Przy odbieraniu i dostarczaniu pism podatkowych obowiązują ścisłe reguły

Przy odbieraniu i dostarczaniu pism podatkowych obowiązują ścisłe reguły. Określa je ordynacja podatkowa (dalej: o.p.). Ich nieprzestrzeganie może się dla podatnika źle skończyć. Dlatego warto o nich pamiętać.

Po pierwsze, nie unikam doręczyciela

Każdy, komu się wydaje, że wystarczy – po zorientowaniu się, że listonosz przyniósł pismo z urzędu skarbowego – oświadczyć, że się go nie przyjmie, i sprawa jest załatwiona, jest ?w błędzie. Takie postępowanie się nie opłaca, ?i to z prostej przyczyny: gdy podatnik odmówi przyjęcia pisma, listonosz sporządzi adnotację na ten temat z datą odmowy. Informacja ta trafi do urzędu skarbowego i zostanie dołączona do akt sprawy. Ma to praktyczne konsekwencje. Data odmowy jest uważana za datę doręczenia pisma podatnikowi. A to pociąga za sobą określone skutki. Po pierwsze, podatnik nie wie, co było w piśmie. Po drugie, zaczynają biec terminy, od których dużo zależy (np. na przygotowanie odwołania od niekorzystnej dla podatnika decyzji podatkowej).

Po drugie, odbieram awizo

Nawet jeśli podatnika nie ma w domu, a listonosz zostawił w skrzynce pocztowej awizo ?z informacją, że na poczcie czeka na niego pismo z urzędu skarbowego, nie można takiej informacji bagatelizować. Nieodebranie awiza nic nie da. Fiskus będzie uważał, że pismo zostało skutecznie doręczone.

Jest natomiast możliwość przeciągnięcia ?w czasie terminu, w którym dowiemy się, co było w kopercie, którą przesłał fiskus. W jaki sposób? Bardzo prosty. List polecony z urzędu skarbowego należy odebrać w ciągu siedmiu dni. Ale jeśli w tym czasie podatnik nie zdążył udać się na pocztę, nie wszystko stracone. Pismo z urzędu skarbowego listonosz spróbuje dostarczyć raz jeszcze. Gdy i tym razem się nie uda, znów zostawi awizo. Tak wynika z ordynacji podatkowej. Jej przepisy mówią, że adresata zawiadamia się dwukrotnie o pozostawieniu pisma na poczcie, a powtórne zawiadomienie następuje w razie niepodjęcia pisma w terminie siedmiu dni.

Zawiadomienie o pozostawianiu pisma umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. ?W tym przypadku doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.

Po trzecie, rozmawiam z sąsiadami

W przypadku nieobecności adresata ?w mieszkaniu pisma mogą być doręczane również innym osobom. Z art. 149 o.p. wynika, że gdy listonosz nie zastanie podatnika ?w domu, może zostawić pismo za pokwitowaniem jego pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu. Status „domownika" adresata pisma mają zamieszkujący z nim ?w jednym mieszkaniu lub domu jego pełnoletni krewni i powinowaci, niezależnie od tego, czy równocześnie prowadzą z nim wspólne gospodarstwo domowe. Osoby obce adresatowi nie są domownikami i należy je traktować jak sąsiadów (wyrok NSA z 15 grudnia 1999 r., S.A./Sz 9/99).

Listonosz nie może jednak zostawić pisma ?z urzędu skarbowego dziecku (ani dziecku adresata pisma, ani dziecku sąsiada). Aby można było zastosować omawiany tryb doręczeń, konieczna jest pełnoletność domownika, sąsiada lub dozorcy. Pełnoletni jest ten, kto ukończył 18 lat lub przed ukończeniem 18 lat zawarł małżeństwo (zgodnie z kodeksem rodzinnym i opiekuńczym dopuszcza się zawarcie małżeństwa przez kobietę, która ukończyła lat 16, jeżeli sąd opiekuńczy na to zezwolił). Konieczne jest również podjęcie się oddania pisma adresatowi przez osoby wymienione w art. 149 o.p. A to oznacza, że jeśli na zwrotnym potwierdzeniu odbioru nie ma adnotacji doręczyciela, że dana osoba zgodziła się oddać przesyłkę adresatowi, to nie można przyjąć, że została ona doręczona prawidłowo.

Samo zawiadomienie o doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy domu umieszczane jest w oddawczej skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania adresata, lub w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. W przypadku pozostawienia pisma domownikowi zawiadomienie nie jest konieczne.

