Czytelnik prowadzi tzw. uproszczoną księgowość, czyli stosuje przepisy rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (DzU nr 152, poz. 1475 ze zm. – dalej rozporządzenie).
Wskazuje ono, jakie dowody księgowe mogą być podstawą zapisów w księdze przychodów i rozchodów. Przede wszystkim są to faktury. W opisanej w pytaniu sytuacji wydatek musi zostać jednak udokumentowany w inny sposób, ponieważ sprzedającym jest osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Czytelnik niestety nie ma prawa zastosować tzw. dowodów wewnętrznych. W § 14 ust. 1 rozporządzenia ściśle wskazano bowiem przypadki, kiedy jest to możliwe i katalog ten nie obejmuje przypadku przedstawionego w pytaniu.
Opisany problem był rozpatrywany w piśmie Ministerstwa ?Finansów – Podsekretarza Stanu z 1 października 2012 r. (DD2/?0602/27/PMN/12/BMI9-12875). Po analizie przepisów rozporządzenia wskazał on, iż nie wynika z nich, że „tylko umowa podpisana przez obie strony jest akceptowana jako dowód poniesienia wydatku (koszt). W przypadku dokonywania zakupów na aukcjach internetowych przez przedsiębiorcę obowiązanego do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wydatek może być udokumentowany – w zależności od sytuacji prawnopodatkowej kontrahentów transakcji - fakturą VAT, rachunkiem, jak również innym dowodem księgowym zawierającym dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia ?w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów".
Z § 12 ust. 3 pkt 2 i § 13 pkt 5 rozporządzenia wynika, że podstawą zapisów w księdze mogą być nie tylko faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, ale również inne dowody, wymienione ?w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
a) ?wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwa i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) ?datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,
c) ?przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) ?podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
W praktyce dokumentem budzącym najmniej wątpliwości będzie umowa zawarta między kontrahentami. Jej treść można wysłać sprzedawcy elektronicznie z prośbą ?o wydrukowanie, podpisanie ?i dołączenie do sprzedawanego przedmiotu. Za takim rozwiązaniem przemawia m.in. interpretacja Izby Skarbowej ?w Poznaniu z 27 maja 2011 r. (ILPB1/415-273/11-4/AO). Wskazano w niej, że „dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być, co do zasady, faktura, bądź rachunek, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jeżeli jednak osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą dokonuje zakupów na potrzeby działalności gospodarczej od osób fizycznych, które działalności gospodarczej nie prowadzą, to dokumentami stanowiącym podstawę wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą być umowy sprzedaży, a więc dokumenty o których mowa w § 13 pkt 5 ww. rozporządzenia zawierające dane wymienione w § 12 ust. 3 pkt 2 tego rozporządzenia".
Izba skarbowa zaznaczyła przy tym, że „sporządzony przez wnioskodawcę wydruk ?z internetowych serwisów aukcyjnych określany jako »powiadomienie« lub »potwierdzenie«, który potwierdza zawarcie transakcji, ale nie zawiera podpisów osób uprawnionych do prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczych, nie odpowiada wymaganiom określonym w cytowanym wyżej rozporządzeniu i nie może stanowić dowodu księgowego, będącego podstawą zapisu kosztu ?w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Za podpis nie można bowiem uznać autoryzacji za pomocą haseł ?i loginów".
Podsumowując, aby uniknąć ewentualnych sporów z organami podatkowymi najbezpieczniej jest zadbać o umowę podpisaną przez sprzedawcę.
—Konrad Piłat, doradca podatkowy
