Koszty PIT a wydatki na służbową podróż przedsiębiorcy

Zarejestrowałem jednoosobową działalność gospodarczą, w ramach której wykonuję usługi na rzecz jednego kontrahenta. Firma ta współpracuje z klientami w różnych miejscach kraju, gdzie od czasu do czasu będę musiał pojechać na kilka dni. Niewykluczone są też wyjazdy zagraniczne. Czy za czas podróży będę mógł rozliczyć diety? – pyta czytelnik.

Firmowe wydatki, poniesione ?w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, jakim jest działalność gospodarcza, pomniejszają podatkowy przychód z tej działalności. Ta generalna zasada ma też zastosowanie do służbowego wyjazdu przedsiębiorcy prowadzącego podatkową księgę przychodów ?i rozchodów, z zastrzeżeniem dotyczącym wysokości kosztów.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT, kosztem nie jest wartość diet ?z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących, ?w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom. Przedsiębiorcy rozliczają więc koszty za czas służbowego wyjazdu w wysokości odpowiadającej dietom pracowniczym. Te z kolei są określone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU ?z 2013 r. poz. 167).

Rozporządzenie przewiduje wysokość diety za podróż krajową ?w kwocie 30 zł za dobę. Kwota diety podczas podróży zagranicznych uzależniona jest natomiast od kraju delegacji.

Kiedy szef jest w delegacji

Dla zatrudnionych na etacie delegacją jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Delegacja przedsiębiorcy nie ma natomiast ustawowej definicji.

„Za podróż służbową należy uznać bezpośrednie wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań związanych ?z prowadzoną działalnością gospodarczą poza siedzibą firmy, zarówno w kraju, jak i poza jego granicami". Tak uznała Izba Skarbowa w Łodzi ?w interpretacji z 4 marca 2014 r. (IPTPB1/ 415-33/14-2/KC). Izba uchyliła się jednak od jednoznacznych wyjaśnień definiujących podróż służbową przedsiębiorcy. W piśmie tym czytamy: „Ustawodawca nie upoważnił organów podatkowych do decydowania, kiedy odbywana podróż ze względu na cel i wykonywanie zadania będzie podróżą służbową. Pojęcie podróży służbowej zostało bowiem zdefiniowane w przepisach prawa pracy".

Tak oszczędny w wyjaśnieniach nie był Naczelny Sąd Administracyjny, który w wyroku z 26 października 2011 r. ?(II FSK 713/2010) stwierdził, że odesłanie do przepisów prawa pracy dotyczy tylko wysokości kosztów, ?a nie definicji delegacji. „Podróżą służbową przedsiębiorcy będzie każdorazowo wykonywanie czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej poza miejscowością, w której mieści się stałe miejsce jej wykonywania (siedziba)" – uznał NSA.

Nie ma przy tym większego znaczenia, jaki jest obszar działalności firmy, zgłoszony podczas jej rejestracji. Sąd pierwszej instancji, którego wyrok zaaprobował NSA w przywołanej sprawie, uznał, że siedzibą podatnika prowadzącego działalność gospodarczą (ewentualnie stałym miejscem wykonywania tej działalności) nie jest zadeklarowany obszar możliwości jej prowadzenia, tak jak na przykład „teren całego kraju i zagranica".

Za szerokim definiowaniem podróży służbowych przedsiębiorcy opowiedział się też minister finansów w interpretacji ogólnej z 15 lutego 2010 r. (DD2/033/259/PMN/09/ 1113). Minister uznał, że „Nie znajduje uzasadnienia stanowisko, że jedynie podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży służbowych, natomiast realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności (w tym wypadku usług transportowych) nie wchodzi w zakres podróży służbowych".

Firmowe wydatki, także diety za delegację, trzeba udokumentować, by zaliczyć je do kosztów podatkowych. Diety, o czym mowa powyżej, są zaliczane do kosztów w formie ryczałtu, ?a zasady ich dokumentowania są uregulowane w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wpisujemy je w kolumnie 13.

Wystarczy dokument wewnętrzny

Zgodnie z objaśnieniami do pkpir, wpisów dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów, sporządzonego na dowodzie wewnętrznym. Powinien on zawierać co najmniej: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet, ustaloną na podstawie rozporządzenia ministra pracy, ?o którym mowa powyżej.

Podróż służbowa musi być związana z działalnością gospodarczą, więc warto zachować wszelkie dowody potwierdzające ten związek. Zasadniczo może to być wszystko, co potwierdza cel podróży, np. zebrane podczas niej zamówienia, faktury zakupowe, oferty kontrahentów itp.