PIT: Wolne od podatku są świadczenia wynikające z przepisów BHP

Zgodnie z art. 232 kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych.

Zagadnienie związane ?z wydatkami ponoszonymi przez pracodawców na rzecz pracowników na posiłki, napoje i inne artykuły spożywcze należy rozważyć w dwóch aspektach:

1. kiedy pracodawca jest mocą prawa zobligowany do ponoszenia tych świadczeń,

2. kiedy przepisy nie nakładają na pracodawców takiego obowiązku, ale pracodawcy dobrowolnie udostępniają posiłki i napoje pracownikom.

Gdy trzeba zaopatrzyć

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej ?z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy ?w § 112 stanowi, że pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo ?w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników.

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów pracodawca zapewnia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie:

1) ?posiłki wydawane ze względów profilaktycznych, zwane dalej posiłkami, ?w formie jednego dania gorącego,

2) ?napoje, których rodzaj ?i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy.

Natomiast jeżeli pracodawca nie ma możliwości wydawania posiłków ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych, to może zapewnić w czasie pracy:

1) ?korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych,

2) ?przyrządzanie posiłków przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych produktów.

Ponadto przepisy ww. rozporządzenia określają obowiązki pracodawców dotyczące zapewnienia posiłków np. związanych z wysiłkiem fizycznym.

Decydujący ?jest cel

W sytuacji, gdy przepisy ustaw bądź rozporządzeń nakładają na podatnika (pracodawcę) obowiązek zapewnienia pracownikom napojów bądź posiłków, to na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, poniesione koszty związane ?z ich zapewnieniem będą kosztami uzyskania przychodów. Są one bowiem poniesione pośrednio w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Ponadto wydatki te nie są wymienione w art. 16 ust. 1. tej ustawy.

Na podstawie ?innych przepisów

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów ?o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Natomiast zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT wolna od podatku dochodowego jest również wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, ?w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych. Należy dodać, że ?w świetle obowiązujących przepisów wartość świadczeń rzeczowych i ekwiwalentów, ?a także wydanych przez pracodawcę kuponów (bonów, talonów) profilaktycznych będzie korzystała z tych zwolnień, a tym samym na pracodawcy nie będzie spoczywał obowiązek obliczenia, pobrania i wpłacenia zaliczki na podatek dochodowy. W przypadku zwolnienia z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 ?pkt 11 ustawy o PIT należy zwrócić uwagę, że ustawodawca zastrzega, iż zwolnieniem objęte są tylko takie świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, które są przyznawane pracownikowi według zasad wynikających ?z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych do tych ustaw (a więc m.in. według zasad wynikających z powołanego wcześniej rozporządzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów, wydanego na podstawie kodeksu pracy).

Ekwiwalent pieniężny nie przysługuje

Jeżeli pracodawca nie zapewni bezpłatnych posiłków profilaktycznych czy napojów, ale wypłaci pracownikom za nie ekwiwalent pieniężny bądź też zwróci pracownikom poniesione przez nich wydatki na zakup posiłków, artykułów spożywczych (wykorzystywanych do przygotowania posiłków profilaktycznych) czy też napojów, to wartość tak wypłaconego świadczenia pieniężnego nie będzie korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego. Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy nie przewidują bowiem możliwości wypłaty ani takiego ekwiwalentu, ani zwrotu wydatków (w szczególności rozporządzenie w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów w § 8 wprost stanowi, że pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za posiłki i napoje).

Przykład

Pracodawca (spółka A) nie ma możliwości zapewnienia pracownikom profilaktycznych posiłków, nie dostarcza również artykułów do ich sporządzenia ani kuponów, z których mogą skorzystać pracownicy w celu zakupu posiłków. W związku ?z obowiązkiem nałożonym na pracodawcę przepisami odpowiedniego rozporządzenia pracodawca postanowił wypłacić pracownikom ekwiwalent pieniężny.

