Wynajem auta pracownikowi: Nie ma znaczenia treść wpisu do KRS

Jeśli chodzi o prawo firmy wynajmującej samochód swojemu pracownikowi do odliczenia VAT, to bez znaczenia jest również to, że wynajem aut nie jest podstawową działalnością przedsiębiorstwa, oraz to, że firma nie podała do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub ewidencji działalności gospodarczej (CEIDG) takiego rodzaju działalności. Można się przy tym zastanawiać, czy np. firma, która nie ma w przedmiocie swojej działalności sprzedaży sprzętu elektronicznego, zbywając jednorazowo firmowy komputer, musi go opodatkować. Odpowiadając na to pytanie, należy uznać, że taka czynność również podlega opodatkowaniu VAT mimo incydentalności transakcji i braku wpisu do KRS lub CEIDG takiego przedmiotu działalności.

W przeciwnym razie można byłoby wywnioskować, że opodatkowaniu VAT podlega tylko taka czynność, która mieści się w ramach podstawowej działalności przedsiębiorstwa i która jest zgłoszona do KRS lub CEIDG (co byłoby wbrew zasadzie powszechności opodatkowania).

Zatem fakt, że czynność nie stanowi podstawowej działalności firmy oraz że nie dokonano stosownego wpisu do rejestru w zakresie określonej działalności, nie jest podstawą do uznania danej transakcji za niepodlegającą VAT ?i pozostającą poza przedmiotem działalności gospodarczej firmy.

Należy przy tym wskazać na art. 5 ust. 2 ustawy o VAT, ?w myśl którego czynności objęte VAT (w tym odpłatne świadczenie usług) podlegają opodatkowaniu niezależnie od tego, czy zostały wykonane ?z zachowaniem warunków oraz form określonych przepisami prawa.

Wobec tego dla opodatkowania podatkiem od towarów i usług nie ma znaczenia, czy dana transakcja zalicza się do podstawowej działalności firmy i czy została wymieniona ?w jej przedmiocie działalności (aczkolwiek firma powinna zaktualizować dane w rejestrach). Istotne jest, aby podatnik faktycznie taką działalność prowadził, czyli w tym przypadku rzeczywiście odpłatnie oddawał do używania samochody pracownikom.

Potwierdzenie ?w orzecznictwie...

Potwierdzenie takiego stanowiska znajdziemy w orzeczeniu WSA w Rzeszowie z 5 lutego 2009 r. (I SA/Rz 739/08). ?W wyroku tym czytamy: „O prowadzeniu działalności odsprzedaży samochodów nie decyduje sama deklaracja prowadzenia takiej działalności (np. w dokumentach rejestracyjnych), lecz jej faktyczne wykonywanie. Tego rodzaju działalność powinna być przez podatnika rzeczywiście prowadzona albo też co najmniej z okoliczności towarzyszących nabyciu samochodu powinno wynikać, że podatnik miał zamiar podjąć tego rodzaju działalność. Niewątpliwie muszą zaistnieć okoliczności przemawiające za tym, że odsprzedaż samochodów stanowi rzeczywisty przedmiot działalności".

...i w interpretacjach

Z kolei Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 6 maja 2011 r. (ILPP1/443-184/11-4/MK) rozstrzygała o prawie do odliczenia VAT w przypadku podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, dla którego przeważającym rodzajem działalności są roboty budowlane, a jednocześnie – pomimo braku wpisu do KRS w zakresie działalności pod numerem PKD 45.11.Z – firma zajmuje się sprzedażą hurtową i detaliczną samochodów osobowych i furgonetek. Organ podatkowy uznał, że „jeżeli faktycznie prowadzi podatnik działalność gospodarczą w zakresie odprzedaży samochodów, a pojazdy, ?o których mowa we wniosku, zostały nabyte w celu wykorzystania ich do tej czynności, to zainteresowanemu – na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, w związku z art. 3 ust. 2 pkt 7 lit. a ustawy z 16 grudnia ?2010 r. o zmianie ustawy ?o podatku od towarów i usług oraz ustawy o transporcie drogowym – przysługuje pełne prawo do odliczenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od zakupu tych samochodów (osobowych i furgonetek). Nie można bowiem pozbawić podatnika prawa do pełnego odliczenia podatku naliczonego z tego tylko względu, iż nie dopełnił obowiązku formalnego, związanego z rejestracją".

Wobec tego wynajem samochodów pracownikom, nawet gdy nie jest to podstawowa działalność firmy, nie wyklucza wykorzystywania pojazdów wyłącznie do celów działalności gospodarczej podatnika.

Pracodawca jest tu usługodawcą

Reasumując, firma, oddając odpłatnie samochód pracownikowi, otrzymuje należność, która jest zapłatą za świadczoną usługę podlegającą VAT. ?W konsekwencji czynność jest realizowana w ramach działalności gospodarczej przez firmę jako usługodawcę.

Cel nabycia usługi przez pracownika nie ma znaczenia dla sprzedawcy, gdyż istotne jest to, aby czynność była objęta VAT i aby sprzedawca występował w roli podatnika prowadzącego działalność gospodarczą.

Firma wykorzystuje zatem pojazd wyłącznie do działalności gospodarczej również ?w czasie, gdy jest on oddany pracownikowi w odpłatne używanie, a pracownik używa go do swoich celów prywatnych. Tym samym ma ona prawo do pełnego odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia samochodu, paliwa do jego napędu oraz wszelkich wydatków związanych z eksploatacją i używaniem auta.

Trzeba pamiętać ?o regulaminach

Firma musi jednak pamiętać o pozostałych warunkach do pełnego odliczenia VAT, tj. ?o określeniu zasad używania pojazdów, tak aby wykluczone było ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą (w regulaminie pracy, umowie przekazania samochodów pracownikom), prowadzeniu ewidencji dla tych pojazdów oraz poinformowaniu naczelnika urzędu skarbowego o tych pojazdach ?w terminie siedmiu dni od dnia, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami (na formularzu VAT-26).

Przykład

15 kwietnia 2014 r. firma kupiła samochód osobowy, który jest wykorzystywany przez przedstawiciela handlowego do wyjazdów służbowych. Zgodnie ?z regulaminem pracy firmy oraz dokumentem wydania auta samochody służbowe są wykorzystywane do wyjazdów służbowych. Jednocześnie została zawarta umowa najmu samochodu z pracownikiem, który z tego tytułu ponosi opłatę powiększoną o VAT (opłata powinna odpowiadać wartości rynkowej najmu auta). ?Na podstawie umowy pracownik poza godzinami pracy korzysta ?z samochodu według własnego uznania. Firma od dnia zakupu auta zaprowadziła ewidencję przebiegu pojazdu, a 16 kwietnia 2014 r. złożyła VAT-26 do urzędu skarbowego.

Przyjmując zatem, że odpłatne używanie samochodu przez pracownika poza godzinami pracy stanowi wykorzystanie pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej, firma ma prawo ?do pełnego odliczenia VAT od wszystkich wydatków związanych z samochodem.

Jednak to stanowisko najprawdopodobniej będzie kwestionowane przez organy podatkowe.