Rz: W praktyce biznesowej coraz popularniejsze staje się wysyłanie faktur elektronicznych. Jakie warunki stawiają im dziś przepisy o VAT?
Agnieszka Smolińska-?-Wiśnioch: Poza standardowymi wymogami dotyczącymi samej treści faktur przedsiębiorca powinien zapewnić u siebie w firmie wdrożenie procedur zapewniających autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury. Chodzi tu m.in. o weryfikację, czy istnieje związek między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, co zresztą od zawsze było wymagane w przypadku faktur tradycyjnych. Ustawa nie określa, jak to ma wyglądać, ale zobowiązuje przedsiębiorcę do stosowania wewnętrznych kontroli biznesowych, zapewniających przestrzeganie tych kryteriów. Przepisy nie wymagają zastosowania określonych rozwiązań technicznych, jednak ?w praktyce zastosowanie znajduje taki format elektroniczny, w którym nie jest łatwo zmieniać dokument. Innymi słowy ?– raczej format PDF niż DOC. Zresztą w praktyce większość faktur elektronicznych ma formę właśnie pliku PDF i są wysyłane pocztą elektroniczną.
Czy odbiorca faktur musi wyrazić zgodę na otrzymywanie ich w formie elektronicznej?
Tak. Do końca 2012 r. istniał obowiązek wyrażenia takiej zgody pisemnie lub elektronicznie. Obecnie przepisy dopuszczają domniemaną zgodę, bez konieczności formalnego potwierdzania. Dla celów dowodowych ?w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej można jednak zadbać o taką zgodę, np. przez włączenie zapisu ?o elektronicznym fakturowaniu do kontraktu handlowego. Można mówić o dorozumianej zgodzie także w sytuacji, gdy strony nie uzgadniały tego na piśmie, ale kupujący przez jakiś czas akceptuje faktury za dostawy, płaci za towar czy usługę na ich podstawie. W ten sposób zgoda następuje poprzez praktyczne uznawanie takich faktur, co można wykazać np. dowodami płatności za zafakturowane elektronicznie dostawy.
Jak wygląda w praktyce kwestia udostępniania faktur elektronicznych kontrolerom ?z urzędu skarbowego?
Na razie przepisy ?o fakturach elektronicznych obowiązują na tyle krótko, ?że kontrole były jeszcze nieliczne, choć za rok, dwa zapewne można się ich spodziewać na większą skalę. Istotną sprawą wydaje się ?tu zapewnienie, jak wymaga ustawa o VAT, „bezzwłocznego dostępu" do faktur elektronicznych. Na ogół są one przechowywane na firmowych komputerach czy serwerach, a więc oznacza ?to dopuszczenie do nich kontrolerów. Warto jednak pamiętać, że każda kontrola ma konkretny zakres określony w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli i dotyczy konkretnego okresu. Jeśli zatem kontrolerzy zażądają faktur za okres marzec–sierpień 2014 roku, to w praktyce najlepiej udzielić ograniczonego dostępu tylko do faktur dotyczących danego okresu lub zgrać je na płytę CD, zamiast otwierać całe archiwum.
—rozmawiał Paweł Rochowicz