W konsekwencji w przypadku wypłaty świadczenia pieniężnego na spółce A będzie ciążył obowiązek doliczenia wypłaconej kwoty do pozostałych przychodów pracownika i pobrania zaliczki na podatek dochodowy na zasadach ogólnych.

Przykład

Pracodawca (spółka B) nie ma możliwości zapewnienia pracownikom profilaktycznych posiłków, nie dostarcza również artykułów do ich sporządzenia bądź też kuponów, z których pracownicy mogą skorzystać ?w celu sfinansowania zakupu. ?W związku z obowiązkiem nałożonym przepisami odpowiedniego rozporządzenia spółka B zobowiązała pracowników do zakupu niezbędnych produktów spożywczych. Zakup produktów pracownicy dokumentują fakturami wystawionymi na spółkę.

Jeżeli pracownicy nabywane ?przez siebie produkty spożywcze czy napoje udokumentują fakturami wystawianymi na pracodawcę, to należy uznać, ?że doszło do wydania pracownikom produktów zakupionych przez pracodawcę. Takie stanowisko potwierdził ?m.in. WSA w Warszawie ?w prawomocnym wyroku ?z z 17 lutego 2009 r. (III SA/Wa 2839/08). Sąd potwierdził, ?że jeżeli pracownicy robiący zakupy działają w imieniu ?i na rzecz spółki, co mają potwierdzać faktury VAT wystawione bezpośrednio na spółkę, to w istocie dochodzi ?do wydania pracownikom produktów zakupionych przez spółkę. Za słuszną uznano ?uwagę spółki, że obowiązki intendenta w zakresie zakupu produktów spożywczych może spełnić każda osoba umocowana przez spółkę, w tym także uprawniony do posiłków pracownik. W takiej sytuacji spełniona byłaby przesłanka zwolnienia określonego ?art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy ?o PIT.

Jeżeli na pracodawcy nie ciąży nałożony przepisami prawa obowiązek zapewnienia pracownikom napojów i posiłków, to zasadniczo wydatki takie – jako niemające związku z prowadzoną działalnością gospodarczą – nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu podatnika.

Z własnej nieprzymuszonej woli

Niekiedy pracodawcy kupują jednak pracownikom artykuły spożywcze, nawet gdy zgodnie z obowiązującymi przepisami nie są zobowiązani do finansowania swoim pracownikom posiłków czy artykułów spożywczych. Zasadniczo zatem wydatki na posiłki dla pracowników w takiej sytuacji (dobrowolnego zapewniania posiłków i napojów) powinny podlegać wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodu. Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy poniesienie przez pracodawcę wydatków będzie uzasadnione z punktu widzenia prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, a w konsekwencji możliwe będzie rozliczenie poniesionych wydatków jako kosztów podatkowych.

Praca ?w nadgodzinach

Zapewnienie posiłku może się okazać uzasadnione w szczególności wtedy, gdy pracownicy wykonują swoje obowiązki w ramach nadgodzin wynikających ze szczególnych potrzeb pracodawcy, czy też w szczególnych warunkach (np. atmosferycznych) niewynikających z zakresu obowiązków itp. Zdaniem organów podatkowych zapewnienie posiłku w takim przypadku – pomimo braku obowiązku po stronie zakładu pracy – pozostaje w związku ?z możliwością uzyskania przychodu przez pracodawcę i może być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu (tak np. Izba Skarbowa ?w Poznaniu w interpretacji  ?z 5 listopada 2010 r., ILPB1/415-952/10-3/AG).

Prowadzenie stołówki

Wydatki związane z zorganizowaniem na terenie zakładu pracy stołówki, zdaniem organów podatkowych, mogą niekiedy być kosztami uzyskania przychodów pracodawcy. Stołówka pełni bowiem rolę integrującą pracowników ?i stanowi m.in. forum wymiany poglądów, rezultatem czego jest zwiększenie efektywności pracy. Tym samym ma ona korzystny wpływ na poziom osiąganych przez podatnika przychodów. Stanowisko takie potwierdziła m.in. Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 8 lutego 2010 r. (IPPB5/423-794/09-2/AM).