Po czwarte, informuję o zmianie miejsca pobytu

Gdy podatnik zmienia mieszkanie lub dom i przeprowadza się, warto, aby pamiętał o poinformowaniu o tej zmianie urzędu skarbowego (zobowiązuje go do tego art. 146 o.p.). Zwłaszcza gdy przeprowadzka ma miejsce ?w trakcie toczącego się postępowania podatkowego czy nawet przeprowadzania przez fiskus samych czynności sprawdzających. To dlatego, że urząd skarbowy – nie mając wiedzy o tym, że podatnik zmienił adres – będzie wysyłał korespondencję pod poprzedni i potraktuje takie doręczenie jako skuteczne (nawet gdy podatnik nie odbierze korespondencji). Może się więc okazać, że podatnik przez własne zaniedbanie straci szansę na np. odwołanie się od niekorzystnej dla niego decyzji.

Po piąte, wpuszczam do domu sołtysa

Nie tylko listonosz może doręczyć decyzję podatkową. Prawo takie ma również sołtys. Podatnik nie powinien się więc dziwić, gdy zapuka do jego drzwi z pismem wymierzającym podatek od nieruchomości. Należy go wpuścić, wziąć pismo i potwierdzić jego odbiór. To dlatego, że w myśl ordynacji podatkowej fiskus doręcza pisma za pokwitowaniem przez operatora pocztowego, przez swoich pracowników lub przez osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów. W przypadku gdy organem podatkowym jest wójt, burmistrz (prezydent miasta), pisma może doręczać sołtys za pokwitowaniem.

Po szóste, planuję długi wyjazd za granicę

Podatnik, który zamierza np. wyjechać do pracy za granicę i ma być to dłuższy wyjazd, nie musi przesyłać do urzędu skarbowego informacji o zagranicznym adresie. Powinien jednak, gdy pobyt w innym kraju ma wynosić co najmniej dwa miesiące, ustanowić pełnomocnika do spraw doręczeń (chyba że doręczenie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej). Zobowiązuje go do tego ?art. 147 o.p. W takim przypadku wszelkie pisma będą kierowane do pełnomocnika, a ten będzie sam musiał o nich powiadomić podatnika.

Po siódme, mam pełnomocnika

Podatnik może ustanowić pełnomocnika do doręczeń nie tylko wtedy, gdy wyjeżdża za granicę. Taki pełnomocnik może działać na stałe. W takim przypadku fiskus musi doręczać wszelką korespondencję do niego, a nie do podatnika. I to nawet wtedy, gdy pełnomocnik jest na wakacjach. Wynika tak z art. 145 § 2 o.p. Przepis ten nie dopuszcza żadnych wyjątków.

Podatnik musi jednak pamiętać, że obowiązek organu doręczania pism pełnomocnikowi istnieje od momentu doręczenia organowi dokumentu pełnomocnictwa. Doręczenie tego dokumentu musi nastąpić do akt określonego (konkretnego) postępowania.

Po ósme, odbieram e-maile

Wezwanie z urzędu skarbowego może przyjść także e-mailem. Jednak nie do każdego podatnika. Ordynacja podatkowa mówi, że doręczanie pism może nastąpić na adres poczty elektronicznej, jeżeli podatnik złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego lub portal podatkowy, wniesie ?o doręczenie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, wyrazi zgodę na doręczanie pism w taki sposób i wskaże organowi podatkowemu adres elektroniczny.

Po dziewiąte, upoważniam ?do odbioru

Nieco inne zasady obowiązują w przypadku osób prawnych. Z art. 151 o.p. wynika, że osobom prawnym (np. spółce ?z o.o.) pisma doręcza się w lokalu ich siedziby lub w miejscu prowadzenia działalności – osobie uprawnionej do odbioru korespondencji. W postanowieniu ?z 16 czerwca 2010 r. (I FSK 452/10) NSA stwierdził, że skutek prawny doręczenia pisma powstaje przez sam fakt jego odbioru przez osobę upoważnioną i wobec tego doręczenie następuje w dacie potwierdzenia przez tę osobę odbioru pisma. Na jej ustalenie nie ma wpływu to, czy osoba ta przekazała następnie pismo osobom powołanym do realizacji czynności, których pismo dotyczyło. Jest to już sprawa organizacji pracy jednostki będącej adresatem.

Powstaje jednak pytanie, jak ustalić, czy pismo odbiera osoba upoważniona czy przypadkowa. NSA twierdzi, że listonosz nie ma obowiązku legitymowania osoby, której doręcza pismo przeznaczone dla osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej. Wystarczy, że na uprawnienie danej osoby do odbioru korespondencji wskazują okoliczności towarzyszące doręczeniu, w tym m.in. dysponowanie odpowiednią pieczęcią i podpisanie dowodu doręczenia (tak np. wynika z wyroku ?z 17 maja 2006 r., I FSK 1208/05).

