Ujęcie reklamacji w kosztach

W związku ze złożoną przez nabywcę reklamacją podatnik przyjmuje zwrot towaru, poddaje wyrób reklamowany naprawie bądź odrzuca reklamację. Warto się zastanowić, jakie są skutki podatkowe takich działań.

Nie ma podstaw ?do wyłączenia

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Oznacza to, że podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich kosztów, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, zarówno bezpośrednio, jak ?i pośrednio związanych z uzyskiwanymi przychodami. Warunkiem jest jednak, że wykaże związek tych wydatków z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub wiąże się z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Należy założyć, że wyroby wadliwe są naturalnym efektem produkcji, a podatnik niewątpliwie powinien działać w celu osiągnięcia przychodów. Co więcej, przychód ten nawet w przypadku późniejszej reklamacji zostaje osiągnięty. Tym samym nie ma podstaw do wyłączenia ?z kosztów uzyskania przychodów wartości wadliwych wyrobów, z powodu których obniżono cenę sprzedaży bądź ją całkowicie skorygowano.

Przykład

Podatnik prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży maszyn i urządzeń, ?w tym części zamiennych oraz dodatkowego wyposażenia. Świadczy również usługi serwisowe i naprawcze. W toku prowadzonej działalności gospodarczej kontrahenci podatnika zgłaszają mu reklamacje, np. z powodu wady wyrobu. Niekiedy w związku ?z podjęciem decyzji o uznaniu reklamacji podatnik obniża cenę sprzedawanych towarów ?i wystawia fakturę korygującą.

Ustawodawca nie określił reguł

Organy podatkowe wciąż stoją na stanowisku, że niezależnie od przyczyn wystawienia przez podatnika faktury korygującej, korekta dotyczy uprzednio wykazanych przychodów, a nie jakichkolwiek innych przychodów i nie zmienia daty zdarzenia gospodarczego związanego z powstaniem tego przychodu. Nie zmienia też daty powstania obowiązku podatkowego. Dlatego też faktury korygujące wystawiane przez podatników skutkują koniecznością korekty wcześniej wykazanego przychodu oraz powinny być bezwzględnie rozliczone ?w okresie rozliczeniowym, ?w którym pierwotnie wykazano przychód dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Również wtedy, gdy korekta odnosi się do zdarzeń zakończonego roku podatkowego (czyli po sporządzeniu sprawozdania finansowego oraz po złożeniu zeznania podatkowego CIT-8).

Podkreśla się, że skoro ustawodawca w przepisach ustawy o CIT nie określił żadnych reguł dotyczących korekty wartości należnego przychodu podatkowego w danym okresie rozliczeniowym, to nie ma również podstaw prawnych, aby przyjmować, że dla daty rozliczenia takiej korekty przychodu netto i w konsekwencji dla określenia momentu (daty) powstania obowiązku podatkowego istotne znaczenie mają okoliczności związane z wystawieniem faktury korygującej, która obniżałaby przychód (korekta ceny, zwrot towarów). W rezultacie, bez względu na przyczynę wystawienia faktury korygującej, korekta wielkości przychodu powinna być rozliczona w okresie rozliczeniowym, w którym został już ujęty przychód należny, z uwzględnieniem zasad określających datę powstania przychodu.

Biorąc pod uwagę powyższe rozstrzygnięcia, podatnik powinien więc skorygować przychody okresu, w którym zostały one uzyskane. Niestety, rozstrzygnięcia organów podatkowych, a także sądów administracyjnych nie biorą pod uwagę związanych z tym problemów praktycznych.

Ze względu na wiarygodność

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikom możliwość zaliczenia do tych kosztów wszelkich wydatków, niewymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, pod warunkiem, że wykaże się ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Należy podkreślić, że gdyby podatnicy nie uwzględniali uzasadnionych reklamacji swoich odbiorców ?(a w związku tym nie ponosili wydatków związanych z reklamacjami), staliby się niewiarygodni dla kontrahentów i utraciliby dotychczasowe źródła przychodów. Ponadto informacja, że podatnik nie uwzględnia reklamacji, mogłaby uniemożliwić skuteczne pozyskiwanie nowych klientów, co w konsekwencji skutkowałoby zmniejszeniem sprzedaży (zmniejszeniem przychodów, a w dalszej perspektywie nawet całkowitą ich utratą).

W tym kontekście należy przyjąć, że wydatki ponoszone przez podatników, związane ?z reklamacjami, choć bezpośrednio nie przyczyniają się do osiągania przychodów, to jednak służą zachowaniu oraz zabezpieczeniu źródeł przychodów, co jest jednym ?z podstawowych kryteriów uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów. Ważne jest jednak, aby podatnik ?w razie wątpliwości umiał wykazać, że reklamacje zdarzają się mimo dokładania przez podatnika należytej staranności, a więc nie wynikają z zaniedbań i niedbalstwa.

Przykład

W związku z dostarczeniem niepełnowartościowego towaru podatnik w wyniku obowiązującego u niego regulaminu reklamacji zobowiązany jest do dostarczenia towaru wolnego od wad, ?a w związku z tym do poniesienia dodatkowych kosztów wymiany niepełnowartościowego towaru. Ze względu na konieczność przeprowadzenia postępowania reklamacyjnego podatnik poniesie zatem dodatkowe koszty, np. wydatki na naprawy, transport, koszty utylizacji (zniszczenie) wadliwego towaru. Koszty tej reklamacji podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Kary umowne ?i odszkodowania

Należy jednak podkreślić, że zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki ?w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług. ?W związku z tym wyłączeniem podatnicy powinni każdorazowo badać, czy ponoszone koszty nie mają w danej sytuacji charakteru odszkodowawczego.

Ponieważ przepisy ustawy ?o CIT nie wprowadzają odrębnej definicji kary umownej, odszkodowania czy reklamacji, to pojęcia te powinny być interpretowane przede wszystkim ?z uwzględnieniem woli stron wyrażonej na piśmie bądź ustnie oraz z uwzględnieniem przepisów kodeksu cywilnego.

Wydatków ponoszonych ?w związku z postępowaniem reklamacyjnym nie powinno się kwalifikować jako odszkodowania, jeżeli wolą (głównym celem) stron jest otrzymanie przez odbiorcę pełnowartościowego towaru, a nie wypłata rekompensaty za jego nieotrzymanie. Jeżeli zamiarem podatnika jest należyte wykonanie umów, a nie wypłata odszkodowania za ich niewykonanie lub nienależyte wykonanie, to dyspozycja z art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT nie może mieć zastosowania.

Autorka jest konsultantką podatkową w ECDDP Spółka Doradztwa Podatkowego