PIT: zwrot wydatku za hotel jest przychodem pracownika mobilnego

Tak uznała Izba Skarbowa w Łodzi w interpretacji z 3 kwietnia 2014 r. (IPTPB1/415-15/14-4/KC).

Działalność gospodarcza spółki związana jest z produkcją i dystrybucją maszyn przemysłowych oraz obsługą posprzedażową. ?W związku z tym, że zasięg terytorialny działalności spółki obejmuje cały kraj, znaczna część pracowników (tj. przedstawiciele handlowi oraz serwisanci) będzie pracowała mobilnie w ramach zadaniowego czasu pracy. Ponadto, w związku z brakiem biur terytorialnych, zasięg działania pracowników mobilnych będzie obejmował siedzibę pracodawcy oraz wyznaczony teren, który może obejmować kilka województw.

Zdaniem wnioskodawcy, codzienne powroty pracowników po skończonej pracy do miejsca zamieszkania są nieopłacalne. ?Spółka uważa za słuszne opłacenie noclegów pracowników w miejscu, w którym będą wykonywać pracę w danym dniu. Rozliczenie wydatków będzie następowało bądź poprzez zapłacenie wydatków bezpośrednio przez pracownika przy użyciu karty korporacyjnej, bądź poprzez rozliczenie z góry przyznanego pracownikowi ryczałtu na pokrycie kosztów noclegu, na podstawie faktur i rachunków wystawianych na spółkę.

Jednocześnie, zdaniem wnioskodawcy, poniesienie takiego kosztu jest związane ?z potrzebą sprawnego funkcjonowania spółki, więc pokrycie kosztu noclegu nie powinno zostać sklasyfikowane jako przychód pracownika.

Wnioskodawca podkreślił także, że mobilność pracowników nie będzie miała charakteru podróży służbowej zgodnej ?z kodeksem pracy, gdyż wyjazdy nie będą miały charakteru incydentalnego. Jednak, z punktu prawa podatkowego, wyjazdy te powinny być traktowane jako podróż służbowa, a tym samym podlegać zwolnieniu ?z PIT.

Organ podatkowy uznał, że pokrycie kosztów noclegu pracowników mobilnych przez pracodawcę będzie przychodem pracowników podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Klaudia ?Kądrowska, konsultantka w Dziale Prawnopodatkowym PwC

Biorąc pod uwagę literalne brzmienie art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, tj. szeroki zakres przedmiotowy definicji przychodów ze stosunku pracy, stanowisko organu podatkowego wydaje się słuszne. ?Opłacanie wydatków poniesionych za nocleg pracownika mobilnego jest jednak związane bezpośrednio z jego zadaniami wykonywanymi ?na rzecz pracodawcy, więc warto przeanalizować czy pokrycie tych kosztów przez spółkę oznacza rzeczywiste przysporzenia majątkowe po stronie pracowników, czy raczej jest związane z dążeniami pracodawcy do zwiększenia efektywności pracy wykonywanej przez pracowników. Takie działanie pracodawcy będzie miało co do zasady charakter dobrowolny, gdyż zapewnienie noclegu nie jest uregulowanym w prawie pracy obowiązkiem pracodawcy. W przypadku pracowników mobilnych wydaje się jednak, że w większym stopniu będzie determinowane korzyścią pracodawcy, niż chęcią zapewnienia dodatkowych świadczeń dla pracownika.

Takie stanowisko zostało uznane za prawidłowe ?w wyrokach Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie (wyrok z 18 czerwca 2012 r., ?III SA/Wa 2629/11 oraz wyrok z 7 marca 2013 r., III SA/Wa 2642/12). Zgodnie z treścią uzasadnień do tych orzeczeń, koszty poniesione w związku ?z wykonywaniem przez pracownika pracy poza siedzibą spółki, w tym koszt noclegu pracownika, ?to racjonalne wydatki związane z realizacją określonych celów gospodarczych. W konsekwencji, koszty te nie powinny być traktowane jako przychody pracowników w rozumieniu ustawy o PIT.

Ponadto, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy ?o PIT zwolnione z opodatkowania są diety i inne należności za czas, kiedy pracownik przebywał ?w podróży służbowej, do wysokości określonej ?w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy ?w sprawie wysokości oraz warunków ustalanie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Przepis ten, zgodnie ?z orzecznictwem NSA, dotyczy jedynie określenia wymiaru kwotowego zwolnienia z opodatkowania, nie jest natomiast próbą doprecyzowania definicji podróży służbowej dla celów podatkowych. Zgodnie ze stanowiskiem WSA w Poznaniu wyrażonym w wyroku z 19 stycznia 2011 r. (I SA/Po 808/10), brak autonomicznej definicji pojęcia „podróż służbowa" determinuje zastosowania definicji legalnej przyjętej w kodeksie pracy. ?Jednak niedookreśloność tego przepisu może powodować wątpliwości interpretacyjne ?w kontekście stworzenia dodatkowej definicji podróży służbowej w ustawie o czasie pracy kierowców. ?Propozycja wykorzystania definicji z ustawy ?o czasie pracy kierowców w celu ustalenia częściowego zwolnienia z opodatkowania PIT pracowników mobilnych również nie wydaje się słuszna. Regulacje zawarte w ustawie o czasie pracy kierowców mają charakter podmiotowy, tj. mający na względzie specyfikę pracy kierowcy. Ponadto, ?biorąc pod uwagę to, że ustawa o czasie pracy kierowców dopuszcza stosowanie kodeksu pracy ?w nieuregulowanym zakresie, wnioskować można, że przyjęcie definicji podróży służbowej innej niż przewidzianej w kodeksie pracy, ma charakter regulacji specyficznej, stosowanej jedynie do grupy zawodowej kierowców. W związku z tym, ?niezasadne jest powołanie tej definicji ?w odniesieniu do pracowników mobilnych, którymi ?są przedstawiciele handlowi i serwisanci.

Biorąc pod uwagę, że kluczową cechą sposobu wykonywania pracy przez pracownika mobilnego jest częste przemieszczenie się celem realizacji obowiązków pracowniczych, zgodnie z podejściem zaprezentowanym w wyroku NSA z 14 września 2010 r. (II FSK 640/09), taki sposób wykonywania pracy nie może być traktowany jako podróż służbowa z uwagi na brak incydentalności. Jednocześnie, charakter pracy wykonywanej ?przez pracownika mobilnego jest podobny do pracy kierowcy, a tym samym należy rozważyć, czy ?– w ślad za dodatkowymi regulacjami przyznającymi diety kierowcom – nie istnieje potrzeba stworzenia odrębnej regulacji dotyczącej specyfiki dodatkowych świadczeń otrzymywanych ?przez pracowników mobilnych związanych ?ściśle z pracą wykonywaną w terenie.