W orzeczeniu tym czytamy: „korespondencję odebraną przez osobę dysponującą firmową pieczątką uważa się za doręczoną prawidłowo. Jeśli zaś zrobi to nieuprawniony pracownik, a do tego nie powiadomi na czas właściwych osób, to jego niestaranność pociąga za sobą określone konsekwencje dla firmy". Zdaniem sądu nie ma znaczenia, jaki zakres prac przewidziano w umowie dla danego pracownika. Wystarczy, że był obecny ?w siedzibie firmy, posługiwał się jej pieczątką i nie oświadczył doręczającemu, że przyjmowanie przesyłek nie należy do jego obowiązków. „W przypadku doręczenia pisma pracownikowi przedsiębiorcy przyjmuje się domniemanie, iż osoba, która dysponuje pieczęcią osobistą pracodawcy i potwierdza odbiór korespondencji, jest osobą upoważnioną do odbioru pisma doręczonego zakładowi" – stwierdził WSA w Warszawie w wyroku ?z 30 czerwca 2011 r. (III SA/Wa 194/11).

Podobnie orzekł NSA w wyroku ?z 26 października 2012 r. (II FSK 380/11): „pracownik dysponujący pieczęcią danego podmiotu, czynny w lokalu przeznaczonym do obsługi interesantów, potwierdzający odbiór korespondencji od doręczyciela jest osobą upoważnioną do odbioru pism. Osoba taka nie może być traktowana jako osoba nieuprawniona ?do odbioru korespondencji adresowanej do tego podmiotu".

Przedsiębiorcy powinni pamiętać ?– i uprzedzić o tym pracowników, bo leży to w ich interesie – że kurier (pracownik skarbówki lub listonosz) nie może wymusić odbioru i pokwitowania na pierwszej lepszej osobie spotkanej w firmie. Pracownik nie powinien wręcz tego robić. Nawet gdy dysponuje pieczątką firmową.

Po dziesiąte, pracownik idzie do urzędu

Może się zdarzyć tak, że pracownik firmy pójdzie załatwiać coś do urzędu skarbowego i przy tej okazji zostanie mu wręczone pismo adresowane do spółki. Urząd może tak postąpić, gdyż pozwala mu na to ordynacja podatkowa. Jest to jednak możliwe tylko wtedy, gdy pracownik został wcześniej upoważniony do odbioru korespondencji. W przeciwnym razie takie doręczenie pisma przez urząd jest nieskuteczne i nie wywołuje żadnych skutków prawnych.

To w interesie pracodawcy jest wyznaczenie osoby, która będzie odbierała pisma. Dobrze przy tym, aby nie zapominała ich przekazywać, gdyż w przeciwnym razie może to mieć nieprzyjemne skutki. Gdy minie termin na przygotowanie odwołania, wniosek o jego przywrócenie nie odniesie skutku. Fiskus przyjmuje bowiem, że jeśli pracownik odebrał pismo, to doręczenie było skuteczne. Zaniedbanie pracownika odbierającego korespondencję, „którego niewątpliwym skutkiem było niezłożenie odwołania od decyzji w wyznaczonym terminie, nie może stanowić okoliczności potwierdzającej brak winy skarżącej. To skarżąca jako podmiot gospodarczy, posiadający osobowość prawną, odpowiada za działania i zaniechania swoich pracowników przed osobami trzecimi" – czytamy w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 27 lipca 2011 r. (III SA/Wa 610/11).

Odpowiednie stosowanie przepisów

Przy doręczeniach osobom prawnym i jednostkom organizacyjnym niemającym osobowości prawnej stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące osób fizycznych. Wynika z nich, że:

- ?osoba prawna – podobnie jak fizyczna – ma obowiązek, w trakcie postępowania, zawiadamiać organ podatkowy o zmianie siedziby lub miejsca prowadzenia działalności, a także o zmianie adresu elektronicznego (gdy zaniedba ten obowiązek, pisma uznaje się za doręczone pod dotychczasowym adresem),

- ?pismo może być doręczone w siedzibie organu podatkowego, przy okazji obecności członka organu uprawnionego do reprezentowania firmy, osoby upoważnionej do odbioru korespondencji lub pełnomocnika,

- ?pismo można doręczyć pod adres poczty elektronicznej (jeśli o to wystąpiono),

- ?w przypadku braku możliwości doręczenia pisma w lokalu siedziby lub w miejscu prowadzenia działalności, przechowuje się je przez 14 dni w placówce pocztowej pozostawiając o tym dwukrotne zawiadomienie (awizo) na drzwiach siedziby adresata lub pomieszczenia, w którym prowadzi działalność bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję, w której mieści się siedziba lub jest prowadzona działalność adresata (pismo uważa się za doręczone z upływem ostatniego dnia 14-dniowego terminu przechowywania go).