Przykładowo, w licznych wyrokach NSA określał, że reprezentacja to działanie skierowane do kontrahentów (istniejących lub potencjalnych) podatnika mające na celu wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy. Zgodnie z takim rozumieniem pojęcia „reprezentacja", podatnicy nie mieli możliwości uznania za koszty uzyskania przychodu wydatków na poczęstunek podczas spotkań ?z kontrahentami, bez względu na miejsce ich ponoszenia (zob. wyrok NSA z 29 czerwca 2012 r., II FSK 2571/10).
... nie było jednolite
W niektórych wyrokach zwracano jednak uwagę na miejsce ponoszenia kosztu. Przykładowo koszty związane ze spotkaniem z klientem w restauracji nie były traktowane jako koszty podatkowe (np. wyrok NSA z 24 maja 2012 r., II FSK 2341/10), ale koszty nabycia usługi gastronomicznej ?w siedzibie podatnika, już mogły stanowić taki koszt podatkowy.
W orzecznictwie pojawiało się również stanowisko, które pozwalało na zakwalifikowanie ponoszonych wydatków na spotkania z kontrahentami do kosztów uzyskania przychodów pod warunkiem, że nie miały one charakteru wystawnego (np. wyrok NSA z 25 maja 2012 r., II FSK 2200/10). Takie podejście wynikało głównie z założenia, że „reprezentacyjny charakter wydatku należy oceniać przez pryzmat definicji słownikowej (...). Zgodnie ze wskazanymi definicjami słownikowymi, reprezentacja oznacza: (...) okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia związane ze stanowiskiem, pozycją społeczną". Zatem jako uzasadnienie podawano w szczególności, że reprezentacja jest związana z wystawnością i okazałością i tym samym wszystkie wydatki kreujące ponadstandardowy pozytywny wizerunek podatnika powinny być uznane jako koszty reprezentacji.
Sądy administracyjne prezentowały również podejście, gdzie wykładnia terminu „reprezentacja" pochodziła z języka prawnego i prawniczego, m.in. na podstawie – kodeksu spółek handlowych, ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz – kodeksu cywilnego. W świetle takiej wykładni reprezentację rozumiano jako przedstawicielstwo podatnika, a wszelkie wydatki ponoszone na przedstawicielstwo podatnika (związane z reprezentowaniem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa), bez względu na miejsce ich ponoszenia, nie stanowiły kosztów uzyskania przychodów dla podatnika (np. wyrok NSA z 25 stycznia 2012 r., II FSK 1445/10).
Przełomowy wyrok
W wyroku z 17 czerwca 2013 r. wydanym przez skład 7 sędziów NSA zaprezentował nowe podejście do tematu reprezentacji. Stwierdził, że koszty reprezentacji nie mogą być kwalifikowane ze względu na miejsce ich poniesienia ani ze względu na ich okazałość czy wystawność. Każdy wydatek poniesiony przez podatnika powinien być indywidualnie oceniony w zakresie jego związku ?z osiągnięciem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła, a podatnik powinien również zadbać o odpowiednią dokumentację poniesionych wydatków i wskazanie okoliczności im towarzyszących. Oznacza to również potrzebę obiektywnej oceny z perspektywy związku tego wydatku ?z prowadzoną działalnością i jego udokumentowanie. Jeżeli wyłącznym bądź dominującym celem poniesionych kosztów jest stworzenie wizerunku podatnika lub stworzenie pozytywnych relacji z kontrahentami, to są to koszty reprezentacji. Zatem nie powinniśmy szukać idealnej definicji reprezentacji i weryfikować,czy ją spełniamy, bo takiej definicji nie ma. Podatnik powinien ocenić kwalifikację wydatków, biorąc pod uwagę okoliczności w jakich zostały poniesione i cel, jakiemu służyło ich poniesienie.
Obecne stanowisko
Biorąc pod uwagę analizę dokonaną w ww. wyroku NSA, minister finansów wydał 25 listopada 2013 r. ogólną interpretację (DD6/033/127/SOH/ /2013/RD-120521) w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodu kosztów usług gastronomicznych, zakupu żywności oraz napojów. Z interpretacji tej wynika, że ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki, napoje oraz posiłki serwowane, niezależnie od miejsca ich podawania ?(w siedzibie podatnika czy poza nią), podczas spotkań i rozmów z kontrahentami, mogą zostać uznane jako koszty uzyskania przychodu. Warunkiem koniecznym jest jednak związek ponoszonego wydatku z prowadzoną działalnością. Ważne jest zatem ?w jakich okolicznościach ponoszone są wydatki na poczęstunki, napoje oraz posiłki. Spotkanie z kontrahentem powinno dotyczyć zakresu prowadzonej działalności i jednocześnie jego jedynym lub dominującym celem nie powinno być stworzenie dobrego obrazu firmy czy wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentem.