Przykład

Spółka C otworzyła stołówkę zakładową i zleciła jej prowadzenie wyspecjalizowanemu, niepowiązanemu podmiotowi zewnętrznemu. Zrobiła to, ?gdyż pracownicy spółki z uwagi na peryferyjne położenie jej siedziby mieli utrudnioną możliwość korzystania z usług gastronomicznych. Zdecydowana ich większość ?nie korzystała więc z takich usług. W celu poprawy warunków pracy spółka ?podjęła więc decyzję o otwarciu stołówki zakładowej.

Każda realna korzyść majątkowa, jaką uzyska pracownik w związku ?z faktem pozostawania ?w stosunku pracy z pracodawcą, stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy, który podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Jeżeli nie zachodzą przesłanki określone ?w przepisach szczególnych nakładające na pracodawcę obowiązek zapewnienia posiłków pracownikom, to do przychodów pracowników z tytułu nieodpłatnego świadczenia nie znajdzie zastosowania zwolnienie, ?o jakim mowa w art. 21 ?ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT. Jeżeli nie ma podstaw do zastosowania zwolnienia ?z opodatkowania, o jakim mowa wyżej, to wówczas po stronie pracownika powstanie przychód podatkowy (art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT).

Niezbędna dokumentacja

Należy jednak zauważyć, że czasami mogą się pojawić problemy z przypisaniem po stronie pracowników przychodu do opodatkowania. Komplikacje takie mogą powstać w szczególności wtedy, gdy nie są prowadzone żadne listy czy ewidencje dokumentujące liczbę posiłków wydawanych na rzecz konkretnych osób.

Katering w pracy

Co do zasady do nieodpłatnych świadczeń lub częściowo odpłatnych na rzecz pracownika związanych ze stosunkiem pracy należy zaliczyć wszystkie wydatki poniesione przez pracodawcę na rzecz pracownika, a w zasadzie ich wartość. Jednak przychód ze stosunku pracy nie powstaje, jeżeli nie ma możliwości przypisania poszczególnemu pracownikowi określonej wielkości świadczenia, które na niego przypada.

Przykład

Spółka D udostępnia swoim pracownikom w miejscu wyznaczonym i ogólnie dostępnym kawę, herbatę, mleko, cukier oraz słodycze: ciastka, czekoladki itp., ?a także owoce. Pracownicy ?z zakupionych towarów korzystają w godzinach ?swojej pracy i na terenie zakładu. Spółka nie prowadzi żadnej ewidencji wydanych towarów. Każdy z pracowników korzysta ?z nich na zasadzie dobrowolności, tj. bez określenia limitów czy przydziałów.

Udostępnienie pracownikom ?w miejscu wyznaczonym ?i ogólnie dostępnym: kawy, herbaty, mleka, cukru oraz słodyczy – ciastek, czekoladek itp., a także owoców, z których pracownicy korzystają?w godzinach swojej pracy ?i na terenie zakładu, nie ?stanowi dla nich nieodpłatnego świadczenia podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym jako przychód ?ze stosunku pracy. Nie ?można w takiej sytuacji ?określić zakresu korzyści uzyskanej przez konkretnego pracownika z tytułu sfinansowania przez pracodawcę kosztów zakupionych produktów spożywczych. Tym samym podatnik nie ma obowiązku doliczania wartości ?tych wydatków do przychodu poszczególnego pracownika.

Tak uznała Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji ?z 21 czerwca 2012 r. (ILPB1/ 415-309/12-2/AMN).

Zwolnienie z PIT nie w każdym przypadku

Aby świadczenia pracodawcy wynikające z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy w zakresie bezpłatnych posiłków ?i napojów podlegały zwolnieniu z podatku dochodowego, ?mogą być zrealizowane wyłącznie poprzez:

- wydanie ich w naturze przez pracodawcę,