Rz: Od 1 stycznia 2015 r. zmieni się sposób rozliczania użytkowania służbowych aut do prywatnych celów. Wartość tego świadczenia ma być zryczałtowana. Jak ją opodatkować?
Zamiast dzisiejszych skomplikowanych wyliczeń przedsiębiorcy będą co miesiąc doliczać do przychodów pracownika prosty ryczałt. Wysokość zależna będzie od pojemności silnika, a także od liczby dni w miesiącu, w których samochód będzie używany do celów prywatnych. W przypadku codziennego użytkowania samochodu o pojemności silnika do 1600 cm3 będzie to kwota 250 zł, a dla aut o większej pojemności – 400 zł. Zmiany mogą być szczególnie istotne dla przedsiębiorców posiadających flotę swoich aut. O ile do tej pory posiadanie w firmie osobnej polityki samochodowej było wskazane, ale nie zawsze konieczne, o tyle teraz – wobec nadchodzących zmian w podatkach – będzie to bardziej potrzebne. Dobra wewnętrzna regulacja będzie konieczna, aby zachować spójność pomiędzy podatkami dochodowymi i VAT oraz aby dostosować się do nowych przepisów o ryczałcie. Będzie można na tym nawet zyskać, bo właściwie sporządzony regulamin przyniesie wymierne oszczędności. Przykładowo, przepisy nie przesądzają, czy ponad kwotę ryczałtu należy doliczać koszt prywatnego paliwa, a to znacząco zwiększyłoby obciążenia publicznoprawne. Jeśli kwestie te zostaną właściwie uregulowane w polityce aut firmowych, to paliwo może zawierać się w ryczałcie.
Co z regułami dotyczącymi odliczenia VAT?
One się nie zmienią. Wszelkie wydatki związane z użytkowaniem samochodów osobowych przez pracowników umożliwiają pełne odliczenie VAT tylko wtedy, gdy dany pojazd jest używany wyłącznie do celów służbowych. Musi to być potwierdzone szczegółową ewidencją przebiegu pojazdu, a ponadto auto musi być zgłoszone do urzędu skarbowego. Jeśli choćby w niewielkim stopniu pojawia się użytek prywatny lub przedsiębiorca nie jest w stanie prowadzić wymaganej ewidencji, to wówczas może odliczać wyłącznie 50 proc. VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodów osobowych.
Jak traktować użytkowników aut służbowych, którzy nie są pracownikami?
Odpowiednio spisana „polityka samochodowa" może również uregulować kwestie określania wartości świadczenia z tytułu wykorzystywania samochodów służbowych do celów prywatnych dla użytkowników niebędących pracownikami. Może tu chodzić np. o zleceniobiorców czy członków zarządu, prokurentów i członków rad nadzorczych.
Jak zatem powinna wyglądać dobra polityka samochodowa?
Optymalny regulamin korzystania z samochodów służbowych powinien określać szczegółowe zasady korzystania z nich. Powinien także zawierać umowę powierzenia mienia pracownikowi. Musi być przy tym dostosowany do specyfiki działalności danej filmy. Ponadto należy w niej ustalić kwestie rozliczeń w firmie PIT i CIT, a także na gruncie VAT. Warto uregulować zasady przyznawania samochodów służbowych, ich użytkowania oraz odpowiedzialności pracownika za powierzony samochód.
—rozmawiał Paweł Rochowicz
