Wakacje z firmowym autem i z podatkiem

Wyjazd służbowym autem na wakacje pociąga za sobą wiele wątpliwości co do rozliczenia podatku. W tym roku będzie o tyle trudniej, że zmieniły się przepisy o odliczaniu VAT od samochodów osobowych. Pracodawca musi potrącić PIT od udostępnienia wozu do urlopowej podróży, a niekiedy też naliczyć lub skorygować VAT. Wygodnym rozwiązaniem jest wynajęcie pracownikowi firmowego auta na czas jego wakacji.

Korekta albo opłata

Używanie firmowego samochodu osobowego do celów prywatnych wyklucza pełny odpis VAT. Jeśli podatnik zdecydował się na częściowe odliczenie, nie musi się martwić o rozliczenia VAT, gdyż z góry wiadomo, że korzysta z auta również w celach prywatnych.

Przeznaczenie można jednak zmienić, nawet na krótko, np. na miesiąc. Wystarczy zgłosić rozpoczęcie wykorzystywania auta w trybie mieszanym, tj. trochę w firmie i trochę prywatnie. Po urlopie można znów złożyć w urzędzie skarbowym druk VAT-26, ponownie wybierając pełne odliczenie i prowadzenie ewidencji.

– Takie zabiegi można wykonywać dowolnie często, ale za każdym razem trzeba skorygować VAT odliczony przy nabyciu samochodu, a to spore obciążenie administracyjne – mówi Michał Borowski, doradca podatkowy z kancelarii Crido Taxand.

Podpowiada, że dużo lepszym rozwiązaniem jest udostępnienie pracownikowi samochodu za odpłatnością, na podstawie umowy najmu. – Pracodawca do uzgodnionej ceny doliczy VAT, auto cały czas będzie wykorzystywane w działalności opodatkowanej, tak więc nie powstanie obowiązek korekty wcześniejszego odliczenia ani informowania urzędu skarbowego o zmianach – tłumaczy.

Trochę łatwiej będą mieli przedsiębiorcy, którzy korzystają z pojazdów na podstawie umowy leasingu operacyjnego. Czasowa zmiana przeznaczenia auta nie wiąże się tu z korektą odliczenia, ale z bieżącym pomniejszeniem odliczenia VAT z faktur od leasingodawcy. Informację o zmianie przeznaczenia trzeba jednak do urzędu skarbowego wysłać.

Inaczej wyglądają zasady rozliczeń VAT podatników, którzy wykorzystali obowiązujące od początku roku do końca marca przepisy umożliwiające zakup auta z homologacją ciężarówki (tzw. auta z kratką) i odliczyli całą kwotę VAT od tej transakcji. – Ci podatnicy nie muszą korygować odliczenia – wskazuje Borowski.

Umowa pomaga też z PIT

Na inny wątek prywatnego użytku zwraca uwagę Rafał Sidorowicz, doradca podatkowy z MDDP. – Nieodpłatne korzystanie z samochodu firmowego w celach prywatnych jest dla pracownika dodatkowym świadczeniem do opodatkowania PIT i naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne – zauważa.

Od jakiej kwoty trzeba odprowadzić PIT i składki?

– Obowiązujące przepisy podatkowe nie odnoszą się wprost do ustalenia wartości nieodpłatnego świadczenia w razie użytkowania samochodów służbowych do celów prywatnych. Dlatego zastosowanie znajdują ogólne zasady ustalania wartości nieodpłatnych świadczeń – mówi Sidorowicz.

W konsekwencji praktyką organów podatkowych jest wycena tego świadczenia według cen najmu tego modelu samochodu stosowanych przez profesjonalne wypożyczalnie.

– Należy podkreślić, że w wielu wypadkach takie rozwiązanie nie odpowiada jednak specyficznej sytuacji, jaką jest czasowe udostępnienie samochodu pracownikowi, dlatego w praktyce pracodawcy stosują również inne algorytmy ustalania wartości świadczenia – dodaje Sidorowicz.

Okazuje się, że zawarcie umowy najmu może też pomóc w rozliczeniach PIT. Odpłatność sprawi, że przychód wykaże pracodawca, a nie pracownik.

– W sytuacji, gdy uzgodniona cena z tytułu udostępnienia samochodu do celów prywatnych będzie się mieściła w granicach wartości świadczenia ustalonej według ogólnych zasad przewidzianych w ustawie o PIT, pracownik nie osiągnie przychodu do opodatkowania. Należy zwrócić uwagę, iż ustalenie odpłatności poniżej wartości świadczenia, gdy działanie to nie znajduje obiektywnego uzasadnienia w danym wypadku, może jednakże rodzić dla pracownika przychód z tzw. częściowo odpłatnych świadczeń – tłumaczy Rafał Sidorowicz.

Na przedsiębiorcach, którzy sami wybiorą się ich własnymi służbowymi samochodami, też ciążą podatkowe obowiązki. Ich bowiem także dotyczy korekta odliczonego VAT, jeśli wcześniej zadeklarowali pełny odpis. Nie osiągają za to prywatnego przychodu z korzystania z auta podczas wakacji. Z tego powodu nie powinni mieć kłopotów z amortyzacją pojazdu.

Obowiązki podatników

W broszurze dotyczącej nowych zasad odliczania VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi resort finansów przestrzega, że:

Skutki zależą od terminu kupna i odliczenia

We wszystkich tych wypadkach nieodpłatne udostępnienie auta pracownikowi trzeba wykazać w jego przychodach.