytego przez pracownika na prywatne jazdy jest już ujęty w ustawowym ryczałcie, czy należy go oddzielnie wycenić i dodać do przychodu pracownika?

Stanowisko ministra finansów wyrażone w najnowszych interpretacjach jest jednoznaczne: paliwo kupione przez pracodawcę na jazdy prywatne jest odrębnym świadczeniem (nieuwzględnionym w ryczałcie), którego wartość należy określić, stosując cenę zakupu i dodatkowo dodać do przychodu pracownika.

Wśród przedsiębiorców kwestie związane z paliwem wzbudziły uzasadnione wątpliwości na gruncie VAT, zwłaszcza w świetle nowych przepisów (obowiązujących od 1 lipca 2015 r.) umożliwiających podatnikom odliczenie 50 proc. VAT naliczonego od wydatków na paliwo z części faktury VAT, w jakiej przypada ona na paliwo przeznaczone dla podatnika.

W analizowanym stanie faktycznym spółka przedstawiła dwa przypadki: gdy pracownik na stacji benzynowej płaci za bak paliwa przy użyciu firmowej karty płatniczej i gdy płaci własnymi pieniędzmi. Następnie pracownik i pracodawca rozliczają wydatki poniesione na paliwo. Jak wynika z interpretacji, w obu przypadkach po stronie spółki dochodzi do odpłatnej dostawy towarów (paliwa) na rzecz pracowników, w części, w jakiej paliwo to zostało wykorzystane do celów prywatnych. Jest to czynność opodatkowana VAT.

Wątpliwości wzbudza to, czy takie rozliczenie powinno zostać udokumentowane przy zastosowaniu kas rejestrujących. Kwestę tę reguluje rozporządzenia ministra finansów z 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (DzU z 2014 r., poz. 1544). Zgodnie z § 4 pkt 1 lit. m tego rozporządzenia ewidencję przy użyciu kasy fiskalnej bezwzględnie stosuje się w przypadku dostawy wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe. Reasumując, w świetle przytaczanej interpretacji spółka zobowiązana jest do ewidencjonowania sprzedaży z tego tytułu za pomocą kasy rejestrującej, jeżeli pracownik ponosi koszt paliwa przypadającego na użytek prywatny.

Przedsiębiorcy nie pozostawiają suchej nitki na obecnym stanowisku fiskusa. „Kolejny absurd", „bubel prawny", „zamiana jednego problemu w kolejny", „nieżyciowe podejście" to tylko nieliczne z komentarzy, które można przeczytać w internecie. Nie zmienia to faktu, że przedsiębiorcy powinni pochylić się nad zagadnieniami podatkowymi związanymi z tematyką samochodową i odpowiednio tę kwestię uregulować w swoich firmach, zanim zajmie się tym urząd skarbowy.