Metryka sprawy podatkowej

W mojej firmie prowadzone było postępowanie podatkowe. Dowiedziałem się, że fiskus musi prowadzić metrykę sprawy. Czy brak takiej metryki w aktach mogę podnieść w odwołaniu od decyzji? Czy mogę wskazać, że przez to decyzja jest wadliwa? Jakie informacje muszą być zawarte w metryce? Czy może być tak, że nie musi ona być prowadzona? – pyta czytelnik.

Jednym z obowiązków organów podatkowych przy prowadzeniu spraw podatkowych jest prowadzenie tzw. metryki sprawy. Zgodnie bowiem z art. 171a ordynacji podatkowej (dalej: o.p.) w aktach sprawy podatkowej zakłada się metrykę sprawy, która stanowi część tych akt. W treści takiej metryki wskazuje się wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu podatkowym, oraz określa się wszystkie podejmowane przez te osoby czynności wraz z odpowiednim odesłaniem do zachowanych dokumentów. Dla podatnika jest ona źródłem informacji, kto, kiedy i co robił.

Może ona mieć dwojaką formę – pisemną lub elektroniczną. Metryka sprawy jest obligatoryjnym dokumentem, który musi zostać umieszczony w aktach sprawy. Poza wyjątkami, które ustawodawca wskazał przepisami, nie ma odstępstwa od obowiązku jej prowadzenia.

W jakim celu

Dzięki prowadzeniu metryki sprawy nawet po upływie długiego czasu można stwierdzić, kto brał udział w postępowaniu i wydaniu konkretnego rozstrzygnięcia. Można zatem ustalić, kto miał styczność z dokumentacją zawartą w aktach sprawy podatnika. Jest to dokument urzędowy w rozumieniu art. 194 o.p., który potwierdza charakter udziału pracownika w postępowaniu (wyrok WSA w Krakowie z 16 listopada 2012 r., I SA/Kr 1443/ 12).

Metrykę sprawy prowadzi tylko organ podatkowy, a nie podatnik. Podatnik nie zamieszcza również żadnych wpisów w metryce. Jest to wyłącznie domena pracownika organu podatkowego.

W treści metryki sprawy wskazuje się wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu podatkowym, oraz określa się wszystkie czynności podejmowane przez te osoby.

Odpowiednia adnotacja powinna zawierać także odesłanie do dokumentów zachowanych w formie pisemnej lub elektronicznej określających te czynności.

Terminy uzupełniania

Metryka sprawy wraz z dokumentami, do których odsyła, jest obowiązkową częścią akt sprawy. Skoro tak, to musi być również na bieżąco aktualizowana.

Jak wynika z wzoru będącego załącznikiem do rozporządzenia ministra finansów z 5 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (DzU z 2012 r., poz. 246), metryka powinna zawierać takie informacje, jak:

- znak sprawy,

- data podjętej przez urzędnika czynności,

- dane personalne osoby podejmującej taką czynność wraz z podaniem zajmowanego stanowiska,

- określenie czynności, o którą chodzi,

- wskazanie rodzaju, daty i znaku dokumentu, którego dotyczy czynność.

Bez obowiązku

Organ podatkowy nie zawsze musi jednak prowadzić metrykę sprawy. Ustawodawca wyraźnie wskazał przypadki – rodzaje spraw, w których ten obowiązek jest wyłączony.

W rozporządzeniu z 1 marca 2012 r. w sprawie rodzajów spraw, w których jest wyłączony obowiązek prowadzenia metryki sprawy (DzU z 2012 r., poz. 245), minister finansów wymienił rodzaje spraw, w których organ podatkowy nie ma obowiązku prowadzenia metryki sprawy >patrz ramka.

Decyzja nie jest wadliwa

Brak metryki sprawy w sytuacji, kiedy organ podatkowy powinien ją prowadzić, nie oznacza, że dane rozstrzygnięcie (wydana w sprawie decyzja) jest wadliwe. To oznacza, że pracownik nie dopełnił obowiązków, ale nie oznacza wadliwości decyzji. Odwołując się więc od decyzji organu pierwszej instancji, nie można wskazywać i powoływać się na to, że decyzja jest wadliwa z powodu braku w aktach metryki sprawy (obligatoryjnej w tym konkretnym przypadku).

Metryka sprawy nie zawsze jest potrzebna

Obowiązek prowadzenia metryki sprawy przez organ podatkowy jest wyłączony w sprawach:

1) zaliczenia wpłaty na poczet zaległości podatkowych,

2) umorzenia w całości lub w części zaległości podatkowych, odsetek za zwłokę lub opłaty prolongacyjnej w przypadkach, o których mowa w art. 67d o.p., tzn. w przypadkach udzielenia ulg w spłacie zobowiązań podatkowych,

3) zaliczenia nadpłaty lub zwrotu podatku na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych,

4) ustalenia zobowiązań podatkowych, które zgodnie z odrębnymi przepisami są ustalane corocznie, jeżeli stan faktyczny, na podstawie którego ustalono wysokość zobowiązania podatkowego za poprzedni okres, nie uległ zmianie,

5) ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego w podatku od spadków i darowizn, jeżeli decyzja jest wydawana wyłącznie na podstawie danych zawartych w złożonym zeznaniu o nabyciu rzeczy lub praw majątkowych oraz dołączonych do tego zeznania dokumentów,

6) ustalenia wysokości zobowiązań podatkowych w podatku od nieruchomości, podatku rolnym i podatku leśnym, jeżeli wysokość ustalonych zobowiązań wynika z danych zawartych w złożonej przez osobę fizyczną, odpowiednio, informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych, informacji o gruntach lub informacji o lasach,

7) ustalenia wysokości zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych podatnikom, którzy osiągają dochody z działów specjalnych produkcji rolnej,

8) ustalenia wysokości podatku dochodowego w formie karty podatkowej,

9) ustalenia wysokości podatku dochodowego w formie ryczałtu od przychodów osób duchownych,

10) zwrotu osobom fizycznym części wydatków poniesionych na zakup materiałów budowlanych przez te osoby w związku z budową i remontem budynku mieszkalnego,

11) wydania podatkowych znaków akcyzy lub sprzedaży legalizacyjnych znaków akcyzy,

12) prowadzonej przez organy kontroli skarbowej w zakresie, o którym mowa w art. 2 ust. 1 pkt 4-11 i 14 ustawy z 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej ( chodzi tu m.in. o kontrolę celowości i zgodności z prawem gospodarowania środkami publicznymi oraz środkami pochodzącymi z Unii Europejskiej i międzynarodowych instytucji finansowych, z wyłączeniem kontroli celowości wykorzystania środków zaliczanych do dochodów własnych i subwencji ogólnej jednostki samorządu terytorialnego czy kontroli wywiązywania się z warunków finansowania pomocy z tych środków,

13) kontroli wykonywanej przez Służbę Celną w zakresie, o którym mowa w art. 30 ust. 2 i 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o Służbie Celnej (chodzi tu m.in. o kontrolę przestrzegania przepisów prawa celnego oraz innych przepisów związanych z przywozem i wywozem towarów w obrocie między obszarem celnym Wspólnoty Europejskiej a państwami trzecimi, w szczególności przepisów dotyczących towarów objętych ograniczeniami lub zakazami; czy przepisów prawa podatkowego w zakresie produkcji, przemieszczania i zużycia wyrobów akcyzowych, w szczególności ich wytwarzania, uszlachetniania, przerabiania, skażania, rozlewu, przyjmowania, magazynowania, wydawania, przewozu i niszczenia oraz w zakresie stosowania i oznaczania tych wyrobów znakami akcyzy),

- z wyjątkiem sprawy załatwianej w postępowaniu odwoławczym, w postępowaniu dotyczącym wznowienia postępowania, stwierdzenia nieważności decyzji ostatecznej albo postanowienia ostatecznego oraz uchylenia albo zmiany decyzji ostatecznej albo postanowienia ostatecznego.